企業檔案管理融合發展路徑探索

陳曼玲

摘 要 為推動檔案事業科學發展，促進企業檔案工作融合發展，本文對企業檔案管理進行研究，并提出企業檔案管理與企業改革發展、生產經營、企業文化、廠情廠史教育、班組管理等方面的融合發展路徑。

關鍵詞 企業檔案 融合 發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.072

Exploration on the Fusion Development Path of

Enterprise Archives Management

CHEN Manling

（Archives Department of Chongqing Iron & Steel （Group） Co.， Ltd.， Chongqing 400080）

Abstract To promote the scientific development of archives science， promoting the fusion development of enterprise archives work， the paper on enterprise archives management research， puts forward the fusion development path of enterprise archives management with the reform and development of enterprises， production and management， enterprise culture， factory numismatic history of education and team management.

Key words enterprise archives; fusion; development

0 引言

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。企業檔案管理也是企業管理的一項重要的基礎工作，是企業行政、經營、生產技術等方面管理的重要組成部分，企業檔案管理工作即企業履行檔案管理職責的行為與活動，其職責是維護檔案的完整、準確、系統和安全，滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求，運用現代技術和管理方法，通過資源整合與開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效支撐。中共中央辦公廳、國務院辦公廳2014年出臺《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，進一步強調檔案工作的重要意義，也為加強企業檔案工作指明發展方向。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作，已成為推進企業整體實力的重要條件，因此企業檔案工作對企業發展具有重要意義。

1 企業檔案工作中存在的問題

當前企業檔案管理工作發展形勢不容樂觀，以鋼鐵行業為例，七八十家大型鋼鐵企業中，目前具有直屬集團的獨立檔案部門僅兩三家，而且隨著鋼鐵企業改革的推進，這兩三家也有被弱化的趨勢。本文對企業檔案管理現狀進行分析，認為企業檔案管理工作主要存在以下問題：

（1）檔案管理意識有待增強。企業的生產經營管理是企業的首要任務，因此大多數企業忽略檔案管理，企業的領導和員工對檔案管理不夠重視，檔案管理意識薄弱，未充分意識到企業檔案在企業發展中的重要作用和價值，從而在檔案管理方面投入的人力、物力和財力等資源嚴重不足，導致檔案管理工作有些滯后，出現檔案管理缺乏統一規范和管理。很多企業的檔案管理仍采用傳統的管理方式，檔案管理信息化嚴重滯后，造成檔案利用價值偏低。

（2）檔案管理缺乏專門機構。企業的核心工作是促進生產，提效益，因此很多企業對檔案管理不夠重視，對檔案集中統一管理的基本原則不夠明晰，導致很多企業缺乏一個專門機構統一管理檔案，缺乏健全的檔案管理的機制，未形成系統的檔案管理制度，從而出現各部門的檔案管理規范不一，檔案形式不一，造成檔案缺失，破壞了檔案的完整性和統一性，給檔案管理帶來困難。

（3）檔案管理缺乏專業人才。檔案管理工作是一項專業程度很高的工作，檔案管理人員需要掌握檔案管理的專業知識技能。但由于檔案管理在企業中未能得到充分重視，因此企業檔案管理缺乏專業的管理團隊，很多企業檔案管理人員為兼職，不具備檔案方面的專業素質，導致檔案管理不適應企業管理的需要。檔案專業人才的缺乏導致大多數企業的檔案管理還處于收發查找的低級階段，檔案管理信息化程度偏低。

（4）檔案管理缺乏統一規范。檔案信息不僅是一個單位或部門內部信息，現代檔案信息是一個地區、系統或國家，甚至是國際檔案信息交流的一個部分。為確保檔案信息交流的流暢，檔案管理必須遵循統一的標準化規范，國家相繼出臺了一系列檔案管理規范。但有很多企業由于檔案管理意識淡薄，缺乏專門機構管理檔案，從而導致企業檔案管理缺乏統一規范，各部門的檔案形式不一。

（5）檔案管理缺乏數據挖掘。很多企業僅僅將檔案進行收集與保存，檔案僅僅成為一種記錄企業相關信息的方式，從而導致檔案利用價值不高。企業檔案管理人員未對檔案進行系統分析和研究，更未對檔案信息進行數據挖掘與提煉。在調閱檔案時，僅僅是簡單地查閱檔案原始信息，而未將檔案中蘊含的有用信息挖掘出來。由于缺乏對檔案進行數據挖掘與研究提煉，從而導致企業檔案未發揮其應具備的綜合價值。

2 企業檔案管理融合發展路徑

本文認為企業檔案管理工作應創新發展，檔案管理人員必須打破固有的檔案管理思維模式，采用新思維，不能就檔案而管檔案，應增強檔案管理現代化意識，實現檔案管理現代化;加強檔案管理人才培養，提升檔案管理人員素質;加快檔案信息化進程，實現檔案管理信息化;加強檔案業務和企業管理知識學習，將檔案工作融入企業的其他各項具體工作中，融合發展。為提升企業檔案管理工作的實效，本文以重鋼集團檔案管理為例，就企業檔案工作與企業管理各項業務融合發展的路徑提出以下建議：

