規范會計檔案管理的重要舉措

李旭

大慶市讓胡路區政府

摘要：會計是企業發展與建設的內部動力，而檔案是企業中必不可少的內部管理方式之一因此會計檔案在當前的工作中具有必不可少的作用，是企業中財務管理水平的直接體現，在當前的社會發展中，廣大的會計人員需要不斷提升自身的職業技能，不斷學習最新的會計檔案管理知識，這樣才能達到使企業發展的目的。基于這一原因，本文中重點論述了如何加強會計檔案的有效管理，從當前會計檔案管理中存在的問題出發，以此實現現代化的發展目標，希望通過本文的論述能夠為相關會計人員提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：會計檔案；管理；舉措

現代社會中企業的發展離不開對會計檔案的有效管理，這是為企業提供重要經濟參考的依據，在未來的建設中，企業的走向也需要會計檔案提供必要的數據支持，因此，無論是在企業中還是在其他行業中，都需要進一步加強會計檔案管理，使之形成更加規范化的發展。但是在當前的工作任務中，會計檔案管理仍然是一處薄弱的環節，其中所存在的不足之處足以影響到單位經濟的可持續發展，現代社會是不斷發展著的，所以新的會計檔案管理方式也是在不斷更新的，要想實現真正的變革，就要不斷學習，以滿足現代社會的發展需要。

一、會計檔案管理中存在的問題

就目前的形勢上看，會計檔案在管理的過程中還存在諸多的不足之處，一方面是因為保管方式的不規范引起的，在實際的工作中，每個企業或單位都要設置一個綜合檔案保管室，以保存重要的檔案，但是部分企業不具備這樣的條件，或是忽視了會計檔案管理的重要性，所以在保管的過程中沒有送入專門的保管室進行保管，這樣就帶來了一定的安全隱患，會計檔案極有可能出現丟失的情況；與此同時，沒有配備專門的檔案管理人員進行保管也是常見的問題之一，正是因為如此，才造成了單位對檔案管理工作的不到位，一些會計檔案隨意堆放在別處，企業領導的不重視，造成了檔案管理工作的舉步維艱，隨著會計檔案數量的越來愈多，這些問題的出現無疑造成了更加艱難的會計檔案管理。

另一方面，在會計檔案進行立卷的過程中，一些單位對會計憑證的裝訂不規范，在裝訂完成后也沒有進行封粘，正常情況下，在完成會計檔案的裝訂后，要將封口處粘貼牢固，并且還需要會計人員的簽章才算完成立卷，進而對其進行有效的保管，這一系列的過程都嚴格遵循了相應的檔案管理規范，但是在實際的工作中，會計人員并沒有按照這一程序辦事，存在一定的缺失，因而造成管理上的困難。還有些會計檔案在管理時沒有規范的整理相關資料，將資料分門別類的處理好，因此在查找時就會帶來一定的難度，或是在進行檔案移交的過程中，不按規矩辦事，事先進行清點，這樣所造成的最終后果就是一旦出現問題，雙方互相推卸責任，以至于會計檔案管理在管理上存在諸多的缺失。

二、解決會計檔案管理存在問題的措施

1、加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

2、規范會計檔案立卷裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

3、規范會計檔案保管已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

4、規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。

5、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

6、完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

7、在單位中對會計檔案進行實時監督具有重要的意義，這也是規范會計檔案管理的必經途徑，在每一環節中，會計檔案管理都需要按照規定的要求進行操作，例如在分類的過程中，就要將材料分門別類的處理好，這樣不但可以減輕后續的工作，同時也便于交接時的清點，避免出現差錯。同時在審查的過程中，通過進一步規范的監督，可以實現會計檔案管理更加規范化的發展。

三、結語

綜上所述，我國目前單位中的檔案管理還存在諸多的不足之處，需要單位負責人以及相關的職能部門共同監督，共同管理，以實現會計檔案得到有效管理的重要目標，基于這一情況，本文主要提出了幾點建議，希望能夠為今后的會計檔案管理提供一定的幫助，推動會計檔案的現代化建設。

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