中小出版企業ERP系統實施新探

王 珍

江西高校出版社有限責任公司，江西南昌 330046

中小出版企業ERP系統實施新探

王 珍

江西高校出版社有限責任公司，江西南昌 330046

出版行業轉企改制的順利完成和大數據的時代到來，中小出版企業面對日益激烈的競爭，實施一套行之有效的信息化管理系統勢在必行。本文通過對中小出版社特點分析，從ERP的建設和實施，以及對未來的展望進行探索和研究。

中小出版企業；ERP；實施新探

全國新聞出版行業轉企改制的浪潮正漸漸消退，但出版企業作為真正的市場主體，其所參與的行業競爭卻硝煙四起，日益激烈。中小出版企業要想在大社林立和出版巨頭輩出的今天，分得一杯羹，勢必需要通過提高企業管理水平和信息化建設來增強綜合競爭力。在這種背景下，中小出版企業如何實施好與之相匹配的ERP系統，就成為出版研究新的探索領域。

何 謂 ERP？ ERP（Enterprise Resource Planning），企業資源計劃的簡稱，是20世紀90年代興起的一種新型企業管理思想，是對企業所有資源進行計劃、控制和管理的一種手段，也是將企業物資、人力、財務等信息集為一體化的綜合管理平臺。

1 實施ERP是中小出版企業創新管理和可持續發展的必由之路

與大社、強社相比，中小出版社在生產經營上存在規模小、資源缺短、特色不特、亮點不亮、品牌優勢不明顯；在管理模式上，存在人才匱乏、投資經費不足、信息化建設緩慢、缺乏創新管理等諸多瓶頸性因素。

為適應現代企業生存和發展的需要，筆者認為中小出版企業實施ERP是有其必然性和必要性的。一是管理革新的必然選擇。隨著信息化、數字化、網絡化技術在出版領域的廣泛應用，中小出版社順應科技發展潮流，積極發展數字出版，借助一體化的企業管理軟件來高效管理出版流程，輔助出版決策，形成辦公效率、信息化合力，是企業實現走科學化、先進化管理之路必然選擇。二是可持續發展的必要手段。近年來，面對新聞出版行業的深化改革、轉型升級，中小出版社生存和發展形勢更為嚴峻，尤如在大海中航行的一艘小船，想要重獲新生，開辟新藍海，就要有創新精神，實現創新管理。

2 實施ERP成功與否，關鍵在于專業選型、科學組織、精密布局

1）明確思路，充分調研，確保了目標選型的專業和準確。

首先，明確思路，設定目標，下定決心，重視選型。選擇時，根據企業自身狀況量力而行。其次，充分調研和多方比對，選擇一個好的開發商，一套好的系統。一個好的開發商，要有好的口碑、先進的技術服務，較多客戶和實施案例，價格公道合理，還需擁有一支技術過硬、熟悉出版企業項目的實施隊伍。一套好的系統，要看它是否滿足管理需求；是否具備靈活、可靠和穩定性，流程可定制和修改；界面是否友好、簡潔、實用。最后，選型成功后還需進行內部需求調研、硬件配置選擇、反復測試，才能量身打造出一套適合本企業使用的個性化系統。

2）科學組織，全面動員，確保系統實施推進力度和廣度。

一是成立項目領導工作小組，自上而下強力推進系統建設。利用現代化手段管理企業，是“一把手工程”，由社長親自抓，項目主管領導具體抓，負責項目總設計、總指揮，研究和部署系統建設工作。項目實施部門設在業務樞紐部門總編室，主要負責統籌協調和實施進度，分析企業現狀，研究設計方案，制定相關制度、流程、辦法等。管理員由既懂信息化技術，又熟悉出版流程的復合型人才擔任。

二是培養和發揮骨干力量，以點帶面快速推進系統建設。從各部門選拔一兩名關鍵人物作為技術骨干，對他們先培訓，使他們率先熟悉和掌握系統操作技能，指導本部門其他員工，并認真貫徹出版社意圖和要求，對優化完善系統提出具體意見和措施。同時建立QQ群交流平臺，有疑問即時在線交流。

三是全面培訓系統用戶，強制普及，加快推進系統建設。系統的實施是整個企業經營管理的再造，幾乎涉及每位員工，需要每個崗位、每個員工的積極配合。系統從啟動到全面上線，經過了基本操作培訓、對口業務培訓、分段分批培訓等幾番保質保量的強制性全員培訓，確實提高了員工素質和操作技能，從領導到一般員工都能盡快達到上線要求。

