企業檔案管理如何獲得政府支持

楊明青

【摘要】在企業經營管理過程中，檔案管理是企業經營管理工作的重要組成部分，做好檔案管理對提高企業的經營效果具有重要作用。同時，企業檔案的完整性和有效性，也對政府獲得有效的經濟數據有著重要作用。但是從企業檔案管理工作的實際開展來看，企業檔案管理還存在一定的問題和困難，要想提高檔案管理質量，除了要做好企業內部管理之外，還要加強與政府溝通，爭取獲得政府的有力支持。因此，企業檔案管理應明確管理原則，并獲得政府支持，滿足檔案管理的實際需要。

【關鍵詞】企業檔案管理；有效性；政府支持

中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-248-02

一、前言

對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

二、企業檔案管理應加強與政府職能部門的溝通

企業在檔案管理中，除了涉及企業核心機密的檔案，其他的檔案資料管理都應納入到政府檔案管理體系中。基于企業檔案管理的實際需要，加強與政府職能部門的溝通，是做好企業檔案管理質量的關鍵。為此，企業在檔案管理中要想獲得政府的支持，就要加強與政府職能部門的溝通，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應與政府檔案管理部門建立聯系

由于企業檔案中的絕大部分檔案資料在管理過程中需要納入到政府檔案管理體系中，所以企業在檔案管理中，應與政府檔案管理部門建立聯系，并建立良好的溝通，使政府檔案管理部門能夠掌握企業檔案資料信息，進而為后續管理提供有力幫助。

（二）企業檔案管理應掌握政府檔案管理流程

考慮到企業外部檔案需要納入到政府檔案管理的特點，企業在檔案管理中應掌握政府檔案管理流程，便于在實際檔案管理中積極配合政府主管部門做好企業檔案信息的整理和管理，達到進一步完善企業檔案管理工作和提高檔案管理質量的目的。因此，掌握政府檔案管理流程是爭取政府支持的關鍵。

（三）企業檔案管理行為應受政府的主管部門監管

基于企業檔案的特殊性，以及企業檔案管理的重要性，企業檔案管理行為必須受到政府主管部門的監管，只有保證這一點，才能提高企業檔案管理的有效性。因此，企業在檔案管理中應加強與政府的主管部門的溝通，積極將檔案管理行為納入到主管部門監管之下。

三、企業檔案管理應做好檔案資料的分類

在企業檔案管理中，要想獲得政府的支持，就要根據政府檔案管理規定，對企業的檔案資料進行合理分類，使企業中合格的檔案資料都能夠納入到政府檔案管理體系中，提高企業檔案管理的實效性。為此，做好檔案資料的分類，是企業檔案管理獲得政府支持的重要措施，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對檔案資料進行準確分類

企業在檔案管理中，外部檔案納入到政府檔案管理體系中是十分必要的。為了實現這一功能，企業在檔案管理中應對檔案資料進行準確分類，并根據政府檔案管理規定進行分類，使企業歸檔資料能夠滿足政府檔案管理要求，進而獲得政府在檔案管理工作中的一系列支持。

（二）企業檔案管理應把握檔案資料分類原則

為了更好的滿足企業檔案管理需要，在企業檔案管理中，應根據政府檔案管理要求，把握檔案資料分類原則，將符合政府檔案管理要求的所有檔案都納入到政府檔案管理體系中，其中檔案資料的分類應把握針對性、全面性和合理性原則，保證檔案資料的分類達到預期目標。

（三）企業檔案管理應合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案

考慮到企業經營管理的特殊性，在檔案管理過程中，企業內部檔案由于涉及企業機密，通常都是由企業自己的檔案管理部門保管。外部檔案由于不涉及機密信息，可以交由政府檔案管理部門進行統一管理。在這一過程中，合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案是十分重要的。

四、企業檔案管理應引入政府管理機制

考慮到企業檔案管理的特殊性以及檔案管理的現實需求，政府的支持對提高企業檔案管理質量具有重要的促進作用。基于這一現實需求，企業在檔案管理過程中要想獲得政府支持，就要積極引入政府管理機制，保證企業檔案管理取得實效，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對政府管理職能有正確認識

企業在檔案管理中能否獲得政府支持，關鍵在于企業檔案管理能否對政府管理職能有正確認識。通過對政府檔案管理職能的了解，企業的檔案管理將會獲得有力支持，無論是在檔案管理有效性還是檔案管理的全面性上都能滿足實際需要。因此，加強對政府管理職能的認識很重要。

（二）企業檔案管理應根據實際需要引入政府管理機制

基于政府檔案管理的專業性，企業要想獲得政府在檔案管理上的支持，就要根據實際需要引起政府管理機制，保證企業檔案管理能夠在管理機制上更加完善，并達到預期要求，提高企業檔案管理的實效性，滿足企業檔案管理的實際需要，促進企業檔案管理的發展。

（三）企業檔案管理應執行政府檔案管理制度

在企業檔案中有一部分檔案不能轉入政府檔案管理體系，但是為了提高檔案管理的整體效果，并保證檔案管理的專業性，在企業內部檔案管理中也應執行政府檔案管理制度，保證企業內部檔案管理取得積極效果，滿足企業檔案管理的實際需求。因此，執行政府檔案管理制度是一種重要的管理方式。

五、企業檔案管理應根據政府要求進行保管和存放

在企業檔案管理中，有些企業缺乏專業的檔案保管場所，對于一些重要檔案的管理，企業自己租用場地進行保管和存放的成本相對較高。基于這一現狀，企業檔案管理部門應積極與政府相關部門溝通，獲得政府在此方面的支持。具體應做好以下幾個方面工作：

（一）企業檔案管理應與政府主管部門溝通，積極協調檔案保管場所

企業在檔案管理中，要想降低檔案保管成本并提高檔案保管的整體效果，就要在獲取政府支持的過程中，積極與政府主管部門溝通，利用政府的公共檔案管理場所實現企業檔案的保管和存放，滿足企業檔案管理的實際需要，達到提高企業檔案管理效果的目的。

（二）企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放

在政府檔案管理要求下，檔案資料應進行統一保管和存放，這不但是為了提高檔案管理效果和降低檔案管理成本，同時也是推動企業檔案管理方式的轉變和改革。因此，企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放，滿足檔案管理需要。

（三）企業檔案管理應加強與政府溝通，獲得政府的場地支持

在企業檔案管理中，檔案保管和存放場所十分關鍵。基于企業現有資源的薄弱性，企業在檔案管理中應加強與政府溝通，并努力獲得政府在場地上的支持，達到利用政府場地服務企業檔案管理的目的。

六、結論

通過本文的分析可知，對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

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