基于信息化平臺的電網(wǎng)建設(shè)合同管理

呂大娥+陳虹

摘 要：隨著電網(wǎng)建設(shè)速度的加快，對工程合同管理提出了更高的要求。合同管理工作應(yīng)該結(jié)合實際進(jìn)行管理創(chuàng)新，吸收傳統(tǒng)合同管理的精髓，借助信息化平臺提高合同管理水平。

關(guān)鍵詞：合同管理;信息化

一、基于信息化平臺的電網(wǎng)建設(shè)合同管理的實施背景

（一）電網(wǎng)建設(shè)任務(wù)繁重，合同管理日益復(fù)雜

隨著電網(wǎng)建設(shè)不斷發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)工程衍生的合同不斷增多，合同管理難度逐漸提高。在合同制作與管理上，隨著建設(shè)項目的增多，簽訂合同的數(shù)量也隨之劇增。傳統(tǒng)的合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，基于信息化平臺的電網(wǎng)建設(shè)合同就顯得尤為重要。

（二）原有合同管理模式難易滿足各參建方的管理需求

在項目執(zhí)行過程中，業(yè)主有義務(wù)將合同信息全面轉(zhuǎn)達(dá)給參建單位。但隨著合同簽訂數(shù)量的增加，參建方無法快速了解項目的合同進(jìn)度情況;采用用手工或 EXCEL 匯總合同不僅需要大量時間而且準(zhǔn)確率還無法保證;

二、基于信息化平臺的電網(wǎng)建設(shè)合同管理的主要做法

（一）建立以輸變電工程項目為對象的標(biāo)準(zhǔn)化項目合同管理機(jī)制

通過數(shù)據(jù)連接引入經(jīng)法系統(tǒng)合同數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)智能識別合同所屬輸變電工程項目，并以輸變電工程項目為對象建立標(biāo)準(zhǔn)化合同管理機(jī)制，優(yōu)化合同管理結(jié)構(gòu)，增加合同管理維度多樣性，提高項目合同管控能力，提升標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。合同管理系統(tǒng)中不同的角色賦予相應(yīng)的操作權(quán)限。與合同管理相關(guān)的系統(tǒng)角色可以分為合同管理員、合同審批人員。

（二）通過合同類型智能識別實現(xiàn)合同分類管理。

通過數(shù)據(jù)連接引入經(jīng)法系統(tǒng)合同數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)智能識別合同所屬類型，按照不同合同類型進(jìn)行分類管理，提高合同管理業(yè)務(wù)規(guī)范性，提升合同管理業(yè)務(wù)精細(xì)化程度，保證合同類型劃分便捷性及準(zhǔn)確性，為實現(xiàn)合同快速查詢業(yè)務(wù)提供管理基礎(chǔ)。

建立標(biāo)準(zhǔn)化合同命名規(guī)則，規(guī)范合同名稱。合同命名規(guī)則建立示例：“項目名稱”+“單項工程名稱”+“合同類別”+“合同時間”+“合同編號”。合同分類標(biāo)準(zhǔn)包括：供用電類合同、購售電輸電類合同、工程建設(shè)類合同、買賣類合同、運維檢修類合同、財務(wù)資產(chǎn)金融類、技術(shù)服務(wù)類合同、信息化建設(shè)合同、后勤服務(wù)類合同、運輸倉儲類合同，宣傳與公關(guān)關(guān)系類合同、咨詢委托類合同、勞務(wù)服務(wù)類合同、戰(zhàn)略合作類合同及其他合同。通過接口采集經(jīng)法系統(tǒng)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)對合同名稱智能解析，獲取項目名稱及合同類型信息。

