辦公室人員如何提高公文寫作水平

黨政機關、企事業單位以及社會團體在從事公務活動過程中使用的各種文書均屬于公文的范疇，而鑒于公務文書還是黨政機關履行職能、實施領導以及處理公務所依循的一項具有法律效力的文件，故公文還同時具有領導、宣傳、聯系等諸多作用。作為機關公務人員，會寫公文當屬其必須具備的基本素養，倘若機關公務員不會寫公文，便好比農民不懂該如何種田，戰士不知該如何裝填炮彈。至于公文的制發，一切均需基于《黨政機關公文處理工作條例》中的相關規定，以此方能做到標準化、規范化制發，繼而維護公文的嚴肅與權威。

一、分清公文的種類和特點

因區域和單位的不同，加之在應用范圍上的差別，使得公文的文種亦呈現出明顯的多樣化特征。對此，針對公文的具體寫作，需明確的第一要務是要選擇適宜的公文文種。根據《黨政機關公文處理工作條例》，公文種類為13種，均有較為明確的使用范圍，倘若文種選擇不當，則容易導致公文主旨表達不清，繼而對公文的質量和效力產生較大影響。因此，辦公室人員在公文寫作中，需首先精準明確公文文種，當前，最常見的公文文種有諸如通知、請示、會議紀要及報告等。當然，不同的公文文種有其相應的要求與功用，唯有明確不同文種公文的語言風格及用詞等特點，方能做到準確運用寫作語言，并確保文種選擇的準確性。

二、明確寫作的要求和主旨

鑒于公文寫作的核心目標是為了解決機關某一項具體的事件或問題，故也決定了公文寫作通常具有較強的目的性。諸如報告一類的公文，“適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問”。該如何準確掌握并保證寫作的意圖得到充分、有效的表達，這便需要辦公室人員站在維護黨的領導、踐行黨的政策方針的高度，基于地方實際去表明思想和觀點，而不是將個人看法加諸在內，以此方能確保文稿的立場不偏并保證內容的真實準確。針對剛從業的辦公室人員，各方面經驗也有一定的欠缺，故為避免公文寫作出現詞不達意等狀況，辦公室人員需加強與職能部門、領導和同事的溝通交流，盡快熟悉并掌握核心重點工作，如實把握領導思路和工作要求，進而確保公文主旨表達的準確、有效。

唯有觀點正確且論據充分的公文，方能在說明問題同時為后續的解決問題提供思路及依據。倘若辦公室人員一味追求華麗的辭藻并過于注重公文的形式，反而導致觀點無法得到準確呈現。因此，寫好公文的關鍵，一是要確保材料真實，二是要保證對各種材料的恰當使用，三是要始終秉持實事求是的觀念。以此方能讓材料與觀點前后呼應，繼而為后續的分析提供理論方面的支撐。

三、注重材料的收集和分析

辦公室公文的寫作需與實踐相結合，方能撰寫出高質量的公文。當然這與辦事人員平日里的資料搜集亦有著極為密切的關系。正所謂“工作做前頭，功夫下平時”，因公文寫作的時間通常較為緊迫，辦公室人員唯有依靠平日里一點一滴的積累，著眼于本單位、本系統的職能，重點關注相關基礎信息和材料的搜集，到了具體的寫作過程方有“資源”可調用，從而可最大限度避免言之無物的情況發生。至于辦公室人員平時材料積累，主要的范圍應當集中在時事政治、各級領導講話、上級工作部署以及機關單位當前存在的主要問題之上，以上范圍的資料方能對公文的實際寫作過程提供有價值的參考，繼而確保在時間較為緊張的前提下亦能寫出高質量的公文。除此之外，還需加強對上級及同級之間來文的學習，熟悉公文的格式和行文規則，了解工作的最新部署和要求，特別是上級的規范性文件，要仔細研讀，認真落實到日常的公文文稿起草中。

四、理清寫作的思路和脈絡

工作的思路和脈絡決定了工作寫作的質量，在具體的行文過程中，以下三方關系的處理必須引起辦公室人員的足夠重視：一是內容與形式之間的管理。好的公文需具備好的內容，但形式也是不容忽視的重點。若能有好的表現形式，則公文內容亦能更好呈現，否則將導致公文整體顯得較為片面。二是深入與淺出的關系。文章有四大境界，分別為深入淺出，深入深出，淺入淺出，淺入深出。當然，最高境界當屬深入淺出，且該境界也是最難達到的。因此，公文若能達到此境界，必定能更好地說明問題。三是主動與被動之間的關系。公文的寫作既有“出招者”，便必然有“接招者”存在。而鑒于出招者與接招者各自有著不一樣的想法，故唯有加強兩者之間的溝通來促進彼此思想統一，方能寫出一篇令兩者皆滿意的公文。

五、學會使用公文慣用語句

辦公室人員的公文撰寫過程，為保證理想的公文質量便必然會涉及到大量公文慣用語的使用。這對辦公室人員的綜合素質而言無疑是一項挑戰，而要切實達到以上要求，不僅要具備良好的語言表達能力，更需能準確揣摩領導意圖。這亦是對辦公室人員的語言表達能力所提出的新要求，也需辦公室人員本身對公文的慣用語十分熟練，以此方能做到準確無誤的表達。至于所謂的公文慣用語，其是由眾多公文寫作中總結積累的“萬能用語”，甚至受到公文種類、公文主旨等方面的影響較小，因此可以降低辦公室人員的公文寫作難度，也能更為簡明地表達。諸如“敬請批復”“來函收悉”“特此函復”一類的公文慣用語，此類語言通常能較為準確、規范地表達領導想法，且具體的表述過程也不會顯得冗雜，這也是公文慣用語最大的應用優勢。

六、注重公文寫作練習

公文寫作練習是辦公室人員提升公文寫作水平最有效的途徑。尤其是對于剛剛接觸公文寫作的辦公室人員而言，可首先由請示、批復、會議紀要等一類小材料入手。基于此類公文通常有固定的格式，故具體的寫作過程僅需將基本事實表達清晰即可。主動加強寫作實踐，日常多寫“千字文”；做好“單項練習”，針對每一個公文文種，嘗試寫作并摸清特點；加強溝通交流，多請教寫作的“老師傅”“老法師”；注意推敲和琢磨，對自己起草的公文，特別是領導修改后的，要仔細琢磨，反復推敲，總結經驗方能快速提升。

總之，辦公室人員針對自身公文寫作能力的強化不可能一帆風順，且過程也不能一蹴而就，而是需要不斷學習與積累，方能逐步豐富自身經驗。因此，想要積極加強辦公室人員在公文寫作方面的能力，唯有進行“厚積薄發、筆耕不輟”的努力，沒有捷徑可走。