企業(yè)如何做好文書檔案管理工作

林曉紅

摘 要：本文結(jié)合筆者逾十年的工作經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)的分析了文書檔案管理工作，闡述了文書檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的文書管理創(chuàng)新措施，以期為相關(guān)單位提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;對(duì)策

文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分之一，它記載著一個(gè)單位發(fā)展歷程、文化沉淀、管理水平的重要依據(jù)，有很高的保存參考價(jià)值[1]。無論是在問題解決、科學(xué)決策上，還是在經(jīng)營(yíng)管理等方面，都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的創(chuàng)新，這對(duì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、文書檔案管理的重要性和意義

（一） 文書檔案管理的重要性

隨著我國(guó)各種行業(yè)管理體系日益成熟，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價(jià)值。事實(shí)上，現(xiàn)在許多人都沒有意識(shí)到文書檔案管理在一個(gè)單位正常運(yùn)行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對(duì)于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強(qiáng)的推動(dòng)作用。衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)就是檔案管理工作是否科學(xué)有效。尤其是基于我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，對(duì)文書檔案管理也提出了更高的要求。新時(shí)期檔案的管理工作對(duì)科學(xué)性的要求要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向[2]。

（二）文書檔案管理的意義

做好文書檔案管理工作是一個(gè)單位能夠順利發(fā)展的前提。檔案管理工作作為單位管理工作中的重點(diǎn)，要科學(xué)規(guī)范的實(shí)行檔案管理，這也是一個(gè)單位業(yè)績(jī)以及管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。檔案是記載一個(gè)單位的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的重要文件，對(duì)這個(gè)單位的歷史和科學(xué)發(fā)展提供了第一手研究參考資料。做好文書檔案管理工作，一方面，能使單位高層管理人員及時(shí)并清楚了解單位運(yùn)營(yíng)情況，可作為經(jīng)營(yíng)決策的支持依據(jù)：另一方面，可為社會(huì)各方面提供準(zhǔn)確的單位經(jīng)營(yíng)成果，為單位與有關(guān)方面實(shí)行的有益合作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要做好文書檔案管理工作.必須隨時(shí)更新文書檔案管理觀念，勇于創(chuàng)造和嘗試新型檔案管理手段，努力提高單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果的全面性和真實(shí)性。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

近年來，文書檔案管理得到了眾多單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的制度化和規(guī)范化，相關(guān)部門制定了一系列措施[3]。但在當(dāng)前的文書檔案管理工作中仍存在一些問題，這些問題主要體現(xiàn)在以下3個(gè)方面：

（一）管理不夠規(guī)范

文書檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在案卷標(biāo)題不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、組卷混亂和檔號(hào)不規(guī)范、單份文件主文與附件、文件處理表分開收集整理等方面。這主要是因?yàn)槿狈σ惶卓茖W(xué)、完善的管理制度，進(jìn)而導(dǎo)致管理工作無章可循、雜亂不堪。此外，還缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理制度。如果在管理工作中，有專職檔案員監(jiān)督管理，則能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效的措施解決問題，從而在很大程度上提高文書檔案管理的規(guī)范性。

（二）檢索效率較低

人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索已經(jīng)成為了當(dāng)前文書檔案檢索最主要的手段。但從二者被使用的比例看，人工檢索仍占據(jù)了較大的比例，這種檢索方式不僅花費(fèi)的時(shí)間較多，且檢索效率較低，已有文件檢索不出或漏檢的可能性。雖然有些部門對(duì)該問題已采取了諸多手段，但隨著檢索形式和檢索數(shù)量的不斷增加，人工檢索的效率依舊較低。造成這種現(xiàn)象的主要原因是管理人員在開展工作時(shí)，過于注重檢索工具與檢索內(nèi)容的結(jié)合，忽略了檢索的整體質(zhì)量。比如，沒有高度重視某些類型的文書檔案管理，在文書文件整理當(dāng)中未注意按年度、類別、問題等歸檔方式，主要包括專題類、題材類和歷史類等。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

文書檔案管理人員的素質(zhì)較低是當(dāng)前管理工作中的重要問題之一，管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了其文書檔案管理理念和業(yè)務(wù)技能是否符合標(biāo)準(zhǔn)。如果管理人員的素質(zhì)達(dá)不到要求，則必然會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作處于混亂狀態(tài)，進(jìn)而無法有條理地開展管理。此外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高還體現(xiàn)在其對(duì)計(jì)算機(jī)的使用上，主要體現(xiàn)在OA或企業(yè)檔案系統(tǒng)上文書文件數(shù)據(jù)的分類處理、歸檔和查詢等工作的實(shí)效性。

