論高校實物檔案的規范化管理

李昂

[摘 要]隨著檔案事業不段發展，高校實物檔案作為特殊檔案越來越受到重視。由于實物檔案的載體形態各異，不僅增加了收集整理的難度同時也增加了保管利用的難度。本文就實物檔案的規范化管理和利用問題進行探析，力求找出相應的解決策略，從而讓實物檔案的管理工作有序進行。

[關鍵詞]高校實物檔案；規范化管理；利用

引言

高校在建設發展過程中產生大量具有價值的實物檔案，由于檔案意識的缺乏，很多具有歷史意義的實物檔案沒有得到很好的保存。近年來，隨著檔案意識提高和相關部門的重視，實物檔案的收集量和種類有所提升，但是相較于文書檔案與科技檔案來說，投入到此的人力物力要減少許多，實物檔案的管理體系還存在著很多問題，因而發展緩慢。原國家教委《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》中沒有將實物檔案納入管理范圍，導致各高校沒有統一的理論指導，實際操作中缺少了理論支持，從而實物檔案管理工作沒有相應的標準與規范。《〈高等學校檔案管理辦法〉實施手冊》中雖涉及實物類檔案工作規范，但是較為簡單；段東升主編的《高校檔案規范化管理工作手冊》中將實物檔案納入高校特殊載體檔案，較為詳細介紹了實物檔案的概述、整理、編目、保管與利用，為高校實物檔案規范化管理奠定了基石。本文以《高校檔案規范化管理工作手冊》為依托，結合本校實物檔案管理現狀，對高校實物檔案的規范化管理進行分析討論。

一、實物檔案概述

實物檔案是指高等學校在招生、教學、科研和管理等各項工作中形成的，具有保存價值的各種實物及其相配套的文字材料。是由多種材料制作成的檔案材料，屬于特殊載體之一。實物檔案按照實物所反映的問題或性質，可以分為榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、獎章、錦旗、匾額、禮品、紀念品、字畫、停用的舊印章等。實物檔案的基本特點有記錄性、直觀性、多樣性和實證性。實物檔案作為檔案的一類，其原始記錄性是檔案的本質屬性。實物檔案的直觀性從其形態和內容特征可體現出來。相較其他類型檔案，多樣性是實物檔案最顯著的特性，載體的形態、大小、體積、材質各不相同，范圍十分廣泛，因此保存起來較為困難。實物檔案通過記載高校發展所獲得的榮譽與大事記等，具有很強的實證性。

二、實物檔案的整理與編目

（一）實物檔案的收集

高校各單位部門在公務及教學活動中形成、獲得、接受、贈送、或是征集的的具有一定級別的榮譽或禮品等均應收集齊全，完好無損的整理歸檔。但是在實際工作中，部分單位將所得榮譽陳列在陳列室或辦公室，不會主動向檔案部門移交。主要是歸檔意識不強、概念不清晰，很多人認為檔案就是文件，其他都不屬于檔案，只用移交本單位產生的公務文件就可以，實物不需要歸檔。其次實物檔案形成時間不確定，各單位獲得榮譽或禮品等形成的時間沒有一定的規律，因此實物檔案的收集很難完整齊全。

高校檔案人員應做好檔案的宣傳工作，加強檔案政策與法規的宣傳力度，盡力爭取各相關部門單位領導的重視，定期組織兼職檔案員進行業務培訓，培養檔案意識，做到全校各單位按時完整歸檔，為后續檔案工作提供必要的物質基礎。對于需要展放一段時間的單位，可以先將實物歸檔，檔案人員進行相關的整理編目，然后辦理借用手續。這樣既保證實物檔案及時歸檔，也發揮了利用功能。

（二）實物檔案的整理

實物檔案的鑒定工作。我校檔案館規定市級以上榮譽、重要公務往來的禮品或紀念品、名人字畫、停用印章等都屬于歸檔范圍。首先需對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。其次確定歸檔實物的保管期限。由于實物檔案數量較為稀少，又具有很強的特殊歷史意義，一般都劃分為永久保存。

實物檔案的分類工作。實物檔案一般以件為單位進行整理歸檔，一件實物給一個檔號，我校實物檔案分類按照《〈高等學校檔案管理辦法〉實施手冊》中的分類方案：SW12為獎狀、榮譽證書，SW13為獎杯、獎牌、錦旗，SW14為禮品、紀念品，SW15為字畫，SW16為印章，SW17為其他類。高校確定一種分類方案后應保持分類方案的穩定，不能輕易作改動。

