高校檔案利用現狀及問題分析
——以莆田學院為例

王麗英

（莆田學院綜合檔案室，福建莆田351100）

高校檔案利用現狀及問題分析
——以莆田學院為例

王麗英

（莆田學院綜合檔案室，福建莆田351100）

本文以莆田學院為例，統計了莆田學院近五年的檔案利用情況，根據統計的數據，同時結合平時工作實踐分析了當前檔案利用現狀及存在的部分問題，并在分析原因的基礎上提出了相應對策，為加強高校檔案利用，主動參與社會經濟建設和科學文化發展，使高校豐富的檔案信息資源成為社會知識信息服務的重要來源，以供高校師生員工和社會利用，滿足高校和社會不斷增長的檔案需求，服務民生，促進社會發展.更好實現高校檔案利用工作，利用空間及社會效益.

高校；檔案利用現狀；問題分析

檔案的利用是指對檔案的閱覽、復制、外借和摘錄，是檢驗檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研等工作效果的一個重要環節.高校檔案是高等院校在教學、科研、服務中形成的原始憑據，具有很高的利用價值.高校檔案館的建設，就是要發軍檔案在學校中心工作輔助性、支撐性作用，并加強檔案服務力度，以便使學校檔案室（館）成為教學科研服務中心、記載、體現學校發展歷程的基地，成為學校教職工、學生與兄弟院校交流的窗口，然而，當前高校檔案利用情況如何呢？現以莆田學院為例簡單分析：

1　檔案室的基本情況

莆田學院綜合檔案室由原莆田高等專科學校、原福建醫科大學莆田分校、原莆田華僑體育師范學校綜合檔案室于2002年組建而成，掛靠辦公室，館藏檔案有4個全宗即莆田學院、莆田高等專科學校、福建醫科大學、莆田華僑體育師范學校全宗，館藏檔案數量6637卷，17840多件，綜合檔案室集中管理全校黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品與科技開發，出版物、外事、財會、聲像等各種門類和載體的檔案，在這些類別中文書檔案2022卷計7024件，科研檔案425卷，會計檔案4326卷，專門檔案1924卷，照片檔案640卷，音像檔案43件.實物檔案63件，資料43冊.這些館藏構成了檔案利用的基礎.我校綜合檔案室于2005年安裝使用了《科易檔案管理軟件》大型網絡版一套，實現了從文書處理到自動組卷、歸檔、打印編目及庫房管理等檔案工作的計算機管理，大大提高了管理效率與質量，為文檔一體化和現代化科學管理奠定基礎.

2　我校檔案利用現狀

我校綜合檔案室的檔案利用登記簿的查閱構成表：

莆田學院2010—2014年檔案利用情況統計表

年度個人利用利用卷次編史修志其它查閱學術研究2010 212 503 0 21 7 0 2011 293 780 0 18 13 0 2012 310 761 67 23 11 0 2013 339 934 5 37 15 0 2014 385 1203 39 39 17 0

從上表可以看出2010—2014年五年間莆田學院檔案室利用者1789人次，平均每年約357人次，其中個人利用1539人次，占總利用人次的86.03%，五年間共提供檔案4181卷次，占館藏的17.08%，平均每年約836卷，占館藏的3.41%，五年來未查到的合計63人次，占總利用人次的3.52%.從這次數字可以看出，高校檔案的利用人次在逐年增加，利用卷次也不斷攀升.

3　我校綜合檔案室存在的問題及原因分析

由于主觀和客觀的原因，檔案利用工作現在還存在這樣那樣的問題，現就上表統計的數據并結合平時實際工作，歸納以下主要問題：

3.1檔案本身價值無法得到充分發揮

從統計數據看，我們可以看到平均每年利用的檔案數量只占館藏總量的2.22%，大量館藏檔案沒有得到利用，這樣檔案本來的價值得不到體現.在日常工作中，檔案查閱利用時，利用者填寫的信息中往往沒有完整，電話聯系方式未留下，從而導致無法統計，檔案給社會和經濟建設帶來的價值和作用，利用很多檔案信息需求者不了解高校檔案室，所需信息無處可尋.比如科研檔案，高校的科研優勢，近幾年有相當一部分的橫向、縱向的課題，信息資源十分豐富，社會需求很大，可是，由于社會利用者不知道高校檔案科研信息，就使得高?？蒲谐晒D化率無法得到利用，這就使得許多檔案沉睡在庫房中，造成極大的資源浪費.

