檔案管理信息化分析

謝雪玲

摘要：檔案管理工作對當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟以及文化的發(fā)展有著重要的作用。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理信息化勢在必行。傳統(tǒng)的檔案管理模式將被退出市場。本文就檔案管理信息化的應(yīng)用方法進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；影響；注意問題；方法

前言

目前一些社會團體及國家機關(guān)都在改革，利用信息技術(shù)為檔案管理工作服務(wù)，創(chuàng)新檔案管理模式方面下足功夫。因此可以看出，政府對于檔案管理工作有了一定的重視力度。

一、信息技術(shù)在檔案管理工作的影響

（一）有利于檔案管理工作效率的提高

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，使其擺脫了重復(fù)勞動的工作模式。工作人員可以將原始數(shù)據(jù)輸入到計算機當(dāng)中去，這些數(shù)據(jù)在計算機系統(tǒng)中的存儲有利于其反復(fù)利用，也可以根據(jù)需求進行及時地加工與處理。計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使檔案資料可以實現(xiàn)有效共享，讓檔案資料的利用變得更加方便與快捷。檔案管理工作的信息化，大大提高了檔案資料的準確性，減少了因為人工操作而產(chǎn)生的錯誤，有利于提高檔案管理工作的整體效率。

（二）有利于檔案管理費用的減少

檔案管理工作的信息化，有利于檔案管理費用的減少。在檔案管理工作信息化的初期，使用者需要購買一些必要的計算機設(shè)備，需要進行一定量的投入。但是，從長遠角度來看，這些投入會具有更大的產(chǎn)出。對檔案管理工作效率的優(yōu)化，會使檔案管理工作的成本下降，在保證工作準確率的情況下大大節(jié)省了檔案管理的綜合費用。

（三）有利于檔案管理功能的豐富

信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，會使檔案管理工作的內(nèi)容得到充實。在實踐工作中，檔案中的數(shù)據(jù)可以根據(jù)實際變化進行及時地更新，檔案信息管理者也可以利用計算機的索引功能對檔案信息進行有效整理，使檔案資料使用者可以進行在線查詢，還可以針對需求產(chǎn)生科學(xué)的統(tǒng)計分析報告。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，這些功能都是無法實現(xiàn)的。因此，檔案管理工作的信息化，大大豐富了檔案管理的功能，使檔案資料的價值得到發(fā)揮。

二、檔案管理工作信息化需要注意問題

信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用，使檔案管理工作具有了新的發(fā)展動力。但是，在實際的使用過程中，仍然需要注意一些細節(jié)，不然會使信息化的優(yōu)勢發(fā)揮不充分。

（一）注意檔案管理信息化的安全性能

在計算機與網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的今天，計算機與網(wǎng)絡(luò)安全一直是社會關(guān)注的重點問題。在檔案管理工作信息化的過程中，檔案管理者需要采取必要的管理安全措施。管理者要保證只有經(jīng)過授權(quán)的使用者才能進入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。更要利用安全軟件的安裝來避免病毒對電腦的入侵與黑客對電腦的襲擊。檔案管理者需要及時進行檔案數(shù)據(jù)的更新與備份。采取安全措施的技術(shù)含量不高，主要是檔案管理者的工作態(tài)度。管理者要重視起防火墻軟件的使用，對各種防御軟件進行及時地更新。

（二）注意檔案數(shù)據(jù)的更新問題

在計算機檔案管理系統(tǒng)得到成功建立之后，檔案管理者需要關(guān)注數(shù)據(jù)的補充與更新問題。而數(shù)據(jù)更新或數(shù)字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數(shù)設(shè)置或操作工序等問題引起從模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換過程中檔案信息的不完整、不準確、不標準等風(fēng)險。

（三）注意檔案管理系統(tǒng)的兼容性與擴展性

檔案管理系統(tǒng)并不是獨立的，在不久的將來可能會在更大的范圍內(nèi)得到使用，也很有可能會與其它系統(tǒng)進行互聯(lián)。因此，對于檔案管理系統(tǒng)的軟件平臺、硬件平臺與網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，都要達到國際通用的規(guī)定與標準。只有這樣，計算機檔案管理系統(tǒng)的兼容性才能得到提高。而可擴展性，則是要保證系統(tǒng)可以在需要時進行功能的擴充與容量的擴大。

