普通高校成立檔案館的有關問題研究

楊曉兵

摘 要 文章以許昌學院為例，圍繞成立檔案館的目標定位、機構設置、場館建設、檔案人才隊伍建設、檔案館制度建設、加強檔案信息化建設、樹立服務第一理念等方面的問題，進行研究思考，提出了可行性參考。

關鍵詞 檔案館 機構設置 信息化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.084

Research on Issues Related to the Establishment of College Archives

——Take Xuchang University as an example

YANG Xiaobing

（Xuchang University， Xuchang， He'nan 461000）

Abstract Take Xuchang University for example， about the establishment of targeting archives， institutional settings， venue construction， construction personnel archives， archives institution building， strengthening the construction of archival information， establish service first philosophy and other aspects of the problem， the research thinking， proposed feasibility reference.

Key words archives; institutional settings; information

許昌學院作為一所全日制普通本科高校，辦學以來為地方輸送了大量人才，其中檔案工作在服務學校、服務師生和社會和過程中發揮了重要作用。隨著科學技術日新月異，信息時代的到來激發了師生對檔案信息資源利用方面的服務質量、服務能力、服務效率等更進一步的需求，也使得成立檔案館的呼聲日漸高漲。

按照《普通高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），“具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：（1）建校歷史在50年以上;（2）全日制在校生規模在1萬人以上;（3）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上”。許昌學院滿足前兩條條件，應當按照規定成立檔案館。以下就許昌學院成立檔案館過程中可能面臨問題進行思考研究。

1 檔案館的目標定位

許昌學院建立檔案館的目標定位應在功能作用發揮上，涵蓋以下五個方面的內容：

（1）負責本校檔案行政管理。高校檔案館區別于地方檔案館，地方檔案館是與檔案局分開的，而高校檔案館是要履行一部分地方檔案局的行政管理職能的。因此許昌學院檔案館要踐行依法治校的要求，自覺對學校依法開展檔案管理工作情況進行指導、監督、檢查、評比、獎懲等。

（2）負責本校檔案收集保管與提供利用。這也是作為高校檔案保管機構的基本職能，也是高校檔案館成立的根本，沒有檔案何來檔案館。因此許昌學院檔案館要加強檔案的收集，保證檔案及檔案材料及時存入檔案館;還應提供必要的軟硬件設施保管好檔案;也要為本校教職工生以及社會利用服務。

（3）記錄保存高校歷史。高校檔案記錄了高校辦學歷史，包括高校辦學期間出現的名人、重要歷史事件過程性資料、建筑等，反映了高校的大學精神。因此許檔案館應該如實記錄本校在發展建設各個階段的重要歷史事件、歷史人物、制度文件、發展規劃等，留住學校的歷史，讓許昌學院的大學精神傳承下去。

（4）發揮服務社會的功能。高校從區劃上講作為地方行政區劃的一部分，與地方建設發展存在千絲萬縷的關系，在服務地方社會發展方面發揮著越來越重要的作用。檔案館也應發揮自身的信息資源優勢，主動服務社會，為社會提供更加豐富的信息資源、更加快捷的服務效率、更高的服務質量。

（5）發揮教育的功能。高校檔案區別于地方檔案的顯著特點之一是：高校檔案有大量的教學檔案資料，發揮了重要的教育功能。因此檔案館應大力發揮自身教學檔案資源優勢，加強教學檔案編研力度，為師生提供豐富的教育教學資源服務。

（6）發揮宣傳功能。高校檔案具有豐富的信息資源優勢，是高校發展的歷史再現。許昌學院檔案館在服務高校發展過程中可以通過舉辦主題人物展覽、主題事件展覽、編研專題報告、建設虛擬校史館等途徑宣傳校史、校訓，開展師德、學生思想品德等宣傳教育活動，達到推進學校精神文明建設、塑造學校良好社會形象的目的。

2 檔案館的機構設置

（1）許昌學院現有檔案保管機構及其檔案保管情況。調研發現，許昌學院現有檔案涵蓋《辦法》中所有十大方面的檔案，現有專門的檔案保管機構只有綜合檔案室和校史館（校史館的檔案管理機構地位一直沒有明確，現在看來，從《辦法》中實物檔案的角度考慮，應當列為檔案保管機構，有必要加強管理）。綜合檔案室，主要負責學校文書檔案管理而各專門檔案均由相關職能部門分散保管。未成立專門檔案的保管機構，如學生處管理學生檔案，人事處和組織部保管干部人事檔案，財務處保管會計檔案等，而校內其它部門也有保管零散檔案材料的情況。

