淺析檔案管理現代化的幾點思考

唐嘉莉

【摘要】隨著現代數字化技術和網絡技術的普及推廣，改變了檔案本身的一些形式。首先，在數字化的沖擊下，檔案本身的形式由原先文本檔案轉變為依賴機器識別的電子檔案。其次，檔案管理模式也發生轉變，從傳統手工模式發展到單機數據管理模式，再到網絡信息管理模式，最后到現在的知識管理模式。同時，管理流程、手段等也發生了相應的變化。伴隨著管理模式的不斷變化，以前手工的文本檔案管理流程已經不能適應現代化管理的需要，必須與時俱進，針對電子檔案管理特點進行相應調整。本文總結目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。

【關鍵詞】檔案管理現代化；數字化技術；網絡技術

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）04-133-02

一、檔案管理現代化存在的問題

（一）檔案現代化化專業人才匱乏

檔案要實行現代化管理，人的因素起到關鍵作用。大多數檔案管理人員對傳統檔案的管理理論、原則、方法和技術己熟門熟路，而對現代化管理的管理理念和手段只有淺薄的認識，這已是一個普遍存在的問題。目前各檔案管理人員往往都是專業背景，熟知程序，能熟練操作計算機，但是對檔案管理沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，對檔案現代化化缺乏必要的認識，認為檔案現代化離自己還比較遠，認為檔案現代化只是技術部門的事情等。另外，更不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等知識。

（二）檔案數據安全存在風險

在檔案現代化建設中，其安全風險主要是兩個方面，一個是檔案管理系統的安全問題，二是網絡安全問題。數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，而這樣并不能長遠、全面地保障數據安全。另外，從的防范能力來講，在易被攻擊的網絡環境下，數據庫系統本身保護方案無法確保實時安全依靠技術不能有效防止各種攻擊破壞行為，這也是風險所在。網絡的不安全性己成為制約信息化網絡化發展的最大障礙。網絡上的任何節點和站點，都有可能遭遇攻擊。網絡技術的不斷被發展，伴隨著網絡安全風險越顯突出。

（三）硬件設施配置不到位、不合理

檔案的基礎設施是實施現代化管理的物質基礎，就好比是高級轎車行走在鄉村道路上一樣，路與車之間的不匹配，導致車輛的良好性能無法發揮，配置基礎設施就像是修建高速公路一樣，傳統的實體檔案管理模式使得一些單位決策者認為檔案管理就是將各階段的紙質文件材料收集起來集中保管，采用計算機實現簡單的檢索，根本不予考慮檔案管理系統所需要的服務器、掃描儀等信息處理設備。另一部分單位認為實施檔案現代化管理的預期效益低，巨大的投資在短期內無法獲得回報，使得現代化管理遲遲無法提上日程。建設和完善檔案信息網絡更是遙遙無期。

另一方面，一些單位將有限的建設經費集中投入到低性價比的設備設施上。一些決策者盲目強調設備設施更新換代快，配置技術裝備應一步到位，過度配置了一些不符合實際需要的設備。忽視了硬件軟件配置與利用能力之間的匹配平衡；忽視了技術的成熟程度和設備壽命的有限性，設備設施在有效生命周期內利用率低下，從而造成巨大的資源浪費。

二、實施檔案管理現代化的方式

（一）提高檔案管理人員業務水平

現代化的檔案管理對工作人員提出了更高的要求，作為現代化的檔案管理人員，需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的管理水平和技術水平。因此，根據目前的現狀，必須要提高其檔案業務水平。檔案部門的工作人員不僅要高理論水平如文化知識和檔案意識、管理觀念，還要提高業務能力。只有這樣檔案的管理效率才會大幅提高。單位領導應該重視檔案工作，定期為員工安排繼續深造的機會，才能滿足現代化的社會對檔案發展的新需求。作為檔案部門，應定期對員工進行檔案管理方面的知識培訓，講述最新的管理理念和方法，提高員工的管理理念和意識，更好的支持和配合檔案部門工作。檔案部門可通過參加本省市的檔案局的各類培訓、業界間的互相交流、對相關部門人員進行業務指導和知識普及等多種方式提高檔案工作人員的業務水平。可采取會議、座談、一起培訓等多種方式進行，有利于檔案管理工作的順利展開，節省時間、提高工作效率。

（二）構建全面的現代化管理安全保障體系

信息保障體系的構建要從建章立制、技術水平、人員素質等方面進行支持，構建覆蓋范圍廣的全網防護體系，安全意識的強弱也是主要影響因素，采用各種保護技術與管理手段，保障網絡的安全安全、系統安全及其應用安全。來實現對現代化檔案信息的安全管理

首先要重視檔案內容、載體的安全，針對涉密檔案要對操作人員的資格進行審查，按照不同職位賦予相應的權限等級，并且對操作日志進行后臺記錄；其次要加強機房、計算機及其相關設備、設施（如網絡外設）及運行環境的安全防護，如電磁屏蔽、內外網物理隔離等，從而加強檔案信息系統的安全使用。最后要加強檔案操作人員的保密教育，并制定嚴格的保密制度，強化落實，責任到人，從而提高人員的保密意識。

（三）基礎設施投入要注重效益、以“軟”定“硬”

購置信息化設備必須大量的資金投入，單位要對實施檔案信息化管理投入專項建設經費，列入單位辦公自動化系統建設計劃，給予必要的資金支持。在年度財務預算中充分考慮此項支出。建設過程中要處理好不同階段的承上啟下關系，充分論證可行性，有計劃、分步驟地推進檔案信息化進程，配置檔案信息化建設所必需的軟、硬件配套設施，為后期工作打下堅實基礎。

信息化設備設施的有效技術壽命只有3～5年，超過這一年限后，將被淘汰或需要更新改造。在其有效生命周期內如果不能獲得充分的“效益”回報，則不應投入，否則，效益周期過后將面臨設備升級或淘汰更新所需的二次投入，最終導致效益低下，浪費將十分驚人。

硬件設備因“有形”，易于看到投資效果和展示建設成效而為人所重視，事實上，硬件環境只是軟件運行的技術平臺而已，一方面，設備設施配置要著力于當前需要，推后再購置非急需的設備、設施。由于技術更新換代速度快，信息化設備的性價比會隨著技術成熟度呈逐年倍增而提高，為日后擴展功能留下足夠空間，以更低廉的代價、采用更先進的技術、以更簡便的方式來實現。另一方面，在自身財力狀況允許的基礎上，配備適用的、高性價比的設施、設備，而不必一味追求高級、新穎。許多采用最新技術的裝備價格是成熟產品價格的數倍，而由于不夠成熟而未成為主流裝備，其技術生命未必能延長多久。因此，追求裝備的技術先進和功能完備是檔案信息化建設之大忌。當然，也不可貪圖便宜購買低檔次的或近平淘汰的設備，這些設備極短的技術壽命所造成的浪贊更大。與此同時，要提高已有設備設施的利用率。一些基礎使用需求，一般的設備設施是可以滿足的。

三、結語

綜上所述，在新的經濟和科技形式下，推進檔案管理的現代化是必然趨勢。現代化的檔案管理，不僅能加強檔案管理的效率和作用，更能拓展檔案管理的服務領域，為我國現代化的發展帶來更有多的經濟和社會效益。目前我國現代化的檔案管理模式還不成熟，在運行過程中還存在著各種各樣的問題。所以我們要運用合理的方法，通過人才培養、設備的引進等方式，加強檔案管理的現代化水平。