地方文獻的收集整理與利用

劉銳

[摘 要]地方文獻工作是指對地方文獻進行搜集、整理、利用的工作過程，本文論述了地方文獻的整理和利用工作。

[關鍵詞]地方文獻；收集整理；利用

地方文獻工作是圖書館在擁有一定的地方文獻基礎上開展的，根據地方文獻的特點、工作機構的不同，讀者對象和需求的差異，也有許多不同的特點。

一、地方文獻的收集整理

（一）地方文獻收集

地方文獻的復雜多樣，生產單位的不同隸屬關系和出版發行渠道的千變萬化，使地方文獻的收集工作變得異常艱難。從圖書館的角度，地方文獻的來源無外乎采和訪、接受呈繳、個人和團體捐贈、交換、復制這樣一些手段。

采：是通過書目和網絡訂購、現場采購的方式（書店、書市、舊書攤和到有關單位上門采購），主要是對公開文獻信息的采集，是有價采購。

訪：主要是對一些非公開文獻信息的訪求，這些非公開文獻信息以散見在各機關、社會團體的“灰色文獻”為主，也包括自辦發行的正式出版物，多以求得對方單位無償贈與。

呈繳：一是出版部門和機關團體出版的地方文獻在地方文獻呈繳本制度的約束下，主動向當地公共圖書館呈繳文獻；二是公共圖書館主動持當地有關部門的“紅頭文件”，上門接受“呈繳”。

捐贈；接受個人和團體捐贈，這雖然是一種“守株待兔”式的被動收集方式，但只要圖書館大力宣傳這種功德意識，得到社會和各界人士的支持，讓更多的人自愿捐贈，也不失為一種好的方式。

交換：將多余的復本或與本館收藏范圍和特色不符的地方文獻通過交換的方式，獲得自己需要的文獻品種，這是互換單位雙贏的“交易”。

復制；在其他方式不能獲取到本館所需資料時，可以采取復制的手段獲取以補缺。復制的方式有復印、掃描、照相和從網上下載等方法。短短十個字的收集方法，說起來容易，做起來卻相當困難，是要花費大量的人力、精力、物力和財力的。

（二）地方文獻整理工作

地方文獻整理工作包括地方文獻的分類、編目和典藏等程序。文獻的整理，除古籍采用四部分類法外，我國現已基本上采用《中國圖書分類法》 （以下簡稱《中圖法》）類分圖書，由于地方文獻地域的特殊性，在采用《中圖法》分類時，仍有許多弊端，因此，有的館自編“地方文獻分類表”。有的館將《中圖法》相關類目類號進行改用，有的直接用《中圖法》把普通圖書和地方文獻共用同一類目，把地方文獻單獨排架以區別等等，五花八門，沒有統一標準，顯得十分繁雜。

在地方文獻著錄方面，除落后地區的一些縣級館仍采用手工著錄和使用目錄卡片外，絕大多數的館都采用了計算機進行編目，我國采用的是CN—MARC格式.但用于地方文獻編目，有不少的館往往只是基于文獻形式特征的描述，如題名、責任者、出版社、ISBN、叢書名、索取號等，而反映地方內容特征（除非題名中含有）的描述，屬于主題標引，作為地方特性的檢索口，但事實是絕大多數的館沒有這樣做，原因是多方面的。

地方文獻的典藏也由于各館情況不一，典藏方式也各異。如書庫組織方式，有將地方文獻與普通圖書混排，而將地方目錄單獨列出；有的則將地方文獻和目錄全部采取混排，要查找地方文獻只能從含有區域特征的書名或分類號中合有“按中國地區表分”的地區號中去查找；有的館是從書庫中提出地方文獻保存本，放在專室中提供閱覽，復本放在書庫中提供借閱；有的館則將所有地方文獻類型設專室管理；而我省省圖書館的模式則是，地方文獻部只負責圖書的管理，而地方期刊、報紙和非紙質地方文獻則分別屬于報刊部和技術部管理。

地方文獻的排架由于書庫組織方式的不同，排架也是各行其是。與普通圖書混排的，肯定是嚴格按照《中圖法》的分類體系和類號的層級關系排；單獨陳列的，則按文獻的區域特征排和不同文獻類型排，將這些不同類型的文獻分區域排架，在圖書類型中，普通地方文獻按《中圖法》類號排，地方志、年鑒、統計年鑒和文史資料則按省、市、地、縣四級行政區劃排列，實踐證明，這樣排架符合讀者查閱習慣。

至于藏書清點，很明顯.集中管理有利于分類統計，對地方文獻資源建設能起到很好的指導性作用。

文獻采訪與分編典藏是圖書館開展地方文獻資源建設的最基本的手段。但許多館都比較重視文獻的采訪而忽視文獻的著錄標引、典藏保護，這從對這些工作環節的理論研究的熱情可略見一斑。中國圖書館學會地方文獻研究專業委員主辦的“2006年地方文獻工作學術研討會”收到的論文中，文獻采訪內容的占17.8%，而關于文獻著錄標引、典藏保護的論文只占2.6%，其原因就在于各館的地方文獻工作處于各自為戰的初級階段，統一技術標準、規范化問題還沒有引起足夠的重視。

二、地方文獻開發利用

地方文獻收集整理的目的.就是為了開發利用，服務于地方文獻用戶的需求。由于各類型圖書館開展地方文獻工作的方式不同，收集的重點不同，形成了各自不同的特色，因而服務各種不同類型用戶的針對性也不同。地方文獻類型和載體的多樣化，使廣大用戶有了更多的選擇，也產生更多的需求.有對文獻學科內容的選擇。有對服務手段的選擇，有對服務方式的選擇等等。根據用戶的不同需求.進行有針對性的開發利用工作。

公共圖書館的用戶，行業和學科背景比較廣泛，從對地方文獻需求的反饋信息上看，主要對地方志、人物傳記的編寫、史料查詢等方面有較多需求；而專業圖書館、科研圖書館的用戶，專業性較強，對現行地方政策法規、統計資料、科學數據的需求旺盛，而且對實效性、準確性、新穎性的要求較高。因此，各類型圖書館在開發利用本館地方文獻資源時，應對用戶需求進行全面研究，如開展問卷調查.作好用戶利用資源的詳細統計，從中分析用戶關于學科范圍、時間和對文獻類型及文獻質量深度的需求情況，制定出開發文獻的計劃，在作計劃前還應對本館文獻或某類文獻進行數量、質量的調研，沒有一定的文獻保障，就沒有開發的價值、就達不到用戶的特定需求。

參考文獻：

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