（2）未來檔案館機構設置注意事項。為避免隸屬、掛靠、合署辦公等帶來的身份尷尬問題，根據《辦法》規定，許昌學院可以成立獨立正處級建制的檔案館，負責全校檔案管理、檔案保管工作。檔案館設館長一名，全面負責檔案館工作，設副館長二名，其中一名分管檔案宣傳和信息化工作，另一名分管檔案收集、保管與保護。檔案館下設綜合科、宣傳科、技術科、學生檔案室、干部人事檔案室、教學檔案室、科研檔案室、綜合檔案室、校史館這九個科級機構。

依據《辦法》規定，“利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管”，因而有必要成立專門的學生檔案室、干部人事檔案室、教學檔案室、科研檔案室。而從實物檔案的角度，以及更好地保護校史檔案和提供利用的角度考慮，筆者強烈建議將校史館納入檔案館管理。

另外，各二級單位必須至少指定一名工作人員擔任檔案員，負責平時各二級單位的檔案材料收集與報送工作以及檔案制度和檔案政策宣傳工作。

3 場館建設

（1）場館選址與建設。根據《辦法》，檔案館應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。因此許昌學院檔案館館設選址時，就要考慮檔案材料遮光保存，盡量在通風條件好的陰涼處建立檔案庫房，庫房面積要符合國家規定。

（2）管理設施方面。要按照國家規定面積配置，嚴格執行三室分開即：檔案庫房、檔案人員辦公室、檔案閱覽室分開，但不易距離太遠，要便于管理。庫房須配置必要的檔案柜、密集架等檔案存放設施，“三防”設施。檔案閱覽室及檔案人員辦公室則需要配備必要的檔案信息化設備、辦公設備等。

4 檔案人才隊伍建設

一要逐步集聚人才。在抓住保持原有檔案人員隊伍基礎之上，通過引進、培養、繼續教育培訓等途徑，建立一支能打贏、敢打必勝的專兼職檔案管理人員隊伍。檔案人員不光要熟悉本專業，也要熟悉計算機、管理知識，做新時期高素質的復合型檔案人才。二要穩定檔案人員隊伍。要建立健全獎懲機制，完善制度，激發檔案人員工作熱情。又要關心檔案人員的待遇、進步，還要營造和諧的工作環境，留住人才，防止檔案專業人才流失。

5 加強檔案館制度建設

制度是檔案館正常運轉的保障，只有完善制度，才能確保檔案管理工作健康有序發展。檔案館要建立健全檔案管理方面涵蓋收集歸檔、保管保護、查借閱、轉遞利用、檔案編研、信息安全、提供服務等方面的管理制度，以及其它內部控制制度，保障檔案館各項工作按制度的軌道運轉。

6 加強檔案信息化建設

南京郵電大學錢軍認為：“數字化校園建設和數字化教育的興起是近年來面對信息化浪潮我國高等教育的一個發展趨勢”。因此在數字化校園建設背景下，檔案信息化已成為一種必須，一種新的服務需求。所以許昌學院也應加快檔案信息化建設，建立數字檔案館，使得檔案館與數字檔案館同步建設。這也是響應李克強總理提出“互聯網+”行動計劃的號召，走“互聯網+檔案館” 道路的必然選擇。

檔案館要爭當數字化校園建設的主力軍，反過來檔案館也可借助數字化校園建設的機會，發揮獨特憑證、編研優勢，提供更加便捷、特色的服務，大力推動檔案服務質量與效率的提高。許昌學院檔案館信息化建設不能急功近利，要扎扎實實穩步推進，可以確定數字化的先后順序，優先建設師生利用率高的數據庫，優先對亟待保護或珍貴的檔案資料以及特色檔案進行數字化等。

當然許昌學院開展檔案館數字化，一定要在確保檔案信息安全的前提下進行，采用最先進的信息安全技術，健全權限、密級設置，確保檔案信息化工作安全有序開展。

7 圍繞學校中心工作，牢固樹立服務第一的理念

檔案館要捋順“藏”與“用”的關系，把“用”擺在更加重要的位置。采取經常性地舉行專業報告會、編研系列出版物、開展檔案實物展覽等方式，挖掘檔案信息服務潛力，提高檔案利用服務效果。要本著為師生利用服務，為學校發展大局服務的目標，牢固樹立服務第一的理念。

本文為許昌學院校內科研基金項目《普通高校成立檔案館有關問題研究——以許昌學院為例》的研究成果，課題號：2015032

參考文獻

[1] 錢軍.面向數字化校園的高校檔案館建設研究[J].蘭臺世界，2009.14：23-24.

[2] 粟竹英.高校新建檔案館的建設與管理[J].科教導刊（中旬刊），2013.6：242-243.

[3] 向春華.高校檔案館機構設置及發展路徑研究——以廣西醫科大學等廣西高校為例[J].黑龍江檔案，2014.4：40-41.