（四）保障應(yīng)用軟件的安全

采取防偷竊和生物識別身份認證措施。檔案管理信息系統(tǒng)安全運行主要取決于：是否是合法的用戶在合法的權(quán)限范圍內(nèi)執(zhí)行了合法的操作。對于合法用戶的越權(quán)與非法操作，應(yīng)從內(nèi)部安全管理、權(quán)限分配和數(shù)據(jù)加密方面加強監(jiān)管。

（五）病毒防范與治理

建立網(wǎng)絡(luò)化病毒防范體系，實現(xiàn)病毒庫的同步升級。病毒泛濫的根源在于病毒庫升級更新不及時、人員安全意識薄弱及操作不規(guī)范等，病毒防范和治理應(yīng)提高安全意識和操作規(guī)范性，防止病毒入侵導(dǎo)致泄密。

（六）注意檔案管理者水平的提高

檔案管理工作的信息化，對于檔案管理工作人員來講也是一個挑戰(zhàn)。檔案管理者的科學(xué)技術(shù)水平以及創(chuàng)新能力都需要進行提高，滿足檔案管理工作信息化的需求。信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合不僅提高了管理者視野的擴展，更考驗了其能力。管理者的客觀知識水平以及應(yīng)急處理能力，對于檔案資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果有著直接的影響。所以，檔案管理人才的培養(yǎng)需要具有時代性，讓檔案管理者進行提高，首先要提高其信息技術(shù)知識量與技術(shù)水平，其次則是要提高其科學(xué)技術(shù)應(yīng)用與創(chuàng)新能力。加強檔案信息化管理人才是檔案管理工作的重點。

三、信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用方法分析

（一）加強檔案信息化管理標準的建立

檔案管理工作的信息化，需要標準的要求。檔案信息的采集要具有標準，檔案信息的存儲要具有標準，信息的管理更要具有標準。因此，在檔案信息化管理實踐中，要加強檔案采集、存儲、管理、應(yīng)用標準的建立，利用網(wǎng)絡(luò)標準化來保證檔案信息化標準化的實施。檔案信息管理的標準建立是檔案信息化管理得以成功的重要基礎(chǔ)。為了促進檔案信息化管理工作的有效發(fā)展，相關(guān)行政部門需要制定科學(xué)的檔案信息化管理方法與管理辦法，從而使檔案信息管理行為得到規(guī)范。比如規(guī)定檔案目錄數(shù)據(jù)的交換方式，對檔案文件的通用格式進行規(guī)范，明確檔案軟件的功能要求等等。只有這樣，檔案管理信息化的發(fā)展才能越發(fā)健康。

（二）加強檔案信息化管理觀念的建立

要使檔案信息化管理得以實現(xiàn)，最重要的就是建立起檔案信息化管理的理念。首先，作為檔案信息管理者，需要建立起正確的檔案信息資源觀。在傳統(tǒng)的工作觀念中，檔案信息屬于文化資源，其主要價值是作為憑證來證明一些事情。但是，在當(dāng)代社會中，檔案信息也具有明顯的經(jīng)濟性，是一種重要的經(jīng)濟資料。其次，要建立檔案信息公開與開放的工作理論。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理者更加關(guān)注檔案信息的開發(fā)與利用，而沒有認識到檔案信息應(yīng)當(dāng)公開。在未來的檔案信息化管理工作中，需要加強檔案信息的公開與開放，制定明確的檔案信息開放政策。最后，檔案管理者還要建立起終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)足夠的檔案信息管理專業(yè)知識，提高自己的水平，敢于接受正確的專業(yè)培訓(xùn)。遇到難題要敢于自主解決，奠定良好的檔案管理信息化基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，創(chuàng)新是一個社會進步的必要動力，對于檔案管理工作的發(fā)展來講也是一樣，只有敢于創(chuàng)新，才能使檔案管理工作更加高效。檔案管理工作的信息化，是檔案管理工作創(chuàng)新的重要一步。筆者對檔案管理工作信息化的影響以及應(yīng)用過程中需要注意的問題進行了分析，并提出了幾點信息化在檔案管理工作中應(yīng)用的方法。希望檔案管理工作中建立起創(chuàng)新意識，明確新的檔案管理工作觀念，促進檔案管理工作信息化程度的提高，實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

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