實物檔案的排列與編號。根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先后順序排列。先按照類別分開，每一類型實物排列在一起，然后再按時間先后順序排列。方式為：全宗號—實物（SW）—類別—年度—件號，這種排列方式既便于查找又方便庫房的存放。根據排列方式，編制由全宗號、實物（SW）分類號、年度、件號等各項組成的檔號。然后將檔號填寫在歸檔標簽上，在實物檔案上粘貼檔號完整的歸檔標簽。印章檔案應裝在規定的盒具內，一般停用的舊印章是成批歸檔，按照年度歸檔即可。

實物檔案的目錄與封面編制。實物檔案歸檔目錄包括序號、檔號、題名、責任者、歸檔日期、備注、互見號。其中題名中需包含簡要的文字說明：獲得榮譽的時間、級別、榮譽單位、授予單位；禮品紀念品的授予者、接受者、公務活動名稱；名人字畫需寫人物簡介；印章要寫明使用的起止日期。實物檔案目錄應編制目錄封面，并可將歷年的目錄按類別分別裝訂成冊以利于查閱利用。封面設置全宗號名稱、年度、類別、起止檔號等項目。

三、實物檔案的保管與利用

（一）實物檔案的保管

實物檔案由于大小形態各異，為檔案保管帶來極大的不便。實物檔案應當專柜保管，不宜與其他類檔案存放一起。對于獎章、證書、獎狀等小幅面的實物可以按照分類編號、年度、件號排列順序保存到相應的檔案裝具中。較大的實物檔案如獎杯、錦旗、禮品、字畫等由于規格不盡相同，無法裝入裝具，可放入專門的檔案柜或者陳列柜。對于有條件的單位，可以建立單獨的實物檔案展覽室，既能為實物檔案存放提供場所，又能將實物檔案作為展品以供參觀學習。

存放實物檔案的密集架、檔案柜和庫房應保持整潔，定期除塵，做好防光、防盜、防蟲、防霉、防損工作。嚴格控制庫房的濕度、溫度，避免實物檔案褪色、氧化、生銹等，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易腐蝕的實物檔案要做好防蟲、防腐蝕的技術保護工作，易碎材質的實物要放置在安全穩固的固定空間。印章檔案按照檔號順序統一裝入“井”字形印章盒中，將印章拓印于一張印模單上作為目錄，盒內從上到下的排列順序為：印模單—備考表—印章。對于已存檔的實物檔案均應專拍成照片進行相應的歸檔，一般的查閱工作可直接調取照片以供使用，以免頻繁調取實物檔案造成不必要的毀損。

（二）實物檔案的利用

檔案部門應制定配套的實物檔案管理制度，明確實物檔案的審批登記手續。實物檔案可供于查閱，一般不借出館（室）外利用，如確實需要使用檔案原件的部門需提交借用說明以及歸還時間，經部門領導批準后方可辦理外借手續。歸還實物檔案時，應對歸還的實物檔案進行檢查清點，核查檔案沒有損壞后完成歸還手續。

實物檔案收集、保管的目的在于利用，充分利用實物檔案具有直觀性、實證性的特點，來展示學校發展歷程中所獲得的榮譽與工作成果。將實物檔案進行整理編研，展示在校史館或者專門的實物展廳，以真實、生動的檔案史料激勵學生、陶冶學生情操。讓師生在參觀學習過程中了解學校的歷史、發展過程、輝煌成就、辦學特色以及辦學理念，在潛移默化中接收愛校敬業和創新自律教育，從而增強師生的榮譽觀、責任心和使命感。重大活動或來賓訪問時參觀校史館，并且定期將校史館對外開放，讓更多的民眾走進校史館，通過展覽進行宣傳教育工作，將學校教育理念、榮譽成果、科技發展、人文思想、發展戰略等展示給社會和廣大師生，使之成為面向社會，傳播科學文化知識的教育基地。

小結

實物檔案作為高校檔案的重要組成部分，其管理和利用工作與傳統的紙質檔案和電子檔案的管理存在著很大的差異，做好實物檔案的規范化管理以及最大化實現實物檔案的利用價值是需要我們的不斷探索研究。這將是一項繁雜、長期而艱巨的工程，也是高校檔案事業發展的一項重要任務。

參考文獻：

[1]段東升主編.《高校檔案規范化管理工作手冊》.高等教育出版社，2012年11月第一版.319-322.

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