淺析業務外包在企業內部控制中的風險及管控措施

漆淑珍

隨著我國市場經濟發展及專業分工逐步細化的趨勢，企業為了取得競爭上的優勢，將主要精力用于具有核心競爭力的專業和領域，對于其他與核心業務關聯度低的業務和領域，大多采用外包的方式，于是，業務外包越來越多的存在于企業的生產經營活動中。如何在業務外包中最大限度地發揮優勢，最大限度地控制風險，本文將對業務外包在企業內部控制中存在的風險進行分析并提出管控措施。

一、業務外包的主要風險

（一）業務外包管理制度風險

目前，由于業務外包業務在很多企業剛剛起步，企業缺乏完善的業務外包管理制度，對業務外包的范圍、方式、條件、程序等相關內容未明確規定，導致制訂業務外包實施方案無據可依或存在漏洞，可能會導致業務外包失敗，甚至會導致企業遭受損失或喪失競爭優勢。

（二）業務外包的范圍界定風險

由于企業在制定業務外包實施方案時，未能清楚界定企業核心業務與非核心業務、重大外包業務與一般外包業務的區別，將不宜外包的業務進行外包所引致的風險。

（三）業務外包的價格界定風險

由于企業內部控制未能有效權衡外包成本與預期效益，在對外包業務的價格進行界定時未能遵循成本效益原則，導致外包價格不合理，業務外包成本過高，以致企業難以發揮業務外包的優勢。

（四）業務外包審核批準風險

由于企業未按照規定的權限和程序審核批準業務外包實施方案而發生的風險。該環節的主要風險有：由于審批制度不健全，導致對業務外包的審批不規范;審批不嚴格或者越權審批，導致業務外包決策出現重大疏漏;對實施方案是否符合成本效益原則未能合理審核，導致業務外包不經濟。

二、業務外包的企業內部管控措施

（一）制定業務外包實施方案，降低業務外包的決策風險

企業根據年度生產經營計劃和業務外包管理制度，結合確定的業務外包范圍，制定實施方案。

首先，建立和完善業務外包管理制度。這是業務外包風險管控的基礎和前提。企業應以成本效益原則為基礎，綜合考慮業務運營具體特點、外包市場成熟度、公司管控水平等因素，合理確定業務外包的范圍，同時明確業務外包的方式、條件、程序等相關內容。

其次，嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序等內容制定實施方案，避免將核心業務外包出去，同時確保方案的完整性。對實施方案的重要方面進行深入評估以及復核，包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式等，確保方案的合理性和可行性。

（二）建立和完善業務外包的審核批準制度，降低業務外包的審核批準風

建立和完善業務外包的審核批準制度，明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定各層級人員應當在授權范圍內進行審批，不得超越權限審批。加大對重大業務外包的管控力度，避免因越權進行業務外包給企業帶來不利后果。財務負責人應當參與重大業務外包的決策，對業務外包的經濟效益做出合理的評價。對于重大的業務外包方案，提交董事會審批;對于審批不嚴或越權審批的，應當進行相關責任的追究。

（三）謹慎選擇外包服務商，合理規避外包服務商的選擇性風險

企業應當按照批準的業務外包實施方案擇優選擇承包方。

首先，加強外包服務商的資質審查。深入調查候選承包方是否為依法成立、合法經營的專業服務機構或經濟組織，是否具有相應的經營范圍和固定的辦公場所，是否具備相應的專業資質、技術實力及專業人員，是否符合本企業業務外包的要求，并考察候選承包方從事類似項目的成功案例，對承包方可能存在的選擇性風險進行初步評估。

其次，引入承包方競爭機制。企業應當按照有關法律法規，依據外包管理制度規定的程序和權限，遵循公開、公平、公正的原則，采用招標等適當方式，擇優選擇承包方。并建立嚴格的回避制度和監督處罰制度，避免相關人員出現受賄和舞弊行為，給企業造成重大經濟損失。

（四）簽訂合法有效的外包合同

確定承包方后，企業應當及時與選定的承包方簽訂業務外包合同。

在訂立外包合同前，要充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規避或降低。在合同中，約定業務外包的內容、范圍、價格、違約責任、服務等級和服務標準，明確雙方權利和義務。外包業務需要保密的，應當在業務外包合同或者另行簽訂的保密協議中明確規定承包方的保密義務和責任;在違約責任方面，制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款，以適應環境、技術和企業自身業務的變化。

（五）加強業務外包的實施及過程管理風險控制

企業應當加強業務外包實施的管理，嚴格按照業務外包管理制度、工作流程和相關要求，組織開展業務外包，并采取有效的企業內部控制措施，確保業務外包活動的有效執行。

首先，建立有效的業務外包實施管理模式，密切關注重大業務外包承包方的履約能力，采取承包方動態化管理方式，對承包方開展日常績效評價和定期考核。對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急機制，制定臨時替代方案，避免業務外包失敗造成企業生產經營活動中斷。一旦發現偏離合同目標等情況，應及時要求承包方采取措施調整改進。

其次，建立有效的承包方履約考評機制，提高實施風險控制能力。根據運營模式、管理機制、質量水平等方面的要求，及時了解承包方的財務狀況、生產能力、技術創新能力等信息，對承包方的履約能力進行持續評估。有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為，并導致業務外包合同無法履行的，應當及時終止合同。

此外，切實加強對業務外包過程中形成的商業信息資料的管理。要求對從合同洽談、簽訂、執行、運輸、存儲等過程中形成的信息資料要妥善保管，及時入檔。

綜上所述，只有嚴格按照業務外包各環節的風險管制措施，實施制定的業務外包方案，才能使業務外包給企業帶來經濟效益和市場競爭力的同時有效地規避風險。