對公司內部控制有效實施的探討

唐維

摘要：隨著現代化經濟的迅速發展，現代企業制度逐漸形成，現代化管理體系成為加快企業現代化轉型的一個重要支點。內部控制是整個現代管理體系的核心，加強物業管理公司的內部控制決定著企業未來的發展空間。因此物業公司必須深入了解內部控制在公司現代化建設中的重要作用，提高對內部控制的認識，發現內部控制在企業發展中的強大優勢和當前存在的問題，制定出相應策略保證內部控制的有效實施，以促進物業公司的可持續發展。文章將以國有物業公司為例，就企業內部控制的有效實施進行探討。

關鍵詞：物業公司；內部控制；現代化管理體系

一、目前國有物業企業內部控制問題

作為高度專業化服務的服務企業，國有物業企業對制度的要求相當高。經過30幾年的發展，相關政策法規雖得到不斷完善和改進，但是國有物業公司內部制度未能實現與時俱進，仍然停留在原始管理模式上。缺少完整有效的內部控制體制成為制約國有物業企業發展的重大屏障，整個物業企業的服務質量和效率得不到實質性的突破，各種企業內部關系混亂得不到有效改觀和協調，導致管理效率相對私營企業低下。

（一）國有物業公司對內部控制的認識和重視不足

國有物業企業在管理上一般較為松懈，缺乏市場競爭下的自覺性，在管理上表現為拖沓、滯后、忽視等問題。管理者往往不重視內部控制在物業企業現代化建設中的重要作用，對內部控制的重視程度不足，甚至將內部控制視為增加企業成本負擔的累贅。即使一些國有物業企業建立了內部控制體系，也存在認識不足、執行不當、具體落實困難的問題。在認識上，國有物業企業認為內部控制僅僅是從制度上明確企業部門和員工的職責，把整個內部控制的重心放在了制度建設上，忽視了內部控制是管理的一項具體工作，內部控制制度最終必須運用到公司日常經營和運轉中；在執行上，國有物業公司明顯執行力度不足，內部控制制度幾乎流于形式，并沒有完全落實到企業經營的各個環節，內部控制形同虛設，同時在內部控制執行中缺乏引導，忽視了內部控制是一個循序漸進的過程，如建立系統的業務流程控制方案和評價考核方案，不但需要大量的時間和精力，而且這些方案還要根據企業實際需求和市場發展變化進行完善，并付諸實施；在具體落實上，因為國有物業企業的內部環境較為復雜，加上落實對象長期受原有管理模式和觀念的影響，整個具體落實面臨的困難更加艱巨。此外，國有物業企業為加強內部控制在教育培訓方面的投入與產出不成正比，雖然在對企業內控相關部門和員工的專業化教育培訓方面投入相對較多，但是整個教育培訓投入所取得的效益并不理想，主要是受企業管理懈怠和企業全體不重視的影響，原有的管理理念和模式依然占據主導地位，內部控制管理僅僅的按部就班，并沒有實現和企業發展的融合，最終影響企業的業績和長遠發展。

（二）國有物業企業內部控制體系不健全

風險評估、信息交流、內部環境、監督管理、控制活動是內部控制的5大基本要素，要素之間相互協調、相互作用。在國有物業公司實際運營中并沒有將這5大要素系統化，體系建設缺乏全面性和針對性，并缺乏相關規范準則的有力支撐。一方面，國有物業公司的內部控制僅僅是借鑒其他公司的經驗，照搬照抄，內部控制制度無法適應公司的實際需求，內部控制體系與公司不協調而出現紕漏的現象；另一方面，公司的內部控制體系沒有全面的體現上述5大要素，內部控制的全面性無法體現出來，導致企業經營管理水平不斷降低，制度約束力逐漸失效。具體來說，內部控制體系出現的問題主要有以下幾個方面：1、組織結構不完善。企業組織設置沿用傳統物業公司管理模式，內控部門和人員的職能出現缺位、錯位等現象，導致部門中間地帶的工作難以得到有效監管和控制，不同崗位間的協作也存在不和諧的情況。2、權責制度不規范。企業決策過程不夠規范、內控制度不夠完善，在權責審核方面出現“真空地帶”，這無疑會導致事后責任的推卸，進而降低內控質量。3、財務管理不到位。物業企業在財務方面并沒有一套完備的制度體系，缺乏對資產的控制，一旦企業經營管理者以權謀私，將大大增加了資產挪用和侵占的風險，給企業的資產帶來巨大威脅。

