現代檔案整理理念、技術探析

鄭東明

[摘要]隨著科學技術的進步，我國的檔案管理形式實現了電子檔案管理，檔案管理的對象也不僅僅局限于實體檔案，檔案管理的方法也發生了極大的變化。文件是實體檔案管理和電子檔案管理共同來源，而電子檔案、實體檔案和其他形式的檔案的共性是文件與檔案兩者間的歷史聯系，現代檔案整理的理念和原則也是文件與檔案兩者間存在的歷史聯系。電子檔案整理形式在傳統檔案整理形式的基礎上衍生出多種的檔案整理技術，包括元數據檔案整理、非元數據檔案整理技術和虛擬檔案整理技術等，極大的促進檔案事業的繁榮。現本文就現代檔案整理理念和檔案整理的技術進行探究，僅供交流借鑒。

[關鍵詞]現代檔案；檔案整理；整理理念；整理技術

在檔案的形成過程中，對檔案進行必要的整理是極為重要的，能夠促進檔案管理水平和質量的提高，方便檔案的使用。在整理檔案的過程中，要運科學和合理的檔案管理理念來進行檔案的整理實踐工作，還要運用符合時代發展的檔案整理技術，及時的發現現代檔案整理工作中存在的問題，并采取有效的措施進行解決，使檔案整理的技術不斷的完善，繼而得到更好的發展和使用。對檔案形成過程起到優化作用的是檔案整理技術的完善，同時也能夠對保護檔案有一定的保障作用。

一、現代檔案整理理念

現代檔案整理既包括實體檔案整理，也包括電子檔案整理，他們的共性是文件和檔案的歷史聯系。而檔案之間的歷史聯系指的是在產生以及處理檔案文件時檔案文件之間形成的內部聯系，是檔案文件互相間所具有的聯系特征，并不是個體的，是檔案具有的本質屬性。檔案的歷史聯系是主觀和客觀之間的統一，在客觀方而，因為由文件轉化成檔案，因此檔案產生和形成的特點也即文件產生、形成的特點，在社會實踐中文件之間的歷史聯系會轉化為檔案之間的歷史聯系；在主觀方而，檔案之間的歷史聯系雖然是文件之間的歷史聯系轉化而來，但是又高于它，因此是對文件之間的歷史聯系的主觀反映和抽象。檔案和文件管理者只有在不斷的實踐中將檔案的生長特點和規律充分掌握，才能對檔案和文件形成更好的管理，然后將檔案之間的歷史與社會實踐之間的關系相對應，從而將社會實踐的原始而貌還原，而將檔案作為歷史和社會記憶本質功能充分發揮。

二、現代檔案整理技術探析

1、元數據檔案整理技術

現代檔案整理發展過程中，西方檔案界對檔案整理技術的突破和進步是在元數據檔案整理技術的提出之后，檔案整理技術中較為科學和先進的整理技術就是元數據檔案整理技術，生命周期理論是元數據檔案整理技術的前提和基礎，而文檔一體化使它的實踐前提和基礎，元數據檔案整理技術在現代的網絡環境下的核心是檔案元數據集。用剛剛出現的文件中心理論好闡文件生命周期理論，當時一種比較新的文件保管機構是文件中心理論，其人為檔案管理和文件管理是一個統一的系統，兩者相互間存在較大的聯系，兩者間的銜接工作和共組順序是通過相同的工作方法和工作制度來控制的。通過計算機網絡技術將文件轉化為電子檔案是元數據檔案整理技術的主要形式，但元數據檔案整理技術還不是我國檔案整理技術中的主要技術，因為受限于我國的檔案管理事業的發展現狀，科學技術的發展也對其有一定的束縛，加之元數據檔案整理技術的實踐背景和條件是較為特殊的，我國檔案數據管理的同意和完整也沒有實現。

2、非元數據檔案整理技術

不管是元數據的整理技術也好，還是非元數據的整理技術也好，這兩者都屬于現代檔案整理技術。受到一定的條件限制和特殊背景環境的限制，元數據整理技術并不在能成為主流的檔案整理技術，起碼短時間內是不能實現的，所以相應的非元數據整理技術就此產生，并應用；它主要的整理技術都涵蓋了傳統實體檔案整理的技術、雙套制檔案整理的技術以及不同載體檔案的整理技術。這項非元數據整理技術主要的優點就是能脫離網絡，不需要通過元數據去集成文件資料，而且還不用與文檔構成一體化，為整理工作帶來了方便，而且還和我國檔案整體的實際情況相符合，從理論上和實踐上都比較適用檔案整理工作。我國傳統的檔案整理技術和方法的延續是非元數據方檔案整理技術的使用，使我們重新的認識了電子文件，以一個嶄新的視角去進行文件和檔案的整理工作，非元數據在我國現代檔案整理技術中占有重要的地位。

3、虛擬檔案整理技術

在現代檔案整理技術體系中，針對歷史聯系的整理主要是虛擬整理技術，它是和實體整理技術互相對應的一種檔案整理技術，是一種無關于實體文件排序、進行檔案記錄并將檔案歷史聯系揭示的一種整理技術。虛擬整理技術不管檔案實體之間的排列順序，而僅通過一套符號以及這套符號所具有的語法邏輯來進行檔案歷史聯系的記錄和揭示。進行檔案的歷史聯系的虛擬整理的結果是檔案歷史聯系的記錄的形成，即形成記錄、固化和揭示檔案歷史聯系整理的相關結果。相對于傳統的實體整理技術，虛擬整理技術能夠將檔案歷史聯系進行多維整理，而且能達到檔案整理技術在各種實踐環境下的相互統一，這些實踐環境包括了現代的電子檔案實踐環境、傳統的紙質檔案實踐環境以及不同載體的檔案互相混合的檔案實踐環境。在計算機技術的幫助下，檔案虛擬整理技術能夠在不對實體排序形成破壞的前提下，通過將不同原則下的歷史特征以及文件檔案的歷史特征的記錄進行多維化的排序，使得不能通過實體整理技術來完整體現的檔案的歷史聯系通過虛擬整理技術來形成完整全而的記錄。檔案的虛擬整理技術克服了在檔案整理中非歷史因素的影響，并且對檔案整理的相關原則做了完善，促進了檔案管理實踐的重心偏向于信息整理，加速了我國現代檔案管理的發展進程。

三、結語

現代檔案整理技術不在局限在實體整理技術的轉變是由于電子檔案的出現。文件和檔案的歷史聯系是電子檔案、實體檔案和其他形式檔案的共同之處，對于現代檔案整理技術的探討要立足于傳統的檔案整理方法分析電子檔案、實體檔案和其他形式檔案三者間的共同點。本文先論述了現代檔案整理的理念的整理原則，然后提出在現代檔案整理過程中應該使用的主要技術，包括元數據檔案整理技術、非元數據檔案整理技術和虛擬檔案整理技術。現代檔案整理的核心和本質通過這三種技術的使用能夠被深入的認識和理解，對于我國檔案管理水平的提高也有重大的意義。

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