3.2檔案信息提供利用方式單一

從莆田學院近五年（從2010—2014年）期間共提供檔案4181卷次，利用者1789人次，大部分是查閱及復印原件的，電話資詢的極少，到目前為止還沒有網絡提供利用.目前查閱檔案的只能親自到檔案室或委托他人查閱檔案，而相當一部分利用者更是需要長途奔波，來往耗費時間，效率極低，不少利用者希望能夠改變用戶上門利用的傳統方式，開展遠程利用服務，如通過網絡，傳真等現代通訊方式咨詢、聯系等，讓他們能用最快的速度和最少的時間找到他們所需檔案，從而最大限度地提高查閱效率和時間利用率.

3.3檔案收集不全，老檔案整理工作滯后

從五年來利用情況數據看，大部分利用者未查到檔案的占到總利用人次的3.52%，結合本人平時工作實踐發現主要有三種情況：第一，檔案收集不齊，這個集中體現在成教院和二級學院個別合作辦班的學籍管理，部分年份有，部分年份沒有，讓工作難以進行.第二，在學校發展過程中，新舊學校并入，原先的檔案全部歸入我館管理，早些年全為紙質檔案，這也給提供利用造成諸多不便.第三，各種檔案追溯到2002年前即莆田學院合并前學校的所有檔案均為紙質檔案.

4　高校檔案利用問題的應對措施

4.1加強對檔案工作人員的培訓，提高全體人員素質

檔案館工作人員是檔案工作的執行者、實施者，他們素質的高低直接決定了檔案館服務質量的高低，處于當今信息社會，我們的檔案工作人員只有不斷學習，才能更好適應不斷發展的檔案工作，檔案利用工作率及質量的高低就與檔案工作者的素質息息相關，檔案人員的素質既包括政治素質，又包括業務素質.這就需要定期開展專業知識的討論和學習，還可以請校內外專家到校定期開展計算機和網絡技術培訓以及檔案學方面的專業知識講座，加強檔案工作人員掌握較為廣博的檔案學基本理論知識，如檔案來源理論，檔案價值理論、檔案分類整理理論、鑒定理論、利用理論和編目檢索理論等等.也可以不定期派出工作人員參加國家或省檔案局開展的專業性的培訓.總之，檔案館應給工作人員多多學習和進修的機會，從而提高檔案人員的政治素質和業務素質，當然，還可以積極參加省級各種學習會議，多走出去看看、聽聽，才能把握檔案發展進程，才能更好地做檔案工作.

4.2加強檔案收集工作，豐富館藏

首先，針對未收集全的檔案進行最大限度的補缺補漏，在這個節眼上，需要各單位的配合，采取補救措施，盡量補齊，無法補齊的要作好登記，這就需要學校領導的重視，學?？梢猿闪⒁粋€檔案工作小組，從部門抽調專人配合檔案館專職人員組成，限時對各單位按學校檔案收集規定進行收集歸檔.逐漸分階段、分項目完成，豐富館藏，以備利用.

4.3大力開展宣傳工作，拓展利用途徑

高校檔案信息是一種原生信息資源，它基本上一直藏在檔案庫房里，鮮為人知.這就需要檔案部門和工作者檔案信息進行必要的宣傳，才能在利用工作中充分發揮.另外，加強檔案數字化建設，拓展利用途徑，以實現利用方式多樣化，利用手段現代化，以促進利用主體和利用目的的多樣化.傳統利用方式僵化，受時間和空間的限制，一般只接受到館利用，對于個別僅僅針對上級主管部門及一些外國使館的學歷學位證書認識，其他大部門利用者只能到館利用，并要帶上相關證明材料.解決這個問題的辦法是在檔案數字化技術上建立檔案信息網，檔案工作者微信、工作郵箱、工作網頁等.同時把這些信息加以公布，讓師生及社會能一下子了解檔案信息的公布渠道和方式，從而滿足不同利用者的利用目的，使檔案館的館藏資源發揮致極.

〔1〕案信息資源利用中存在的問題及對策［J］.蘭臺世界，2008（4下）.

〔2〕試述高校檔案利用工作走向［J］.中山大學學報，2001（4）.

〔3〕校檔案利用中存在的問題及思考［J］.科學管理（中旬），2012（5）.

〔4〕校檔案利用工作中的問題與對策初探［J］.黑龍江史志，2008（7）.

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1673-260X（2015）06-0178-02