如何推行檔案工作規(guī)范化標準化

曹玉芬

[摘要]檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化以及標準化是其發(fā)展的必然要求，推行檔案工作規(guī)范化標準化的措施有很多，其中最重要的就是建立并且完善檔案管理制度，檔案工作之所以有很多漏洞，主要原因就是在實際管理過程中，沒有可以遵循的規(guī)章制度，或者是有些規(guī)章制度的制定并不符合現(xiàn)實檔案工作的要求。本文主要介紹了六種檔案管理工作規(guī)范化的措施，僅此提供借鑒。

[關鍵詞]檔案工作；規(guī)范化；標準化

1、引言

檔案工作規(guī)范化標準化，源于對檔案管理工作質量的重視。要想做到標準化規(guī)范化，在前期就必須將公文制定和頒發(fā)的程序進行嚴格要求，這是保證質量過關的首要條件。眾所周知，公文執(zhí)法的整個環(huán)節(jié)都要求我們用高標準和嚴要求去面對，正所謂細節(jié)決定成敗。把握好紙張的質量及規(guī)格、段落及落款方式等多處細節(jié)，才能為做好檔案管理工作打下堅實基礎，從而促進檔案工作的標準化進行。

2、推行檔案工作規(guī)范化標準化的措施

檔案工作的規(guī)范化是一項需要我們長期堅持并不斷進取的綜合目標，檔案管理工作要想得到長久發(fā)展，推行檔案工作標準化也是必不可少的一項措施。從整個社會發(fā)展的宏觀角度來觀察，我們不難發(fā)現(xiàn)中國當前的檔案工作仍然有待提升，盡管前進路上存在著些許阻礙但并不會阻擋我們推行檔案工作標準化的前進的步伐。隨著檔案工作標準化和規(guī)范化對人們的深入影響，檔案工作走向標準化的路途并不遙遠，值得我們?nèi)ド钏疾⒏吨T行動。以下措施可以作為參考。

2.1完善檔案管理制度

檔案管理工作雖然通俗易懂入門簡單但步驟卻紛繁復雜，檔案管理人員在實際工作過程中會遇到諸多意想不到的問題，因而建立完善的管理制度是勢在必行的。同時，制度的建立要立足于當前檔案工作的切實情況，制度要全面合理。尤其強調在檔案管理過程中要注意防火防盜防潮等類似的細節(jié)工作，極大程度的考驗細心和責任心。要規(guī)范管理人員的具體責任并落到實處，避免責任推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)。同時規(guī)定檔案的嚴密性及借閱程序，要個控制避免出現(xiàn)檔案流失等問題。

2.2公文制發(fā)程序嚴格要求

現(xiàn)今使用的檔案，其格式和樣式源于公文，因而檔案管理的質量離不開公文制發(fā)的質量。若我們能盡最大程度的將公文制發(fā)的質量控制在一定標準內(nèi)，按照相關程序和文件對質量進行嚴格把關，那么推進檔案工作標準化也就更進一步，這其中要求我們戒驕戒躁，穩(wěn)步前進。提高公文管理水平要從多角度出發(fā)，其一是要注重紙張質量。符合國家標準并且優(yōu)質的紙張質量能夠為保證公文制發(fā)質量打下堅實基礎。并且優(yōu)質的公文都是按照國家規(guī)定進行裝訂，一般情況下沒有特殊要求都是左側裝訂，其排版形式也比較規(guī)定，沒有特殊說明，通常是橫寫橫排；其二，優(yōu)質的公文無論從細節(jié)還是從整體來看，都是符合國家審批標準的。不僅要注意簽發(fā)手續(xù)完善，還要著重觀察簽發(fā)日期以及落款等容易忽視的問題，不可一時大意而導致檔案工作出現(xiàn)不可補救的疏忽。其三，優(yōu)質的公文一定是整潔規(guī)范具有正式性的，字跡清晰是不可忽視的。那么在經(jīng)歷長時間的保存之后會出現(xiàn)褪色等問題，因而在注重字跡清晰的同時，要盡量保證其在保存一段時間過后仍然具有高度價值的實用性。其四，盡管公文的格式種類繁多，在選擇時，要根據(jù)具體情況選擇適合的公文文種，避免出現(xiàn)文種濫用的情況貽笑大方。這些細節(jié)在推行檔案給做標準化規(guī)范化的路途中起到了至關重要的作用。

2.3做好文書以及電子文件的處理工作

歷年來通過實踐我們發(fā)現(xiàn)，文書處理與檔案工作既相輔相成，又有相對的獨立性，它們有著各自的工作任務，卻又在相關文檔工作環(huán)節(jié)中緊密聯(lián)系在一起，這就要求我們要構建一個系統(tǒng)性規(guī)范化的思維模式，推進文書處理工作的標準化和規(guī)范化，遵循有力的指導思想，握住文書處理工作的命脈，及時準確的將推行檔案工作標準化規(guī)范化的任務落到實處，主要矛盾和次要矛盾相結合，實現(xiàn)共同進步。

在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。這樣對于電子文件的保存是十分有利的，而且為今后我們查找和借閱提供了便捷的渠道，避免磁盤在遭到腐蝕后使資料和文書等內(nèi)容缺損影響其使用性和價值性的發(fā)揮。

2.4實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握并嚴格遵守立卷歸檔的時效性和規(guī)范性。能夠立卷或歸檔的，必須是已經(jīng)完成當前階段任務的，對于未完成當前階段任務的，則堅決不可立卷或歸檔。這不僅是考驗信用的問題，更重要原因是虛假立卷或歸檔會極大的造成檔案系統(tǒng)的混亂以至于后期管理困難缺乏依據(jù)，難以著手處理。二是劃分立卷歸檔的重點和難點，以便合理分工，有利于立卷歸檔的工作效率提升和工作成果的規(guī)范化。

2.5提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以利于檔案規(guī)范化管理。

2.6加強人才培養(yǎng)和人才儲備

人才是歷來社會所不可缺少的重要元素，社會的發(fā)展，時代的進步，科技的創(chuàng)新，哪一項都離不開人才。畢竟由無數(shù)人才在各自崗位的默默奉獻才促進了時代的進步。同樣，檔案工作也離不開人才，時代的進步也更新了工作內(nèi)容和工作方式，管理模式和服務對象也發(fā)生了變化，這就要求檔案工作人員盡快用知識和技能武裝自己，使綜合素質得到大幅度提升，以盡快適應并迎接挑戰(zhàn)。除了對現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，還要引進高層次人才，以便共同進步。

3、結語

在信息化網(wǎng)絡化的社會，推行檔案管理的標準化和規(guī)范化是一項重要的任務，通往這條道路需要我們高度重視檔案管理人才的培養(yǎng)和發(fā)掘，將人力資源最大化的合理利用，從而有助于工作的順利開展。相關部門對于人才的培養(yǎng)方案也應更適應時代所賦予的內(nèi)涵，注重運用獎懲制度，賞罰分明，充分調動檔案管理人員的參與積極性，將更飽滿的熱情投入到工作當中去。

參考文獻

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