新形勢(shì)下的高校涉密文件管理

吳瑋

一、引言

隨著高等教育的不斷發(fā)展，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，對(duì)保密工作的管理成了高校工作的重點(diǎn)任務(wù)。加強(qiáng)對(duì)高校涉密文件的管理不僅能夠確保高校的長(zhǎng)久發(fā)展，也是響應(yīng)黨和國(guó)家在保密工作上的重要舉措，因此研究探討新形勢(shì)下高校涉密文件的管理具有重要的積極意義。

二、新形勢(shì)下高校涉密文件管理存在的問(wèn)題

（一）科研人員歸檔意識(shí)淡薄

在新形勢(shì)下，我國(guó)的科研項(xiàng)目的發(fā)展取得了不小的成就，但出現(xiàn)的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題就是不少科研人員只重視對(duì)科研成果的申請(qǐng)和發(fā)表，卻忽視了對(duì)科研檔案的歸檔。一些科研人員認(rèn)為，他們所研發(fā)的科研成果是自己辛勤勞作的結(jié)果，自己擁有主動(dòng)權(quán)，不愿意上交到檔案館歸檔。還有一些科研人員認(rèn)為上交檔案館麻煩，在日后查找時(shí)也會(huì)很不方便，因此便把科研成果留在身邊方便自己日后評(píng)獎(jiǎng)、評(píng)職稱(chēng)。這些原因都是造成我國(guó)的涉密文件歸檔不全面的重要因素，體現(xiàn)了科研人員的歸檔意識(shí)淡薄。

（二）涉密文檔管理制度不完善

當(dāng)前，雖然大部分高校都制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但其模式基本上都是以科研檔案的管理為標(biāo)準(zhǔn)的，在涉密保密性上缺乏完善的保障手段，存在一定的管理漏洞。這種管理模式只能對(duì)責(zé)任人的科研材料進(jìn)行一定的歸納和收整，但責(zé)任人是否將科研成果上交就無(wú)法進(jìn)行全面的管理和控制了。同時(shí)一些檔案管理部門(mén)的工作人員工作不認(rèn)真，對(duì)上交的材料并沒(méi)有進(jìn)行審核和歸納，即使審核發(fā)現(xiàn)材料有問(wèn)題也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的處理，而是不了了事。這樣不完善的涉密文檔管理制度很難保證對(duì)涉密文件的有效管理。

（三）、涉密人員保密意識(shí)淡薄

新形勢(shì)下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展加快了信息傳遞的速度，因此，這也造成了涉密文件泄漏事件的頻頻發(fā)生。分析問(wèn)題的本質(zhì)，主要還是由于涉密人員的保密意識(shí)淡薄，一些涉密人員認(rèn)為高校僅僅是教育的場(chǎng)所，沒(méi)有什么秘密要保持的，所以便會(huì)產(chǎn)生有密不保的想法。這種不正確的思想認(rèn)知造成涉密人員的保密意識(shí)淡薄，因此泄漏了高校和國(guó)家的秘密，為高校的涉密文件的管理帶來(lái)了嚴(yán)重的問(wèn)題。

（四）保密技術(shù)落后

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展加快了信息化的進(jìn)程，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越被廣泛地應(yīng)用到了高校的涉密文件管理中。雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校的涉密文件管理帶來(lái)了巨大的方便，但隨之而來(lái)的泄密危機(jī)也為高校涉密文件的管理造成了困難。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不完善發(fā)展造成了系統(tǒng)漏洞、病毒的產(chǎn)生，高校所依賴(lài)的這些保密技術(shù)相對(duì)而言較為落后，并不能保障涉密文件的安全性，因此這就大大提高了涉密文件泄密的可能性。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)對(duì)高校涉密文件管理的措施

（一）提高涉密人員的歸檔意識(shí)

