醫院檔案管理信息化的含義與發展趨勢

徐振波

天津市黃河醫院

摘要：醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。在當前信息時代背景下，醫院檔案管理部門引進了較多信息化技術，這提高了檔案管理的水平，實現了檔案管理的信息化發展，有利于提高檔案管理的效率，還可以提高檔案資料的利用率。本文對醫院檔案管理信息化的含義進行了介紹，還對檔案管理信息化的發展趨勢進行了探討，希望對相關工作人員提供一定幫助。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；含義；發展趨勢

醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。社會在不斷的發展，科技也在不斷的進步，為了提高檔案管理的水平，檔案的管理人員引進了先進的管理理念，而且應用了較多的信息化技術，這有效提高了檔案管理的質量，提高了檔案管理人員的工作效率，而且降低了檔案管理存在的安全隱患，所以，醫院檔案管理信息化是檔案不斷發展的必然趨勢。

一、檔案管理信息化的含義

在醫院檔案管理工作中引進信息化的管理理念，可以大大提高檔案人員的工作效率。

檔案管理是一項系統的工作，其涉及的內容比較多，檔案館員需要做好檔案的收集與整理工作的同時，還要提高檔案資料的利用率，這樣才能充分發揮出檔案管理的效用價值。檔案管理信息化，其主要是指在檔案管理工作中合理應用信息化技術，針對檔案管理信息化中存在的問題，找到應對的措施。檔案管理信息化，還需要應用較多的設備，才可以保證檔案保管的安全性。檔案館員要利用計算機以及網絡技術對檔案管理系統進行優化，對檔案資料進行高效的收集與整理。

檔案信息化管理可以節省管理檔案的人力資源，利用先進的信息化技術，可以保證工作的效率，還可以保證檔案保存的安全性，在當前社會形式下，檔案管員需要加強學習，要學習先進的信息化技術，還要利用網絡加強信息的傳遞與交流，做好檔案信息化管理工作有著多種意義。首先，其可以實現文檔一體化的管理形式，可以促進檔案管理的信息化建設，其有利于提高檔案管員的綜合素質，可以加強對電子文件的利用。將電子文檔取代紙質文件后，可以保證檔案保存的時間，可以避免檔案出現破損等問題，延長了檔案的使用時間。其次，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

二、檔案信息化應遵循的原則

到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。因此，檔案信息化管理應遵循以下原則：

1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現室藏檔案信息化，一方面可以將室藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。

2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

三、檔案管理信息化的發展趨勢

1、趨勢分析

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

信息化條件下，檔案工作的載體對象發生了變化，使得傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過渡，檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發生了明顯的變化。信息化催生了新的檔案業務工作模式。在信息化環境中，電子文件的出現及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰，以往以載體管理為主線進行的業務活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調整，由此形成了一些新型的檔案業務活動，如各類檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件的長久保存管理、信息系統開發等業務活動，都體現出強烈的信息化特點。

2、檔案信息化將促進檔案工作標準規范體系的完善

信息化建設是一項涵蓋基礎設施、應用系統、信息資源、安全管理、標準規范和人才培養的系統性工程，檔案信息化也不例外。大量的經驗和教訓已經表明，檔案信息化需要尤其關注檔案業務的標準規范建設，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內容之一。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化技術建設的過程中結合當前社會技術發展措施進行綜合處理與應用是當前檔案信息化建設的關鍵，更是提高其管理中的主要方式。

3、檔案管理信息化需要建立健全維護的法規

應用信息化的檔案管理理念，需要建立健全的維護電子檔案安全的法規，要避免檔案的信息被篡改，還要保證電子檔案的完整性，要對管理制度進行完善。建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

4、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

四、結語

在醫院目標管理考核方案中，一般都沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。應用信息化技術，可以保證檔案管理的效率。但在檔案信息化管理中，如何能保證檔案保存與數據傳輸的安全性，一定程度上避免出現檔案丟失或者重要的信息被竊取等問題的發生，各醫院就要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。確保檔案管理的質量。

本文對醫院檔案管理中應用信息化技術進行了探討，希望能對醫院檔案的管理人員提供一定幫助，促進醫院檔案管理事業更好的發展。

參考文獻：

[1] 李娜.關于檔案管理創新與現代信息技術融合的研究[J].黑龍江科技信息.2011（11）

[2] 包秀麗.淺談21世紀圖書館檔案管理工作[J].黑龍江科技信息.2009（33）

[3] 王春梅.劉萍.高校檔案管理信息化建設的研究[J].甘肅科技.2009（07）

[4] 于恬.新時期高校檔案管理信息化道路的實現[J].濰坊學院學報.2011（03）