三、提高文書檔案管理效率的對(duì)策

（一） 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個(gè)單位發(fā)展歷程及其建設(shè)成果。當(dāng)前大部分的企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案管理的工作。要真正將文書檔案管理工作做好做到位，單位領(lǐng)導(dǎo)必須顧及單位事業(yè)全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，納入到單位年度工作計(jì)劃和考核，讓職工加強(qiáng)檔案整理意識(shí)，體現(xiàn)檔案工作的作用及其重要性[4]。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障

做好文書檔案工作的強(qiáng)有力的保障和有效措施，首先是使文書檔案管理工作制度更加完善。當(dāng)前文書檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被忽視，職責(zé)功能被弱化。對(duì)于這種現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立文書檔案管理機(jī)構(gòu)，配置一些檔案管理設(shè)施，組織檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，相關(guān)負(fù)責(zé)同志為組員，各部門設(shè)專兼職檔案管理人員。制訂制度，用于提高職工對(duì)檔案工作的全民意識(shí)和重視程度，并將本部門的文書檔案工作任務(wù)認(rèn)真研究并落實(shí)到個(gè)人身上，確保文書檔案工作保質(zhì)保量按時(shí)完成。另外還應(yīng)形成檔案工作競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，充分調(diào)動(dòng)員工積極性，將檔案工作者的工作成績(jī)與單位年度考核、部門考核等直接掛鉤，將每個(gè)人的工作活力激發(fā)到最大，充分發(fā)揮個(gè)人潛力，創(chuàng)造出檔案工作競(jìng)爭(zhēng)與合作并存、勇于創(chuàng)新的格局。

（三）提高文書檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵

文書檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)。因此工作人員的業(yè)務(wù)能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素。它對(duì)管理人員有嚴(yán)格的要求，既要工作責(zé)任感強(qiáng)、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認(rèn)真、腳踏實(shí)地、無私奉獻(xiàn)的工作精神。還要有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)、掌握科技知識(shí)。特別是擁有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的管理方法來管理文檔的基本技能。只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，敢于創(chuàng)新，責(zé)任感強(qiáng)，而且綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，才能更好地完成單位文檔管理工作。為了使檔案工作人員更加適應(yīng)檔案工作并提高檔案整理質(zhì)量，必須充分發(fā)揮檔案工作人員的主動(dòng)性、創(chuàng)造性和積極性，全面提高文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和管理能力，既可通過宣貫學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等各種文件規(guī)范，讓文書檔案管理人員充分意識(shí)到做好文檔管理工作是責(zé)無旁貸。還要在引進(jìn)人才時(shí)，注意引進(jìn)一些具有專業(yè)檔案知識(shí)、專業(yè)技術(shù)能力的人才來擴(kuò)大充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。與此同時(shí)，對(duì)當(dāng)前在編人員的教育不能忽視，組織一些檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)文書檔案管理人員積極參加。在提高管理水平的同時(shí)，還能促進(jìn)文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進(jìn)步。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本

服務(wù)與利用是文書檔案工作的根本目的。認(rèn)真收集整理并保存為第一手資料，對(duì)單位的發(fā)展歷史做好準(zhǔn)確的記錄，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，方便日后單位各項(xiàng)工作的開展。因此，我們要加強(qiáng)服務(wù)功能，改革服務(wù)機(jī)制，充分發(fā)揮文書檔案的有效價(jià)值，做好文書檔案利用效果分析，優(yōu)化檔案系統(tǒng)查詢功能，提高檔案查詢效率，為領(lǐng)導(dǎo)提供更優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)，為單位做好檔案服務(wù)工作，為咨詢查證服務(wù)。還有人員管理素質(zhì)亟需提高。服務(wù)渠道有待拓寬。要革新思想觀念，緊跟時(shí)代步伐，對(duì)于新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求有充分了解。對(duì)檔案開發(fā)利用的新思路、新方法有進(jìn)一步探究，積極樹立服務(wù)意識(shí)主動(dòng)完善服務(wù)功能。

四、結(jié)束語

由此看來，文書檔案是一個(gè)單位所有工作的記錄資料，能作為單位工作的主要指導(dǎo)和依據(jù)。文書檔案的管理水平直接體現(xiàn)了一個(gè)單位的檔案管理水平。文書檔案管理工作規(guī)章制度的不斷完善，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提高，傳統(tǒng)文書檔案管理模式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式的力度不斷加強(qiáng)，加快文書檔案管理信息化程度，才能從整體上提高管理效率，實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（3）：82，112.

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[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案，2011，（1）：26.

[4]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策研究[J].黑河學(xué)刊，2011，（2）：165.