涉密人員的歸檔意識(shí)對(duì)于高校涉密文件的管理有著重要的意義，因此提高涉密人員的歸檔意識(shí)有利于促進(jìn)高校涉密文件的規(guī)范化管理。高校應(yīng)當(dāng)通過(guò)多種形式來(lái)對(duì)涉密人員進(jìn)行檔案管理教育，如進(jìn)行講座宣傳，主題活動(dòng)等等，使涉密人員認(rèn)識(shí)到檔案歸檔是國(guó)家制定的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，不得以任何理由私自占有。高校應(yīng)當(dāng)通過(guò)引導(dǎo)教育讓涉密人員清楚的認(rèn)識(shí)到自己在檔案歸檔上的責(zé)任和義務(wù)，幫助其樹(shù)立重視歸檔的意識(shí)，從而使其將歸檔行為落實(shí)到行動(dòng)中，切實(shí)將應(yīng)當(dāng)上交的檔案交由檔案館管理，提高高校的涉密文檔管理效率。

（二）構(gòu)建完善的涉密文檔管理制度

高校應(yīng)當(dāng)在國(guó)家相關(guān)的法律標(biāo)準(zhǔn)下構(gòu)建完善的涉密文檔管理制度，加強(qiáng)對(duì)涉密文檔的管理。涉密文檔的管理制度包含多個(gè)方面的內(nèi)容，如文檔的歸檔制度、涉密文檔的保密制度、涉密文檔的借閱制度等等。涉密文檔的管理制度應(yīng)當(dāng)從檔案收集開(kāi)始一直貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，對(duì)檔案管理過(guò)程中的每一位人員都明確其責(zé)任和權(quán)利，保證檔案的收集、整理、保管等等環(huán)節(jié)都能明確的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，涉密文檔管理部門(mén)需要加強(qiáng)與科研部門(mén)的合作，及時(shí)對(duì)科研成果進(jìn)行歸檔管理，形成一定的監(jiān)督機(jī)制，確保涉密文檔能夠被保密管理。

（三）提高涉密人員的保密意識(shí)

對(duì)涉密文檔的保密管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，針對(duì)當(dāng)前的一些涉密人員保密意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，高校應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地提高涉密人員的保密意識(shí)。高校應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，積極開(kāi)展保密工作宣傳教育，通過(guò)廣播、電視、報(bào)紙等媒介來(lái)強(qiáng)化涉密人員的保密思想。通過(guò)開(kāi)展主題會(huì)議、專(zhuān)題講座、文化宣傳欄的方式來(lái)對(duì)涉密人員進(jìn)行保密思想的滲透，向涉密人員進(jìn)行保密知識(shí)的灌輸，充分提高涉密人員的保密意識(shí)，進(jìn)而使他們?cè)谏婷芄ぷ髦凶杂X(jué)維護(hù)高校以及國(guó)家的機(jī)密。

（四）提高涉密技術(shù)防范

在新形勢(shì)下，提高涉密技術(shù)的防范是加強(qiáng)高校涉密文檔管理的有效措施。因此涉密人員應(yīng)當(dāng)在高校的組織下提高自己的知識(shí)技能，強(qiáng)化對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握，通過(guò)提高涉密人員的技術(shù)防范來(lái)極強(qiáng)對(duì)涉密文檔的管理。此外，高校還應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理員進(jìn)入涉密部門(mén)，對(duì)涉密文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)行維護(hù)，以陷阱的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和防護(hù)技術(shù)來(lái)強(qiáng)化對(duì)涉密文檔的保密性工作。

五、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，高校對(duì)涉密文檔的管理應(yīng)當(dāng)在黨和國(guó)家的方針政策下，提高涉密人員的歸檔和保密意識(shí)，通過(guò)建立完善的涉密文檔管理機(jī)制以及提高涉密技術(shù)防范來(lái)切實(shí)保障高校的涉密文檔管理，促進(jìn)涉密文檔管理的規(guī)范化和制度化。

[1]張娟；張曉，防患于未然——論涉密文件的動(dòng)態(tài)管理[J].管理觀察.2009（13）.

[2]王洪.新形勢(shì)下高校保密工作問(wèn)題與對(duì)策[J].安徽理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2008（04）.