（三）實現(xiàn)合同審批業(yè)務(wù)、合同會簽業(yè)務(wù)自動提示

對項目基礎(chǔ)信息進(jìn)行人工維護(hù)，包括“輸變電工程類型”、“工程開工時間”與“工程投產(chǎn)時間”。依據(jù)“工程開工時間”自動進(jìn)行項目合同會簽提示。新建立項目“輸變電工程類型”字段為“在建工程”，由合同承辦人員確認(rèn)完工后，進(jìn)入系統(tǒng)將“輸變電工程類型”字段改為“完工工程”。新建立項目“工程開工時間”與“工程投產(chǎn)時間”默認(rèn)為空，由合同編制人員進(jìn)入系統(tǒng)錄入“工程開工時間”與“工程投產(chǎn)時間”。

當(dāng)用戶打開OA時，系統(tǒng)自動提取賬戶信息，根據(jù)當(dāng)前賬戶信息，提示當(dāng)前賬戶需要審批的合同名稱及合同會簽信息，提示以右下角小彈窗方式實現(xiàn);通過同步OA系統(tǒng)用戶信息及權(quán)限，利用本系統(tǒng)合同審批提示對合同審批人提醒，有效提高合同審批業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，避免因合同審批業(yè)務(wù)滯后引發(fā)項目周期風(fēng)險，節(jié)省項目時間成本。同步OA系統(tǒng)用戶信息及權(quán)限，根據(jù)項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中“工程開工時間”，提前三個月對項目相關(guān)用戶向合同起草人進(jìn)行項目合同會簽提示，在當(dāng)前的系統(tǒng)中，合同待辦事務(wù)的提醒僅僅是通過在系統(tǒng)界面中提供靈活多樣的提醒方式。比如說郵件方式，或者短信方式，這樣就能夠保證用戶更加及時的獲取自己待辦的相關(guān)事宜。即使用戶無法使用系統(tǒng)的情況下，在獲取待辦事宜后，可以委托部門內(nèi)的其它合同管理人員來完成相關(guān)事務(wù)，帶來工作效率的提高。

（四）提供數(shù)據(jù)庫高級查詢功能，快速查詢各建設(shè)項目合同簽訂狀態(tài)

合同管理系統(tǒng)提供了合同的綜合查詢功能，可供合同管理人員和合同關(guān)注人員查詢自己關(guān)注的合同，或者利用查詢出的結(jié)果分析一段時間內(nèi)合同執(zhí)行的情況。提供不同維度的合同查詢功能，包括項目維度和合同類別維度;設(shè)置項目名稱、關(guān)鍵字、時間、輸變電工程狀態(tài)、合同類別、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結(jié)果按項目維度展現(xiàn)，并可查看合同內(nèi)容。設(shè)置合同類別、關(guān)鍵字、時間、項目名稱、合同金額等查詢條件，快速定位合同，查詢結(jié)果按合同分類維度展現(xiàn)，并可查看合同內(nèi)容;同時提供全數(shù)據(jù)庫高級查詢功能，提高合同查詢效率，強(qiáng)化合同管理水平。

三、基于信息化平臺的電網(wǎng)建設(shè)合同管理的實施效果

（一）有效提高合同審批業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，節(jié)約項目時間成本

該系統(tǒng)開發(fā)前，每一份從起草開始到合同簽訂完成，至少需要花費2個月的時間。該系統(tǒng)開發(fā)后，每個合同平均節(jié)省工作時間10天以上，大大提高了信息傳遞的效率，也節(jié)約了合同管理員簽字、蓋章的時間和精力，大幅度節(jié)約了人工成本，同時辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費也得以控制。合同管理人員將有限的時間和精力投放到合同文本的研究、設(shè)計變更及現(xiàn)場簽證等專業(yè)工程中，合同管理者的工作質(zhì)量和工作效率得到大幅度提高。

（二）合同管理規(guī)范化

通過信息化合同管理平臺的建設(shè)，簽訂合同按照年份自動匯總形成臺賬，提供合同查詢、統(tǒng)計和分析功能。合同編碼也按照企業(yè)內(nèi)部編碼的規(guī)則統(tǒng)一生成。審批流程不僅規(guī)范而且較之前更高效。通過計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，實現(xiàn)合同新建、審批、制作、歸檔等業(yè)務(wù)的程序化，合同管理工作進(jìn)一步規(guī)范。