信息化條件下的檔案管理與服務創新

摘 要：隨著科技的快速發展，信息化社會正逐步發展演變，各行各業的發展和正常運行也逐漸依賴于信息化系統。本文首先介紹了檔案管理信息化的意義以及條件，其次提出了當前我國檔案管理面臨的挑戰以及自身的不足，最后闡述了信息化條件下檔案管理與服務的創新，希望以此提高檔案管理水平。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務創新

1 檔案管理信息化的意義和條件

（一）檔案管理信息化的意義

首先，當前各行各業都開始重視檔案的管理，因為檔案記錄著個人、企業甚至社會的發展進程和生活中一些較為重要的事物，對大眾而言是非常重要的存在，檔案管理是否系統規范直接關系著社會的正常發展；其次，隨著人們對檔案的重視，檔案信息的數量逐漸增多，檔案管理工作也顯得較為困難，因此，檔案管理者必須盡快建立起信息化管理模式和管理系統，及時作出調整，這樣才能促進檔案管理工作的正常開展，滿足人們日常生活的需要。隨著信息化的不斷完善，以往很多檔案管理問題也逐漸暴露出來，迫使檔案管理者去解決完善，從而提高管理效率；最后，檔案管理工作的正常開展和發展不僅僅依靠計算機與信息技術的發展，管理管理者也應當從根本上轉變思想，樹立信息化管理理念，更新管理方式和管理模式，不斷適應社會的發展需要，不斷提高自身綜合素養，從而更好地對檔案進行管理。

（二）檔案管理信息化的必要條件

首先，信息化管理的建設主要依賴于基礎設備設施的完善，特別是當前人們對檔案管理越來越重視，管理手段也逐漸規范化，只有將基礎設備設施不斷完善，采取先進的計算機設備和網絡技術，才能使檔案管理工作正常有序開展；其次，檔案管理部門要正確認識檔案管理的重要性，擯棄之前傳統的管理理念，打造整體系統的管理模式，加強用戶和自身意識。因此，檔案管理部門要樹立正確的意識，檔案管理從自身做起，同時也要加大宣傳力度，增強用戶的檔案意識，從而不斷提高檔案管理的水平和力度；再次，檔案管理工作在發展過程中，逐漸要求被充分利用，這不僅僅是一種管理手段更加是一種服務需求，與傳統的檔案管理不同，信息化條件下的檔案管理工作必須被大力開發運用，樹立檔案服務理念；最后，檔案管理工作要在行動上支持信息化系統，正確運用管理資金和管理手段，立足當前社會發展需要，以及自身的管理特征，運用先進的管理技術和管理理念，促進檔案管理工作的現代化和科學化[1]。

2 信息化條件下檔案管理面臨的挑戰

當前，我國的檔案管理工作也逐漸開始走向信息化和系統化，大眾的檔案意識加強，相關管理人員也開始使用多媒體、計算機技術對檔案進行分類整理，使管理工作正常有序開展，從一定程度上來講，這是檔案管理工作發展的必經之路，也是檔案管理工作與社會需求接軌的必然道路。雖然當前我國在檔案管理技術上有了很大的進步，也充分運用了先進的管理理念和管理設備設施，將信息化技術有效融合，解決了傳統檔案管理中存在的很多問題，但是隨著信息化技術的不斷推進和發展，檔案管理工作又面臨著新的挑戰。

第一，缺乏先進的管理設備。上文中提到，先進的管理設備是檔案管理工作正常開展的基礎條件和根本保障。沒有先進的設備，計算機技術和網絡技術都難以發揮作用，無法對檔案管理工作產生積極的影響。但是在實際生活工作過程中，很多相關管理人員根本就沒有把硬件設施的完善和更新放在心上，甚至有的人員根本不采用信息化管理模式和手段，這就導致硬件設備不達標，又如何提高檔案管理的水平和服務的創新。

第二，由于傳統檔案管理的歷史遺留問題，很多人對檔案管理工作并不重視，久而久之，社會大眾認為檔案管理可有可無，對檔案管理部門的建設也就停滯不前，這就導致檔案管理與服務創新難以開展，也無法發揮檔案管理的功能和作用，為社會和大眾服務。

第三，當前檔案管理不僅僅作為一種管理方式，更加重要的是當利的服務創新。但是很多相關人員對檔案管理工作的理解僅僅停留在檔案歸檔整理，收集保存的層面上，對檔案管理的服務功能并不重視，無法利用檔案管理進行社會服務，從而使人們無法認識檔案管理的作用，也無法針對檔案管理進行有效的建設。

3 信息化條件下的檔案管理與服務的創新

（一）改變傳統思想，創新檔案服務意識

檔案管理工作者在思想上的理念更新是非常重要的，在信息化條件下，只有從自身做起，加強自身對檔案管理的重要認識，正確認識并運用計算機技術和網絡技術，使相關人員從管理概念逐漸過渡到服務概念，從傳統的被動服務轉變為主動服務，使檔案管理不再浮于表面，能夠真正的為大眾服務，為社會創造價值[2]。相關工作人員要明確意識到檔案管理的出發點和落腳點都是為社會提供便利，這種意識應當讓大眾所知曉，從而幫助社會大眾都樹立正確的檔案管理意識，充分發揮檔案管理的功能和作用。一方面將所有的檔案資料進行分類歸納整理，另一方面，實現資料的開放性和有效性，幫助社會更好地發展和進步。

（二）整合檔案資料，實現信息共享

檔案管理要服務于社會大眾，要依靠于網絡技術的發展和創新，尤其是網絡共享這一個模塊。一方面，信息時代下，內容數據過多，如果不能對檔案資料進行有效的整理，這樣的管理模式就是落后的，無法滿足時代進步的，因此，檔案管理者要整合檔案資料，按照類別、重要性等特征對其進行分類，這樣才能提高檔案的利用效率。另一方面，檔案資料整合之后，要想得到充分的運用，就應該利用網絡信息共享的方式，用戶可以直接通過網絡檢索得到自己想要的信息和數據，從而形成有效的系統的檔案管理。

（三）創立強大的檔案管理與服務的人才隊伍

檔案管理工作在當前社會已經開始逐漸重視社會服務，不再等同于傳統的檔案整理歸檔，檔案服務立足于檔案的管理，又反作用于檔案管理，二者相輔相成。因此，必須建立強大的人才隊伍，不斷規范和完善檔案管理與服務。一方面，對原有的人才隊伍進行不定期的培訓，使其樹立正確的管理理念和管理模式；另一方面，要積極引進相關人才，不斷擴大和完善人才隊伍，為檔案管理注入新鮮血液，保持工作熱情。

4 結束語

信息化背景下的檔案管理和服務創新是當前社會發展的必然趨勢，只有改變傳統的檔案管理思想，對信息資源進行有效的整合，實現網絡共享，壯大人才隊伍，才能不斷提高檔案管理的水平，創新檔案管理的服務意識。

參考文獻

[1]李福來.信息化條件下的檔案管理與服務創新探析[J].才智，2017（16）.

[2]劉仁江.基于信息化條件下的檔案管理與服務創新研究[J].自然科學：全文版，2016（7）：00214-00215.

作者簡介

羅楊（1981-），女，漢族，四川達州市人，本科，大竹縣縣委統戰部黨外代表人士聯絡服務中心，研究方向：檔案管理。endprint