淺談工程檔案的管理的方法

郭秀玲

【摘要】隨著我國城市建設的急速發展，城市規模日趨加大，工程檔案工作也顯得尤為重要，它是加快城市現代化進程，發揮城市中心作用和多種服務功能，促進城市經濟發展的必要條件之一。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子，工程檔案管理的好壞直接影響到工程的質量。本文對工程檔案定義的內涵，工程檔案的作用，以及工程檔案的管理方面做了較為詳細的闡述。

【關鍵詞】工程檔案；管理；方法

當前工程檔案管理工作已經與人們的生活緊密相關。現實生活中的人們離不開水、電、氣、通風、交通、住房、綠化、環境等，而在這些設施項目的工程建設過程中形成的檔案完整、準確與否，會直接影響著人們的正常生活。同時。工程檔案對防范自然災害的破壞，及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害，減少損失的重要手段之一，因此，做好工程檔案管理工作非常必要。

一、工程檔案定義的內涵

工程檔案是在工程建設活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。工程檔案來源于建設工程文件，建設工程文件是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件：即開工以前，在建設項目立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件；監理文件：即監理單位在工程勘察、設計、施工等監理過程中形成的文件；施工文件：即施工單位在工程施工過程中的形成的文件；竣工驗收文件，即建設工程竣工驗收活動中形成的文件；竣工圖：即工程竣工驗收后，真實反映建設工程施工結果的圖樣。工程檔案具有十分重要的保存價值，工程建設產生的工程文件可根據對本工程和城市建設所具有的憑證價值、依據價值、參考價值等進行分析，凡具有保存價值的均應整理、歸檔，并且對工程文件的價值進行初步鑒定，確定保存年限，對有保存價值的工程文件整理后安全保管。

二、工程檔案的作用

工程檔案是工程建設的辛勤結晶，是可以看得見，摸得著的建筑實體的真實寫照，也是工程建設過程中產生的一項科技信息類技術成果。它與建筑實體具有同等的實用價值，工程檔案可以對以后城市規劃、設計、管理發揮作用，對工程的維修、改建、擴建、恢復等工作提供真實的依據。隨著工程建設時間的推移，熟知工程建設情況的人會逐漸減少，比如，當工程要改、擴建，首要的以工程的設計文件為基礎，如基礎設計，結構設計等基本技術數據為改、擴建工程設計的基礎。當工程意外破壞、拆除等，要恢復重建時，工程檔案是唯一可靠依據，工程檔案是為本工程管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據，是一項最重要的作用。

三、提高工程檔案管理的方法

1.增強思想意識。一切工作的根源在于改變思想，端正態度，長期以來，檔案管理意識不強，領導和基層管理人員，意識淡薄，對檔案宣傳力度不強，工程隊伍流動性大，人員不穩定，沒有檔案專職人員，使檔案資料管理無序，資料流向不清，工程及各建設部門缺乏相互溝通交流，檔案職責不落實，往往是重建設，輕管理，在工程完工時，才開始應付整理，為此，應該進一步加強檔案管理的法制教育工作.

2.配備專業技術人才。人才需求和配備問題是工程檔案事業發展中非常現實，非常重要的一個問題，實踐證明哪里配備相當的專業工程技術人員，哪里的工作就開展得有聲有色，做一個合格的工程檔案管理員應具備以下幾方面素質：

（1）工程檔案人員的政治素質：堅持四項基本原則，堅持實事求是，熱愛檔案工作。

（2）具有高度的法律意識：要人人知曉工程檔案的法律法規，使大家都懂得以法治檔，依法辦事，每個參建人員都應在法律法規的規范下，完成自己承擔的工作。

（3）工程檔案人員的專業知識一方面，工程檔案內容廣泛，專業性強，檔案人員必須熟悉檔案管理各項工作的原則和方法，更要了解規劃、土建工程及水、電、設備安裝、圖紙會審、工程質量檢驗等知識，從這個意義上講，工程檔案工作需要的不是精通某一專業的“專才”，而應是知識面廣，思想活躍，工作能力強的“全才”。另一方面，要對專業人員進行定期崗位培訓，崗位必備的知識為：了解城市建設法規和檔案管理法規與技術標準：熟悉檔案與城建檔案的基本知識，以及工程檔案的知識；熟悉計算機應用知識；掌握城建檔案管理的工作程序；通過崗位培訓，使檔案管理人員具有制定工作計劃，組織實施檔案業務管理的能力，處理業務和有關部門協調能力，應用自如的操作計算機能力，有效的提高工作效率和經濟效益。

3.嚴格執行工程檔案與工程竣工同步進行，確保工程檔案的完整性。工程檔案是工程質量檢驗的重要依據和憑證，尤其是工程質量事故檢測的依據，工程施工時應按施工圖施工，從施工記錄、施工實驗記錄，建設材料的選擇，工程檢查驗收，質量評定等方面予以體現。工程文件、竣工圖便是施工質量的真實記錄，當然這也是審定工程質量，判斷工程事故的依據。在工程竣工驗收時，一定要嚴格審核工程檔案的內容是否齊全真實，是否有缺、漏現象，是否按規范要求進行歸檔。如果發現問題及時解決，認真貫徹執行有關法規，把好竣工驗收關，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步，移交合格的由建設部門發放合格證，不按規定移交檔案的，不發放合格證，不得交付使用，不得申報優質工程和其他獎勵，從而達到工程檔案的完整、準確、系統，由于工程檔案不準不全，造成各種事故原因無法查清，使工程管理難以到位，給人們的生產、生活帶來了不便和嚴重的經濟損失，因此，工程檔案的完整性，應引起人們普遍重視和關注。

4.做好工程檔案開發利用。工程檔案工作的根本目的是為城市建設和經濟發展提供服務，充分發揮工程檔案社會效益和經濟效益但是只有等到充分的開發利用，只有同城市建設的利用需要結合起來，才能發揮其客觀存在的價值。對收集來的工程檔案，如果只反它們堆積起來，放在庫房里，鎖在柜子里，使檔案處于“靜止”狀態，它的價值再大也發揮不出來。為了使檔案從靜止狀態進入運動狀態，為使檔案客觀存在的價值充分發揮出來，必須通過利用工作。

5.健全工程檔案管理網絡。在建設初期應把參與建設的各單位組織起來，建立工程檔案編報工作網，工程檔案主管部門隨時掌握工程進度和工程檔案編制情況，及時解決遇到的技術問題和協調問題，編報網絡可組織開展一些有益活動，召開經驗交流會等，加強聯系取長補短。

6.加強對工程檔案工作的監督檢查。城建檔案管理機構要建立健全組織檢查機構，配備人員，組織監督，檢查，按程序辦，認真負責對那些不按規定移交工程檔案的單位和主要負責人，應隨時提出意見和批評，限期改正，確實起到監督檢查的督促作用。因此，工程檔案是城市建設的歷史記錄，也是研究建設歷史的信息資源，城市建設不斷發展，建設理念不斷推陳出新，先進的設計思想，施工技術，管理方法均是工程檔案的重要組成部分，利用內容十分豐富的工程檔案這個科技成果，進行總結經驗，技術交流，能大大提高城市規劃，設計，施工，管理水平。

工程檔案與工程質量之間有著密切的關系，工程檔案是工程質量的依據，工程質量離不開工程檔案，二者相互依存。工程檔案管理要把工程檔案的質量視為工程質量管理同等重要來抓，搞好建設工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設工程檔案的質量，在促進企業自身現代化管理的同時，更好地為社會主義經濟和發展服務。

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