數字時代微檔案的云管理研究

劉希國

[摘要]數字時代的到來催生了微檔案。由于微檔案是社會信息化的產物，因此在管理時，也需要運用信息化的方式，即云管理方式。云管理不僅擁有大容量，也有利于微檔案的規范化管理。本文首先對微檔案的特點進行了介紹，其次對云管理含義進行了分析，最后對數字時代微檔案的云管理方法進行了探討，希望能夠為我國微檔案的管理水平的提高提供借鑒。

[關鍵詞]數字時代；微檔案；云管理

微檔案與傳統的檔案或者政府文件檔案有很多的不同，比如形成過程比較隨意，保管環境不可靠等。盡管現階段，微檔案還未彰顯出價值，但是完全可以斷定，隨著數字時代的深入發展，微檔案將會對社會民眾的生活產生非常大的生活，社會民眾也會更加依賴微檔案，因此在此研究微檔案的云管理方式很有必要。

1、微檔案的特點

首先，生成不帶有組織性。微檔案與傳統檔案不同，尤其是形成主體，傳統檔案的形成主體是組織、團體等，而微檔案則是個體或者是微組織。此種類型的檔案與政府文件等也不相同，沒有嚴格的程序來規定生成過程，可以說，微檔案的整個生成模式都十分隨意，并不正規；其次，制作過程缺乏結構性。與傳統檔案相比，微檔案無論是形式，還是內容，都未進行結構化的制作，因此信息并不集中，所采集的數據也缺乏相應的標準，沒有健全的背景資料加以補充，因此所記錄的內容比較零散；再次，保管未能形成制度。因為微檔案的形成主體是個體以及微組織，因此并不能在像正規檔案一樣由正規組織保管，絕大多數都存在在個人或者微組織手中，因此保管環境不夠安全，而保管方式也有不恰當之處；最后，大量存在。微檔案的大量存在這得益于數字時代的到來，因為在數字化時代，數碼產品得到了最大程度的普及，社會民眾有更多的機會參與到社會活動中，日常生活也更加的豐富，這必然會使得微檔案大量存在。現階段，微檔案與正規檔案、政府文件等幾乎可以等量齊觀，隨著數字時代對人們的生活影響的深入，微檔案數量將有很有可能超過正規檔案與政府文件。

2、云管理含義

云管理相對于一般組織化檔案管理，適應于微檔案管理。顯然，我們需要創新社會檔案管理方式，在國家金字塔式檔案管理模式之外，發展網絡云管理模式。云管理是指基于互聯網之上，利用云計算、云存儲、云檢索等技術對傳統檔案管理模式進行升級的智能化網絡平臺，它擁有海量存儲、實時管理、遠程服務等眾多應用優勢，并能實現檔案管理軟件更新和檔案內容的無限擴充。在線檔案館通過“云”來控制后臺數據和軟件平臺，包括基礎操作平臺和應用操作系統，在線立檔用戶不需要對自己的檔案進行任何繁瑣的傳統歸檔操作程序，只需將檔案上傳至分類歸檔模塊中，就可即時實現在線檔案存儲、永久保管、在線檢索與最新應用和海量資源的共享。云管理不是虛無縹緲的概念，而是能實現海量存儲、遠程服務等眾多應用優勢的社會化信息集成管理模式。只要有網線接口，云管理通過云技術可以延伸至社會中每一個個體或是微組織中，是對傳統檔案保管機構的升級，也是傳統檔案保管機構發展到高級階段的必要途徑，它極大提升了社會微檔案保管的可操作性。

3、數字時代微檔案的云管理對策

數字時代利用云管理方式來進行微檔案的管理具有一定的可行性，也具有一定的現實意義。研究者普遍認為在數字化時代實現微檔案的云管理方式主要有兩種，分別為公益型的管理方式、商業型的管理方式。

3.1公益型微檔案的云管理方式

此種方式簡單的說就是將將傳統的檔案保管方式轉變為網絡虛擬保管模式，實現檔案館的虛擬化，各個地區都建立網絡化的檔案館，將該區域內的公民個體或者是微組織手中存在的微檔案集中起來進行管理。公民個體以及微組織可以注冊成為用戶，這樣就能夠免費獲得相應存量的硬盤，同時可以根據數字檔案館中的各個模塊需求，有選擇性的上傳個人信息。另外，公民個體與微組織也能夠利用在線管理的方式來管理自己的微檔案，主要注冊登錄之后，就能夠共享信息資源，公民個體與微組織在線時間越長或者在線管理活動越多，所獲得經驗值就越高，立檔的級別也就越高，這樣就能夠更大存量的銀盤，也能夠獲得更多的管理權限。現階段，我國某些城市的公益型微檔案管理體系已經建設完成。某市構建了家庭檔案網，這是我國第一家社會公益性網站。該網站設置了多種模塊，比如家庭資訊、理論探索、網上展廳等。市民注冊之后，即能夠上傳與管理家庭檔案，也能夠免費發布買賣收藏信息。家庭檔案網的構建對和諧社會的構建起著積極的作用，尤其是家庭關系明顯改善，正是由于該網站為社會發展起到了積極的作用，同時也迎合了當今的社會民眾，所以廣受歡迎。

3.2商業型微檔案的云管理方式

商業型云管理模式，是通過有償服務的形式達到社會微檔案管理的目的。個人或微組織形成的數字檔案總量是異常龐大的，他們對檔案保管與利用的需求是多樣化的，僅僅依靠公益型云管理模式是無法承擔起這樣一個巨大的社會職責的，也無法完全滿足日益多樣化的檔案信息服務需求。因此，商業型云管理模式是一種有益的補充，它可以適應立檔用戶的不同需要，以此制定不同的管理戰略與服務戰略，就像文件中心那樣可以提供現代化的海量數字檔案存儲設施、科學的數字檔案管理和高效的數字檔案信息服務。同時，商業型云管理模式又不同于普通的網絡硬盤。一方面它是有償的，需要立檔用戶付費使用，根據付費多少決定用戶在數字檔案館中擁有的數字檔案空間存量；另一方面，它提供的是專業化的數字檔案信息服務，不是簡單的存儲服務，立檔用戶可以通過付費定制自己的特色服務，比如用戶可以要求服務商給自己制作數字相冊，要求服務商給自己撰寫傳記或是制作個性化家譜等。另外通過有償服務，立檔用戶的數字檔案可以作為身后的數字遺產留給自己的遺囑傳人，可享受法律保護，得到永久性保存。這一點是普通網絡硬盤無法實現的。

4、結語

綜上所述，可知微檔案由于比較分散，信息不健全，而且海量存在，因此必須選擇一種比較好的管理方式來進行微檔案的管理。傳統的檔案形成過程過于嚴格，而且時間比較長，并不適合微檔案，相比較而言，云管理方式最合適，不僅存量大，管理也十分靈活。本文是筆者對微檔案云管理多年研究經驗的總結，希望能夠有所幫助。

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