實施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實完整

王義江

摘要：隨著科技的進一步發展，電子檔案技術得到廣泛利用，并逐漸呈現出取代紙質檔案的趨勢。在這種社會背景下，為了更好的保證電子檔案文件管理工作能夠安全、有效、科學的開展，檔案部門在明確電子文件內涵的前提下，指出了電子文件檔案管理工作要點。這里我們就與之相關的內容進行簡單探討。

關鍵詞：電子文件；有效管理；檔案

近年來，隨著社會經濟的發展，檔案事業也取得突出成績，以電子檔案為主的檔案工作新思路、新方式逐漸被人們認可。面對不斷增多的電子檔案文件，如何才能在管理中更好的對這些檔案資源進行收集、歸類、歸檔已成為當今檔案部門工作重點。這里我們就具體電子文件的管理職責、原則做詳細分析，并得出了下面結論。

1、電子文件含義

伴隨信息技術的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統的紙質文件、檔案一樣，都是非常重要的信息資源和珍貴財富。《電子文件歸檔與管理規范》CGB/T188942002）中對電子文件的界定是：電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

從上述電子文件檔案含義中我們得知，在目前工作中，不管是辦公自動化系統中產生的各類文件，還是用各種智能電器拍攝的視頻、音頻以及照片文件，他們都隸屬與電子文件，同時這一文件還包含了計算機在運行中所發出的指令、運行環境記錄等內容。

2、明確電子文件的管理職責

目前，隨著電子文件數量的不斷增多，要想合理開展電子檔案工作，就必須要明確電子文件的管理職責，確保電子檔案的真實性、完整性與有效性，通過電子文件管理部門與檔案形成部門、收集部門之間的良好合作以及協調方式開展工作，并正確的劃分每一個部門需要擔負的檔案管理職責，具體的工作重點包含以下方面：

2.1檔案行政管理部門的工作職責

行政部門檔案管理工作是國家對檔案事業發展的大力支持，在具體管理工作中深刻引入信息化技術，且同信息化管理部門溝通交流，讓本區域的電子文檔在信息傳輸的每一個過程都得到科學管理與監督。由于當前我國電子檔案管理模式出現時間不長，各項工作都處于摸索階段，受經驗不成熟、制度不完善等因素的影響，使得電子檔案管理工作中難免會產生一定的問題。因此，在具體管理中我們需要引入新技術對檔案管理方式進行優化，從技術、理念等方面提高管理效率，強化檔案工作質量。

2.2電子文件行政單位的工作職責

電子文件是一個系統、綜合的內容，它的管理屬于全過程管理體制，從檔案系統的設計、檔案的收集到檔案的歸檔，是一個系統過程，它的全過程涉及到檔案部門、信息部門等多個不同部門，它在具體管理中不僅要各單位相互協調，而且要各單位都做好自身職責，制定科學的管理規范，從而確保檔案管理工作的正常開展。

2.2.1檔案部門

由于電子文件本身是一種新技術、新產品，其管理方法和模式都處于摸索階段，這就要求檔案部門在工作中不斷加大管理力度，并且科學、合理的引入信息技術，讓檔案部門的工作同信息技術、計算機技術形成一個有機整體，建立一個科學、合理的電子檔案文件管理制度。在該部門的工作中，整個工作內容包含了電子歸檔要求、電子文件的管理期限、檔案形式等。同時，在管理中還需要強化本單位與社會之間的聯系，確保檔案管理系統能滿足時代發展、行業進步的需求。

2.2.2信息化工作部門的職責

實現電子文件的真實性、完整性、安全性、有效性和科學性是當今檔案管理工作的核心內容，也是不斷引入各種新技術、新方法對檔案管理策略進行優化的主要手段。在具體的管理中，整個工作內容包含了檔案部門與系統開發單位的交流與溝通，由系統開發單位根據檔案管理部門對檔案管理工作提出的要求進行設計，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份；在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。

2.3電子文件形成部門的職責

電子文件形成部門在實際工作中，必須嚴格按照本單位檔案部門的規定要求，要對電子文件的積累、歸檔等工作進行完成。

實際上，電子文件有效管理工作并不是一個人、也不是一個部門就能夠做好的，這需要每一個相關部門的參與，只有真正意識到電子文件管理工作的重要性，積極主動的參與進來，才會為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎。

3.明確電子文件的管理原則

檔案部門對電子文件要實行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實、完整、安全、有效，并對電子文件實行全過程管理，確保電子文件歸檔的質量”這一管理原則。

電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。即不論電子文件是由業務部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內容和相應的元數據、背景信息都要與剛辦結時的情況完全一致（管理時形成的新的元數據和背景信息除外），內容上沒有被非法修改，形式上也沒有發生改變。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎。

電子文件的完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內容全部信息及相關元數據、背景信息。

電子文件的有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。

所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運行過程中，對系統安全和自身數據安全的一個過程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個方面：首先，電子文件的修改十分簡便，并不會留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網絡環境生存的，而在當前復雜的網絡環境中，很容易發生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發生文件丟失、篡改等情況。最后，因為身份認定技術水平較低，還無法對操作者身份進行準確的認定，致使電子文件合法操作者很難對權限進行有效控制。因此，上述這些問題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國當前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點問題。

4.結束語

綜上所述，可以得知，只有加強做好電子文件管理工作，才能充分保障電子歸檔工作的有效開展，確保電子檔案信息的真實、完整。

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