淺談獨立學院辦公室工作人員應該具備的一些意識

淺談獨立學院辦公室工作人員應該具備的一些意識

文/郭星

摘要：獨立學院辦公室是一個綜合性的管理工作部門，也是學院的一個服務部門。在學院工作中，其主要的服務對象有四個。辦公室需要運用科學管理的理論和技術，發揮秘書職能，輔助學校領導總攬全局，管理事務、提供服務，協調各個職能部門正常運轉，為學校教學、科研、學生管理等提供服務。作為辦公室工作人員，應該具備哪些意識呢？本文對此作了淺談。

關鍵詞：獨立學院辦公室;工作人員;意識

中圖分類號:G717

文獻標志碼：A

文章編號：2095-9214(2015)09-0222-01

一、獨立學院辦公室的職能

在獨立學院的各個職能部門中，辦公室屬于一個綜合性服務部門。因為辦公室的綜合性，對學院的各項工作進行統籌、規劃、協調等，既要負責學院各類大型會議的組織協調，也要負責各類信息的收集和數據整理，因此，該部門的主要服務對象是院領導、各部門、及一線師生。其服務的形式通常是通過具體的工作來實現的，辦公室的主要任務就是協調，在對各種瑣碎、復雜、個體事務的處理過程中起到協調作用。在做好服務工作的同時，樹立本部門對外的形象。因此，辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務意識，并積極樹立良好的服務形象。

二、辦公室工作人員需要具備的意識

鑒于獨立學院辦公室的上述職能，辦公室工作人員應該具有相應的一些意識，這些意識主要有：

(一)服務意識

服務是學院辦公室工作的根本目的和宗旨，也是辦公室的核心工作，因此，辦公室工作人員首先應樹立服務意識。

辦公室工作的服務對象主要有四個：第一，學院領導。作為辦公室工作人員，在學院工作中，要積極地為學院領導提供參謀和助手服務。第二，學校各職能部門。學院辦公室需要積極地向學校各職能部門傳達并落實各部門所布置的任務。第三，學院廣大教職工。在學院教職工有事情需要學院辦公室處理的時候，學院辦公室要主動為他們提供好相應服務。第四，本學院學生。學院的學生需要寫證明、辦理證件、蓋章時，都需要辦公室為其提供相應服務。

在面對不同的服務對象時，辦公室工作人員也需有不同的服務策略，也各有服務側重，如對待學院領導需要主動服務，要大膽創新服務方式。不要唯命是從，要敢于提出合理化意見和建議。對待老師，要細致入微、熱情真誠、耐心周到。對待學生，要和藹可親，平易近人，做到能為學生著想。

(二)大局意識

作為獨立學院的辦公室工作人員，因為肩負事無巨細的各種“使命”，作為聯系學院領導、部門、教師及學生事務的紐帶，因此，要有大局意識。所謂大局，就是一種戰略布局。這種布局關系到學校、學院的總任務和總目標，關系到全校或全院上下以及全體教職工、全體學生的整體利益和根本利益。在辦公室工作中，工作人員如果不能顧全大局，不但會影響到學院的整體布局，也會影響和限制到局部的發展。作為學院辦公室工作人員，在處理紛繁復雜的日常事務中，難免會遇到一些臨時性、突發性事件。而這些事件，無論從服務對象還是從工作范圍來看，都具有多元性和復雜性的特點。在對這些事務的處理中，辦公室工作人員必須具備大局意識，要能正確地認清形勢，站在大局角度看待問題。在對這些事務的處理中，要把學校和學院的發展放在首位。在處理事情時，首先考慮自己的做法是否會對大局造成影響，并以此作為自己工作的指導意識，并要絕對服從、服務于這個大局。在這個意識的指導下，不偏離工作中心，正確、靈活地處理全局和局部的關系，自覺在全校和全院總體要求和奮斗目標下開展工作。

培養大局意識，要立足于日常工作。辦公室工作人員要不斷提高政治理論素養。平時要注重對黨的方針政策的熟悉，要關心學院的發展，了解學院的發展方向。要深入工作實際，對自己對面對的事務開展調查研究，在實際工作中加強自己對客觀事物內部聯系的洞察和把握能力。

(三)責任意識

由辦公室的工作職能可以得出辦公室的工作關系到學院的正常運轉以及學院工作的正常開展。因此，辦公室工作人員要有強烈的責任意識。責任意識是辦公室工作人員立足現有崗位，開展一切工作的基礎。

作為辦公室工作人員，在日常工作中，要不斷強化自己的責任意識。要樹立想干事、肯干事的工作態度，要積極地向“會干事”的目標努力。要愛崗敬業，敢于擔當，力求不辱使命。

辦公室的工作幾乎都是日常工作，可以說基本沒有轟轟烈烈的大事。這些“小事”看似繁瑣和復雜，但每一個環節都容不得出現一點差錯。因為每一個環節的處理不當，可能都會影響到整體工作，進而影響到其他各職能部門工作的順利開展，甚至影響到本學院的整體布局。比如對日常文件和會議精神的傳達，再如對通知的下發和送達等等。這些事貌似都是小事，微不足道，但每一件又都關系到學院的管理和日常運作，關系到教職工的切身利益，關系到學生的日常生活和學習。一旦出現些馬虎和紕漏，有可能就會影響到大局。一旦被耽誤了，對于當事人，可能就是非常嚴重的大事。

(四)學習意識

辦公室工作所面臨的事務中總是在千變萬化的，因為工作的主要對象是學院各個角度的人，因此，辦公室的工作所面臨的工作事務甚至可以說是瞬息萬變的。因此，辦公室工作人員要具有強烈的學習意識。在工作中，要積極進取，不斷豐富和完善自己。

在工作中，作為辦公室工作人員，首先要在平時注意學習黨的先進理論知識，用先進的理論和意識來鍛煉自己、武裝自己。其次，作為辦公室工作人員，各種精熟的業務能力也是一種必備的能力。要熟練掌握辦公室工作的工作職責，以做到對各項職能的熟練履行。另外，在當今時代，計算機相關技能也是辦公室工作人員應當熟練掌握的。在日常工作中，辦公室工作人員要有學習意識，要主動熟悉各種辦公軟件，熟練運用現代技術。最后，作為辦公室工作人員，溝通是日常工作的一個主要內容，因此，平時要注意良好的文字表達能力和語言表達能力的培養。

(作者單位：中山大學新華學院)

參考文獻:

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