3）堅持原則，精密布局，確保了系統實施的質量和進程。

第一，堅持科學性、先進性原則。打破傳統管理模式，革新管理思想，創建現代企業的先進管理模式。決策層在處理傳統管理和先進管理兩者之間的關系時，將科學性和先進性視為靈魂，進行大量的流程再造、管理創新，讓傳統流程配合系統流程做調整，讓原本由人管理轉變為由系統管理。同時，由于系統實現了手機、IPAD等多種媒介終端的處理方式，真正實現了由傳統管理、經驗管理向制度化管理、科學化管理、先進化管理轉變。

第二，堅持精細化、標準化原則。從圖書出版實現多、高、好、省，即任務多、效率高、質量好、成本省的角度來考慮設計方案，統籌考慮它們之間的關系，為出版社內部建立一條高速信息的通道，搭建一個資源共享的大數據平臺，勾畫一條責、權、利更加清晰的界線。多套發行系統數據的導入導出，信息源的采集和權限的劃分，以及審批流的不可逆轉性等精準設計，實現了由粗放式管理向精細化管理、集約化管理轉變。

第三，堅持分步實施、穩步推進的原則。從圖書出版源頭選題開始和企業的特殊性等因素考慮，分步實施、先易后難，先上編務、出版、發行及稿酬等部分財務子系統，待系統穩定、優化后，再上財務、OA辦公等；穩步推進，保證整個工程的順利推進和如期完成，有效防止因延誤建設進程和過度的二次開發而造成的人力、物力、財力浪費。

3 實施有記錄、管理有流程、過程有監督，是實施ERP取得的明顯效果

出版社的ERP主要是圍繞圖書編輯、出版和銷售流程，將系統分為三大模塊，即編務、印制、發行（含儲運），各模塊中又涉及財務。系統對各環節全面監控，實現了現代化管理效果。

1）實施有記錄，實現了資源共享和數據的有效利用。

系統搭建了作者資源庫、選題管理庫等多個信息資源庫作為內容支撐，將信息流、工作流、物資流等資源快速匯聚整合，充分實現了資源共享。同時建立綜合查詢、統計功能，為資源綜合利用提供了強大的技術支持。

系統投入使用后先將本企業原有多套發行軟件的數據作了無縫對接導入后，再將各部門、各環節數據集成和統一，保證了生產經營數據的唯一性、準確性、可靠性，編輯、發行和決策層可利用有效數據，實現績效管理和對圖書的動態效益、經營風險分析。

2）管理有流程，提高了工作效率和服務效率。

一本圖書從選題申報開始到實現銷售，是復雜的過程。ERP的線上操作和流轉，轉變了管理方式，將以編、印、發業務為核心流程再造，優化和簡化了工作流程，解決了重復錄入、浪費人力的問題。通常出版社的庫房與辦公場所都有一定的距離，實現由系統下單銷售后，最見成效的是可遠程操作、隨時隨地審批、信息通暢、實時監控、責權利清晰，有效改變了以往訂單處理慢、發貨慢、處理質量差，部門之間來回跑，以及互相推諉、扯皮等現象，減少賬物、物物不相符的情況。工作流轉清晰透明，大大提高了工作效率和服務效率。

3）過程有監督，增強了權限責任感和企業抗風險能力。

系統的每一次操作都記錄了操作時間、操作人、操作范圍等信息，以及審批流的不可逆轉性、上下道工序之間互相監督制約的特點，使得基礎操作人員和審批人員在行使相應的權限時，更加細心、耐心、謹慎。

系統實現信息互通，動態信息追蹤，實時掌握庫存，有效分析圖書銷售、回款等，確實提高了出版社經營風險控制能力和快速適應市場變化能力。

4 結論

著眼于4G時代和三網融合的技術平臺，期望ERP系統在未來出版企業的應用，能夠更加快捷、高效、多元化地幫助企業決策者和管理者對大量的、動態的、錯綜復雜的生產經營數據進行準確分析和處理；對企業各項生產經營數據活動進行事先計劃、事中控制、事后反饋，提高效率、降低成本、減少庫存，擴張供應鏈、外網數據對流，盡早實現在線約稿、在線編輯、在線訂單、在線銷售、在線出版，使企業真正走向科學管理之路，走向傳統出版與數字出版融合發展之路。

[1]劉忠民.建設ERP系統，提升鐵道社出版管理現代化水平[J].科技與出版，2010（6）.

[2]陳麗.出版ERP為現代出版企業管理插上信息化的翅膀[J].現代管理，2010（10）.

G2

A

1674-6708（2015）145-0025-02