秘書工作目前發展的形勢和任務

邵倩茹 朱家偉

【摘要】在社會發展中，秘書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。秘書在領導和員工中發揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖布置到基層中。現代信息技術手段的應用可以提高秘書的工作效率，減少工作負擔。

【關鍵詞】秘書工作；現代化辦公；綜合素質

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）04-047-01

目前我國的市場經濟體制改革不斷深化，隨之各行業也在不斷深化，秘書行業更是先行一步。新時期我國的秘書工作發生了很大的變化，不管是工作范圍和工作內容都發生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領導工作的服務和參謀功能越發增強。探討目前秘書工作的形勢和發展趨勢，對于做好秘書工作具有極大的促進作用。

一、明確秘書工作的領域

在社會發展中，秘書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。秘書的工作領域包括負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作等范疇。接聽電話、處理文案、撰寫會議通知、記錄會議紀要、處理日常信函、負責工作報告的撰寫、商務會談的安排、商務旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。秘書工作的領域是很大的，內容也是浩繁的。在這些領域中，秘書的核心工作就是圍繞領導和本部門的核心工作開展自己的工作。由此可見秘書的工作既有管理的內容也有服務的內容，既是管理者也是服務者和被管理者，秘書崗位的重要性由此可見一般。這一重要性也決定了對秘書自身素質的要求很高，具有中文基礎，具有本科以上學歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協調能力、財務知識的掌握能力、一定的外語基礎，思維能力強、反應能力強、語言能力強、文字能力強、溝通能力強、能夠利用現代化的辦公手段提高工作效率。對工作內容和工作的發展趨勢有一定的預見性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細致、處事謹慎的特點，善于自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

二、秘書工作的現狀分析

秘書工作是一個很龐大的群體，在各行各業中占有一定的比例，是市場需求旺盛的一類人群。隨著經濟的發展和繁榮，社會上對秘書職業的需求會更高，對秘書素質的要求也會更高，秘書會受到越來越高的重視。如今的秘書工作早已經改變了傳統意義上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是為領導做好參謀做好助手的內容。秘書的素質也提高了很多，在信息技術的手段應用上、語言交際上、政策水平上、外語能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時期的秘書工作不管是形式、內容等都發生了很大的變化，也使秘書工作發生了根本的變化。對于工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內容改變了，領域拓寬了，責任和風險也變大了。秘書的工作時間不固定，工作內容事無巨細都要親歷親為，浩繁的工作內容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會釀成大問題，這個風險是很大的。秘書在領導和員工中發揮著橋梁和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖布置到基層中。并且要時刻保持緊張的神經替領導過濾日常的重要工作。輔助領導工作而不是替代領導做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前秘書工作的主要現狀。

三、秘書工作的發展趨勢

好的秘書可以影響領導的工作效果。世界首富比爾·蓋茨的秘書露比就在其秘書生涯中發揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業發展的重要一員。秘書是躲在領導身后工作的人，默默無聞。但是優秀的秘書在工作中發揮的作用是無形而巨大的，不可低估的影響著領導的工作效率。因此新時期秘書工作的發展具有三大趨勢。

（一）工作責任更大

秘書的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閱中，要提醒領導工作內容的輕重緩急，幫助領導掌握工作的內容、日程、控制時間等。所以這樣的結構是秘書的工作責任變大，一些文件的處理過程中，如果不能及時和有效，那么可能會導致嚴重的后果。秘書要提醒領導哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是秘書要做的工作，因此責任變大是必須的。秘書要做好承擔一定責任的心理準備，必要的時候還有要替領導承擔責任。

（二）參謀職能的強化

目前的秘書行業是需求很大的一個領域，并且秘書的工作也專門化了。在國外秘書要有職業資格，接受專門的培訓。在我國對秘書人員綜合素質的要求也在逐步提高，并且秘書的工作分工會越來越細化，公文寫作以及文書處理，會務工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識等，都需要秘書具有較強的專業化能力。

（三）辦公現代化趨勢

計算機技術已經深入人們生活的各個角落，徹底改變了人們日常的工作和生活。秘書工作作為最前沿的工作領域，對現代化辦公手段、信息技術的應用等，都具有很高的要求。復印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發、微博管理，微信平臺的構建，電腦速記機應用等能力，都需要秘書做到爐火純青。現代信息技術手段的應用可以提高秘書的工作效率，減少工作負擔。所以未來的秘書工作對信息技術的依賴性會更高，對秘書應用信息技術手段的素質要求也會更高。

秘書的工作重要而隱蔽，處在幕后卻要付出實際努力。綜合素質的提高和工作能力的提高是做好秘書工作的前提。新時期的科學技術發展和工作內容的變化等，都發生了極大的變化。秘書要正確認知自己，擺正自己的位置，守規矩、不越權，保持高度緊張維護部門和領導的利益。具有全局意識，能高屋建瓴地對待工作問題和處理辦法，這是一個好秘書必備的素質。

參考文獻：

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