（1）檔案工作與改革發展融合路徑。國企改革是目前國內實體經濟發展的重大舉措，檔案工作應在國企改革進程中發揮重要作用。重鋼集團具有百年歷史，已保存了豐富的檔案資源，形成了系統檔案體系。為進一步發揮檔案的綜合價值，檔案部門應深入挖掘企業檔案中各個變革時期重鋼面臨的危機與對策，通過系統研究形成研究報告和咨詢報告，為企業領導改革發展決策提供借鑒。同時與宣傳媒體深度合作，挖掘檔案中第一輪改革前后，重鋼對國企改革作出的貢獻和重鋼人敢為人先的改革精神，以輿論為企業的改革發展造勢。與工會、宣傳部等組織機構聯合采訪上世紀七十年代末、八十年代初企業改革的親歷者，采集口述歷史檔案，并編輯專題視頻，在電視臺和檔案門戶網站播出，為企業改革發展營造良好的文化氛圍。

（2）檔案工作與生產經營融合路徑。企業檔案工作本身是企業生產經營的基礎組成部分，因此檔案工作要納入企業生產經營計劃，從而促進企業全面發展，提升綜合實力。重鋼集團將企業檔案管理工作以“雙保障機制”融入集團生產經營體系，即：每年的檔案工作納入集團生產經營計劃，并設定考核指標，歸檔計劃以生產經營計劃的形式下發各單位;每年的檔案工作計劃納入集團行政工作計劃，并由總經理在職工代表大會的行政工作報告中向職工代表進行報告。檔案部門通過經理辦、技發辦、經濟運行處等業務部門的各項渠道收集鋼鐵行業及其上下游產業的信息，并匯總到檔案部門，檔案部門組織專業人員對收集的產業信息進行梳理、分析，每年形成6～8個專題信息研究報告，分送集團領導和各主要業務處室負責人，為企業生產經營提供決策參考。同時檔案部門組織人員與經濟運行處共同采集對企業生產經營有重大影響的生產經營數據，建設企業生產經營數據中心，建立大數據信息中心，為集團生產經營決策提供依據。

（3）檔案工作與企業文化融合路徑。企業文化是企業在研發、生產、管理等方面長期形成的，能成為企業全體職工普遍接受的理想信念、價值觀念和行為規則，是在企業的建設和職工隊伍的成長過程中逐步形成的，與企業物質文明相適應的一種微觀上層建筑。檔案不是對企業文化的一種簡單的記錄，而是系統分析企業文化建設的成就與不足，精心梳理，留其精華，去其糟粕，形成價值取向。檔案工作對于企業文化建設具有“緬懷歷史、啟迪未來、傳承文化”的重要作用，從而更好地為企業生產經營和發展戰略服務。企業檔案工作與企業文化融合，可通過對企業檔案價值挖掘，建立企業形象系統，實現企業檔案的文化價值，比如：挖掘聲像檔案，發揮企業檔案在企業形象宣傳中的作用;開發榮譽檔案，樹立企業社會良好形象;編寫先進人物宣傳冊，發揮企業英雄模范作用;全方位利用檔案資源，展示企業文化。

（4）檔案工作與廠情廠史融合路徑。廠情廠史教育是回歸溯源的傳統教育，也是居安思危的警示教育，更是勵精圖治的勵志教育。企業檔案工作是維護企業歷史面貌的一項重要工作，在廠情廠史教育方面有責任對廠情廠史進行綜合研究，形成廠情廠史的研究成果，為廠情廠史教育提供現實的教育素材。企業檔案部門可以通過挖掘檔案資源，梳理企業歷史脈絡，同時對企業歷史進行系統研究，編研出企業史志等檔案資料，形成廠情廠史的研究發布體系。為加強廠情廠史教育實效，檔案部門建立企業廠情廠史館，展示企業發展的不同時期的檔案和文物，與廠情廠史教育工作相融合，充分發揮檔案的教育功能。

（5）檔案工作與班組管理融合路徑。班組是企業生產經營活動的基本單位，也是企業基層的生產管理組織，班組管理直接影響企業生產決策的實施。檔案管理可以與班組管理相互融合，檔案部門可與班組長協作，充分發揮檔案記錄的職能，對班組人員和班組崗位進行聲像等記錄，尤其對于優秀班組、關鍵崗位的資料收集與拍攝。同時檔案部門對班組產生的各項資料進行歸檔，組織班組長等管理人員對收集到的檔案資料進行分析，挖掘其蘊含的隱形知識，優化班組管理，確保生產安全，提升生產效率，從而促進班組建設，提高企業效益。

3 結語

企業檔案工作是企業各項管理工作的基礎，為企業管理各項工作提供信息資源和智力支撐。企業檔案工作也只有在與企業各項業務活動相融合才能獲得活力和發展動力，同時也要求企業檔案管理從業者解放思想，加強學習，具備融入企業各項業務活動的知識和技能。本文對企業檔案管理融合發展路徑進行探索，提出企業檔案管理與企業改革發展、生產經營、企業文化、廠情廠史、班組管理等方面的融合發展的具體路徑。

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