做好檔案管理工作的基本條件

王志峰

【摘 要】做好新的歷史時期檔案管理工作需要五個基本條件。一是增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視。二是綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。三是加強教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質。四是大膽使用年輕干部，穩定檔案管理隊伍。五是落實《保密法》，做好檔案保管過程中的保密工作。本文就這五個基本條件分別進行了論述。

【關鍵詞】檔案管理；條件

隨著改革的不斷變化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期，新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。那么，做好新的歷史時期檔案管理工作的基本條件有哪些？本人認為有以下五個基本條件。

條件之一：增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視。

一個單位的任何一項工作，只有領導的重視，才能使這項工作得以順利開展，檔案管理工作也是如此。領導對檔案工作重視程度的高低，決定著單位檔案工作的發展。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響、去爭取領導的重視。檔案工作人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到以下幾點：一是愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導能否重視檔案工作，取決于對檔案工作人員的工作滿意程度。因此，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。二是積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有的領導對檔案工作重視不夠，認為檔案工作可有可無，因此，加強宣傳工作是十分必要的，要經常把有關的文件、單位的重要資料給領導看，引起領導的重視，能夠充分利用這些資料。還要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些檔案對單位工作的益處，使領導更加重視檔案工作。

條件之二：綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。

隨著改革深入發展，檔案管理面臨著很多亟待解決的問題，如檔案數量越來越龐大，給保管和利用帶來困難。如何解決這些新問題？

（1）增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理方法和基本技能。因此，檔案管理工作者必須有廣博的專業知識，開拓視野，提高綜合素質，才能做好新形勢下的檔案管理工作。

（2）掌握專業管理技能，提高綜合素質。原來檔案材料的形成是從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔，這些過程都是以手工抄寫為主，而微機技術在檔案管理中的運用，完全可以系統的完成上述所有工作，這種現代化科技手段和先進技術，都迫切需要檔案管理人員去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求和努力方向。因此，檔案工作者要加強學習，掌握現代科學技術，提高綜合素質，適應檔案管理的需要。

條件之三：加強教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質。

檔案管理人員的業務素質直接影響檔案管理工作的質量，為使其能適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案管理人員的主觀能動性、創造性，努力提高知識水平和管理能力。

（1）提高認識水平，強化繼續教育。首先要解決思想認識問題。要充分認識檔案管理人員繼續教育在檔案管理事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，主要在于檔案管理人員的整體素質的不斷提高。其次，當今檔案管理人員的機遇挑戰并存，必須啟動檔案人才工程，培養世紀人才。

（2）加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良好的運行機制是開展檔案工作的保證。一是要建立和健全繼續教育的管理制度。二是要建立繼續教育的約束和激勵機制。

（3）開展綜合培訓，提高業務素質。一是要給檔案管理人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業素質。給檔案管理人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二是要普及相關科學知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如文史知識、社會學、統計學、現代化設備的操作技術等。應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并應用到檔案管理工作實際之中。四是做好檔案工作的繼承和發展。檔案人員不但要有繼承傳統檔案工作理論的觀念還要有研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，利用先進技術解決新問題，豐富和發展檔案工作的理論與實踐。五是建立獎懲機制，細化考核監管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，進行檢查考核，做到獎懲分明。建立檔案管理組織領導體系，加強領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

條件之四：落實《保密法》，做好檔案保管過程中的保密工作。

（1）檔案管理人員要嚴格履行職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案管理工作的基本任務，也是檔案管理工作的目的。檔案管理工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案管理得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的管理相對集中，不致因檔案的分散管理而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案管理工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管理工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

（2）嚴格執行《保密法》。要貫徹落實《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門要改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務創造條件。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。 [科]