高校檔案管理“失范”問題分析與應對措施

李海濤

摘要：高校檔案管理“失范”表現為“失重、失衡、失迷、失控”，其后果是：影響大學文化建設，阻礙高校核心競爭力的提升;影響檔案為學校中心工作服務的作用的發揮，延緩學校整體發展步伐;影響學校歷史檔案的完整性，對歷史和后人失責。對策是：加強檔案法制教育和宣傳工作;健全高校內部檔案管理體制和機制;在大學文化建設中推動檔案工作發展;拓展檔案工作職能，加強“兩個體系”建設;強化隊伍建設，促使全校檔案管理網絡化。

關鍵詞：高校檔案管理;失范;措施

一、高校檔案管理“失范”現象

“失范”的意思就是“失之于規范”。檔案的特殊性與管理檔案工作的規律性要求了檔案管理工作必須在規范有序的環境中進行。這也是保證我國檔案工作能夠穩健發展的重要前提之一。但是目前很多高校都存在著一定的檔案“失范”現象，具體有以下幾種表現：

1.失重。這里主要指的是高校沒有對檔案工作加以重視，對檔案管理機構投入的經費少，很多基礎性設施都沒有到位，沒有投入相對應的人力、物力、財力等進行維護。因此造成檔案管理機制不健全，管理團隊少，專業技能薄弱等問題。使得檔案管理工作失去了應用的價值與效益。

2.失衡。檔案管理工作沒有達到相應的檔案法規方面的要求，導致檔案管理工作處在失衡狀態。在一個學校的管理建設中，任何一個環節的失衡都會對學校的管理體制造成一定的影響，這不是表示要將檔案管理等同于其他人才培養、科學建設等中心工作一樣，做到一碗水端平的概念，而是要把檔案管理工作與其他管理工作同步發展。學校要根據自身的實際情況給予檔案管理工作相應的位置，加強對檔案管理工作的認識。

3.失密。檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，也是學校實現教育目標的客觀條件。但是由于作基礎差、發展慢，無法及時地跟隨學校發展的步伐，導致檔案管理工作一直停滯不前，很多管理職能也得不到充分的發揮，在收發材料方面經常處于被動狀態，數字化管理利用率低，主動開發利用的資源少，降低了檔案的文化價值和原始價值。

二、高校檔案管理“失范”的影響

（一）影響大學文化建設，進而影響高校核心競爭力的提升

檔案的文化屬性是高校競爭的核心力量。它作為文化的載體承載著我們人類文明的歷史進程，它是大學文化建設的基礎，失去它將對高校事業的發展造成重大的影響，高校競爭的核心力就是人才的競爭力，檔案管理工作是文化建設的關鍵部分，從系統性的分析上不難看出，檔案管理工作一直在潛移默化的影響著高校的可持續發展道路。

（二）影響檔案為學校中心工作服務的作用的發揮，延緩學校整體發展步伐

檔案管理一旦“失效”，學生就不會主動的去利用檔案的價值，如此一來，檔案在高校管理中的作用也就無法得到發展，并且隨著如今信息化時代的來臨給檔案管理技術帶來了新的挑戰與機遇，如果檔案工作仍然保持傳統的管理模式勢必會影響整個學校的管理工作無法順利展開，直接影響學校的發展進程。

三、高校檔案管理“失范”的對策

1.加強檔案法制教育和檔案宣傳工作。各高校要形成“以法治檔”的管理意識，加強對檔案管理工作的宣傳力度。把檔案管理工作納入相關的工作計劃中，部署各項方針政策，并且落實到實處，尤其要在學校的“十二五”規劃中逐漸解決高校檔案工作的基礎設施問題。

2.健全高校內部檔案管理體制和機制。在高校中建立相對比較獨立的檔案管理機構，構建全校的檔案管理信息網絡，實行“分層分級。定崗定責”制度，在管理中明確檔案工作的職能要求，理順學校各部門與檔案管理之間的各項工作需要，投入一定的人力、無力、財力等，建立檔案管理工作的保障機制，進一步提高檔案管理工作，為高校建設提供更好的服務與效率。

3.在大學文化建設中推動檔案工作發展。在大學文化中對歷史文化進行積極的開發利用，把檔案管理工作與學校的文化建設結合起來，在學校的文化建設中多方面的展現歷史文化的內涵。加大對學校文化建設的投入力量，增加對檔案管理的保障工作，改善檔案管理的基礎性設施，調動檔案管理人員的積極性，從而使檔案工作保持活力，獲得良好的發展動力

4.開拓檔案工作職能，加強“兩個體系”建設。檔案管理部門必須對資源管理的建設，改變傳統的工作觀念，創新檔案管理工作的新模式，不斷拓展檔案管理的工作內容，將單純的紙質保管轉變為數字化信息保管，將收集中單一的接受材料轉為征集與接受并重，將檔案的普通提供利用轉向主動開發利用，在編寫研究中由單一的對材料進行編寫轉向資料與研究并重的過程，逐漸開發檔案管理建設中特色性，利用其蘊含的文化資源積極創造新的文化景象。

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