對檔案內容進行數字化管理的優勢性研究

劉小青

【摘要】經濟與科技的快速發展，使得社會管理模式也發生了翻天覆地的變化，在企業單位的檔案內容管理模式的變革中，傳統的物質式的檔案管理逐漸轉變為如今較為方便快捷的數字化檔案內容管理，通過電子信息技術在檔案內容管理中的廣泛應用，極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，全面提高了檔案內容的管理水平。本論文正是基于此，對檔案內容進行數字化管理的優勢進行研究分析，從企業檔案管理成本、檔案人員工作效率以及檔案信息開發等幾個方面展開研究，希望能為他人對檔案內容的數字化管理的了解提供一個參考。

【關鍵詞】檔案內容；管理；優勢

中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-059-01

計算機技術的發展為人類的工作與生產模式的改變是顛覆性的，而信息技術與互聯網知識的不斷深入與迅速普及，則讓企業單位的檔案管理模式步入了數字化的新時代，文字或圖像的信息處理技術促進了辦公自動化的進程。

一、檔案內容數字化管理的基本概述

（一）檔案內容數字化

檔案是企業單位開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業的核心信息資源與重要資產。而檔案內容數字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像、照片）、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案內容存儲形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

（二）檔案數字管理的內容

對檔案內容進行數字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內容數字化采取，把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機上網，利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。二是檔案內容數字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權，在檔案內容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸等多種方式。

二、檔案內容數字化管理的優勢

（一）縮減檔案內容管理的成本

在過去的傳統檔案內容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業科學管理的方針實施。而數字化檔案內容管理則使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。

（二）優化檔案內容管理的工作效率

檔案內容管理的工作在過去的傳統模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內容的收集過程中，傳統的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現檔案數字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。

其次，由于檔案內容數字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內容進行查閱，管理人員通過網絡系統進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內目錄、原文內容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內容的查閱過程也變得非常便捷，通過網絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調閱原文，原文直接打印。極大的優化了檔案內容管理的工作效率。

（三）加大了檔案內容的信息開發

在傳統的檔案內容管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現檔案內容數字化管理后，管理人員可以將各種檔案內容存儲在計算機硬盤中，電子檔案經過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發度。

三、總結

檔案內容數字化是數字檔案建設最基礎的工作，它極大的簡化了傳統檔案內容管理的繁瑣與成本付出，也優化了檔案管理工作的辦公效率，既減輕了檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等過程中的工作強度，也極大的開發了檔案信息存在的可能性，工作效率的提升能為企業減輕運轉成本，同時也較為完整地保存了實物檔案的價值。當在這些優勢為檔案內容管理帶來方便的同時，也需要注意數字化管理過程中計算機系統的良性運轉，以及數字檔案資料的備份，以及重要檔案的加密管理。希望本論文的研究能為企業檔案內容數字化管理通過借鑒參考。

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