（三）國有物業公司的預算管理制度不完善

預算管理和內部控制是相輔相成的關系，預算編制的效果直接關系到內部控制的最終效果。預算管理中的預算編制是一個系統全面的工程，難度系數較大，尤其對是高度服務專業化的物業企業。預算編制的要素主要涉及到公司內外部的經濟因素，包括公司內部經營狀況、財務狀況、未來發展目標、同行公司的競爭、市場變化等。目前物業企業的預算管理缺乏有效的前期調查研究，內部信息收集不足、不全、不準確，外部信息分析太淺薄、太片面，同時不能將公司的內部信息和外部環境結合起來。信息的缺乏使預算編制出現不符合實際的情況，企業資金的預算和評估也就失去科學有效的分析，導致企業資金利用效率較低，預算結果的準確性也難以得到保障。

二、加強國有物業公司內部控制的方案

（一）提高管理者和員工的認識

首先，企業管理者必須重視內部控制在企業管理中的重要作用，尤其是在市場競爭不斷加劇的經濟背景下，物業企業所面臨的問題逐漸凸顯，內部控制成為企業提高競爭力、降低經營風險的重要手段。一方面，管理者通過制度規范來明確權責關系和范圍，將制度規范貫穿于整個企業經營流程，提高經營環節中部門和人員的責任意識，避免權責關系混亂，運營失控。另一方面，建立嚴格的考核制度，及時發現經營過程中的問題并做出緊急措施處理，防止運營受阻終斷。

其次，提高部門員工對內部控制的認識是保證內部控制措施有效實施的重要前提。員工的內部控制意識主要從以下兩個方面解決：一是，完善內部控制下的運營流程，在保證運營流程不影響整體公司運轉的情況下簡化流程，使流程方便快捷，便于員工準確把握運營流程、掌控各個細致環節，從而為員工創造認識內部控制的經營環境；二是，通過制度宣傳、規范教育、控制技巧等手段來增強員工內部控制的意識，提高員工內部控制的執行能力，主要方式有：制度手冊的制作和發放，開展不定期的教育培訓，內部控制執行效果考核等，最終使部門和員工能在制度范圍內展開工作，有效避免工作風險，提高工作效率，構建良好的內部控制環境。

（二）建立完善的內部控制體系

公司組織結構的設置是內部控制建立的前提。因此必須首先完善企業組織結構，合理分配企業職能，科學界定機構職權，使企業相關條線部門和居民區物業管理經理各司其職，而又相互協作和制約。在保證組織結構合理的前提下，建立健全內部控制體系。如，實施輪崗制度，即將工作交予兩個及以上的人來完成（非共同完成此工作），當其中一個人在開展工作的同時，其他人負責監管和控制，從而有效防止違規行為，及時發現內部控制不善的問題。

對企業資金采用集權式管理，控制企業的資金命脈，有效收集和利用閑置資金，提高資產的使用效率，避免資金浪費和資金流失。同時加強實物監管，建立健全實物安全管理制度，確保企業固定資產的安全。

（三）加強預算管理，提高預算編制效率

提高預算編制的準確度，發揮預算管理在內部控制中的重要作用。1.信息量化：通過對企業當前經營狀況和未來發展情況的有效量化，準確分析出經營、財務等活動的動向，并且對分析結果做出相應的管理計劃，實現對企業現在和未來的控制，從而為企業部門提供執行方向和目標，進而增強預算管理的控制力和約束力。量化，即會計信息的統計和處理，會計信息反映的是公司近期經營狀況，準確的會計信息能保證預算的針對性和有效性。量化的經營信息不僅能有效控制當下的經營進程，還能對未來發展方向、投入力度和實際運轉做出合理預測，制定出準確的預算編制。2.預算流程：除了預算信息的準備外，把握預算流程成為保證預算編制效率的重要方面，如財務預算中需要將財政資金和自有資金區分開來，分別進行預算評估。預算流程的簡便和嚴謹能為預算管理減輕很多工作量，對預算準確性也有極大是保障作用。

參考文獻：

[1]王國麗.物業管理企業財務內部控制探討[J].長江大學學報，2012（11）.

[2]許巖.關于物業企業內部控制有效實施的探析[J].財經界，2015（08）.

（作者單位：上海曹楊物業有限公司）