信息化時代醫院檔案管理工作的創新

胡莉芳

文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，文書檔案中凝縮著醫院的發展歷史，記載著醫院工作的方方面面，具有非常重要的利用價值。隨著信息化的不斷普及和應用，科學有效的文書檔案管理對醫院的健康發展將有很大的促進作用，因此對傳統的檔案管理進行信息化建設和管理勢在必行。

1.檔案信息化建設的必要性

1.1 傳輸方式的改變

隨著計算機的普及，使得目前醫院在日常行政事務中廣泛采取網絡信息系統管理方式，目前本單位、上級及有關部門下發的文件、報表、通知等大多通過網絡傳達，產生了大量電子文件，傳統的檔案管理建立在手工管理基礎上，已不能適應新形式下檔案的存儲、收集、管理和利用，亟需提高檔案管理的信息化水平。

1.2 檔案利用率的提高

目前，醫院檔案利用率不斷增加，需要查閱的文件資料非常多，有的時代久遠，查閱起來耗費時間和精力，并且因查閱數據不準確或是檢索工具不全，往往無功而返。這就給實際工作帶來了不小的困難，使具有珍貴歷史的檔案成為了“故紙堆”，完全發揮不出應有的作用。如果建立了計算機查詢系統，可以有效提高檔案的利用率和查詢的準確率。

1.3 存儲空間的限制

目前，我院有檔案室2間，專門進行各類檔案管理，共有文件柜10余組，保管著醫院各時期以來的文書檔案和憑證等，并且很多是需要永久保存的，占用了大量的空間。而且，隨著檔案的不斷增多，每年都需要添置檔案存儲設備，不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免出現霉變、氧化和蟲蛀的破壞。如果以電子文件的形式對部分檔案進行保存和提供利用，不僅可以有效節約空間，而且可以使檔案原件得到很好的保護。

2. 檔案信息化建設的內容

2.1 內部辦公平臺的建立

今年，信息化建設是我院的重點工作之一，我院制定了詳細的實施方案，其中一項就是建立和完善內部辦公平臺和綜合資源管理平臺，這對實現文書檔案電子化管理具有很大的突破意義。通過以上平臺，可以建立一套完整的醫院檔案管理系統，從文件的收發、傳閱到歸檔、借閱等，都目錄清晰，隨時可查閱，能夠有效地提高醫院信息資源的整合，實現公文的快速傳送、信息共享和及時保存。

2.2標準化管理制度的健全

目前，醫院檔案除了人事檔案和病歷檔案以外，文書檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案等都由綜合辦公室的檔案室統一負責管理。要做好醫院檔案的信息化管理工作，首先必須規范文檔管理體制，建立健全電子檔案管理制度，進行分類管理，作到類別清楚，項目明確，存放規范，查閱方便;并明確文件處理、歸檔管理流程，統一電子文件格式，并逐項細化檔案管理中各環節的操作要求，確保電子文件的有效性和完整性。

2.3檔案管理人員的培訓

要實現檔案管理的信息化，檔案人員除了具備傳統檔案管理要求外，還需要熟練掌握現代檔案管理應有的相關知識。首先要對人員進行嚴格的標準化的培訓，同時，要求檔案管理人員熟悉網絡管理和安全的常識，具有熟練地微機操作技能和排除故障的能力。為此，醫院專門派出人員到上級單位進行檔案管理專項培訓，不斷加強了醫院檔案管理人員的檔案管理基礎知識，同時也更穩固了檔案人員了解檔案保管的重要性和必要性。

3. 檔案信息化建設的好處

3.1 提高工作效率。

以往在歸檔文件時，總是要等著各個領導和部門傳閱完畢，需要耗費很長時間，有時還容易出現差錯，該相關領導批辦的不及時辦理，導致工作落實滯后。使用信息化管理系統后，工作人員把收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在網絡內傳閱，并設定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行自動管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

3.2便于查詢利用。

檔案管理從人工管理向信息化管理的轉變，尤其是把日常工作中的文書檔案分門別類進行歸檔，在查閱文件、統計信息、文件管理等方面可以實現文書檔案的動態管理，既便于檔案工作人員日常管理，又方便利用者及時查找、閱讀，提供了十分便利的條件。

3.3提高科學決策能力。

由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以避免手工統計和抄寫出現的失誤，能夠及時給決策人員提供準確、全面、快速的資料和有關數據，有效提升了科學決策的能力，提高了醫院的科學管理水平。

4、檔案信息化建設的困難

4.1 系統化建設水平不高

在檔案信息化建設方面，醫院還處于起步階段，停留在簡單的錄入、查詢和利用層次，難以滿足更多利用者對檔案信息的利用需求。此外醫院員工及社會大眾中普遍存在著檔案利用目的不清晰，利用需求不強烈的現象。

4.2 人員配備的不足

此外，檔案管理人員配備不足，往往身兼數職，缺少專業而又專職的檔案管理員，工作起來力不從心，與醫院的發展需求不相適應，一定程度上制約了醫院檔案的高效利用。

4.3 網絡安全性能不高

醫院檔案信息化管理僅限于硬件設備配置齊全、軟件性能能夠熟練掌握，其他安全防范措施少，對出現網絡異常、操作失誤等情況造成的數據丟失等補救措施還不到位，容易造成工作失誤，給檔案管理帶來一定的安全隱患。

總之，實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展的需要，是醫院現代化信息管理的重要組成部分，只要我們能夠抓住機遇、更新理念、注重人才培養和新技術應用，醫院檔案管理的現代化工作必然會適應時代的發展和實現一個歷史性的質的飛躍。

（作者單位：石家莊市第二醫院）