信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的理解

朱躍林++孫蘭

摘 要：信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，一開始是沿用的傳統(tǒng)建筑工程監(jiān)理的“三控三管一協(xié)調(diào)”，后來發(fā)展成“四控三管一協(xié)調(diào)”，最后在工作過程中，逐漸完善成為了“五控五管一協(xié)調(diào)”，主要增加了風險控制、資產(chǎn)管理、知識產(chǎn)權(quán)管理。增加的部分充分體現(xiàn)了信息系統(tǒng)的特點，注重資產(chǎn)風險，注重知識產(chǎn)權(quán)，這也是信息系統(tǒng)工程項目區(qū)別于傳統(tǒng)建設(shè)工程的地方。項目內(nèi)容看不見、摸不著，過程相對難把控，因此項目風險也在無形中增大。知識產(chǎn)權(quán)的管理保護更加是現(xiàn)今信息社會的主題之一。本文闡述了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作范圍、建設(shè)過程各階段的監(jiān)理工作內(nèi)容及工作方法。

關(guān)鍵詞：五控 五管 一協(xié)調(diào) 方法 重點

中圖分類號：S763 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（b）-0133-02

在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中，理解并把握好監(jiān)理工作方法至關(guān)重要。

1 監(jiān)理工作范圍及內(nèi)容

監(jiān)理范圍涵蓋招投標階段、實施階段、初驗、試運行、終驗和系統(tǒng)移交階段的質(zhì)量、進度、投資、變更控制，合同、信息和安全管理以及組織協(xié)調(diào)。

監(jiān)理工作核心內(nèi)容是“五控五管一協(xié)調(diào)”。所謂“五控”即質(zhì)量控制、進度控制、風險控制、投資控制、變更控制；“五管”即資產(chǎn)管理、合同管理、信息管理、安全管理、知識產(chǎn)權(quán)管理；“一協(xié)調(diào)”即對各參建單位組織協(xié)調(diào)。保障在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)項目建設(shè)目標。

信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，一開始是沿用的傳統(tǒng)建筑工程監(jiān)理的“三控三管一協(xié)調(diào)”，后來發(fā)展成“四控三管一協(xié)調(diào)”，最后在工作過程中，逐漸完善成為了“五控五管一協(xié)調(diào)”，主要增加了風險控制、資產(chǎn)管理、知識產(chǎn)權(quán)管理。增加的部分充分體現(xiàn)了信息系統(tǒng)的特點，注重資產(chǎn)風險，注重知識產(chǎn)權(quán)，這也是信息系統(tǒng)工程項目區(qū)別于傳統(tǒng)建設(shè)工程的地方。項目內(nèi)容看不見、摸不著，過程相對難把控，因此項目風險也在無形中增大。知識產(chǎn)權(quán)的管理保護更加是現(xiàn)今信息社會的主題之一。

監(jiān)理工作主要分為工程前、中、后三個階段，每個階段都有不同的側(cè)重點，掌握好這些不同，是做好監(jiān)理工作的前提。

工程前：協(xié)助建設(shè)方對項目的建設(shè)目標、投資、工期和技術(shù)難題進行分析，協(xié)助建設(shè)方組織有關(guān)領(lǐng)域的專家對項目總體規(guī)劃、本期建設(shè)項目技術(shù)方案和設(shè)備選型進行論證和優(yōu)化；協(xié)助建設(shè)方編制招標文件和組織招標投標活動；協(xié)助建設(shè)方審核施工合同。

在實踐中，信息系統(tǒng)監(jiān)理參與工程前工作相對較少，往往是確定施工單位后才招監(jiān)理標。因此，大家一旦有機會參與工程前工作，就應充分體現(xiàn)監(jiān)理的作用，以幫助業(yè)主規(guī)避在工程中可能遇到的風險。

例子：

在某項目中，該監(jiān)理方幫助建設(shè)方審核承建方的合同，該方主要提出了以下幾處修改：①明確項目監(jiān)理制度，要求承建單位服從監(jiān)理的督促管理；②建議調(diào)整項目款支付步驟，改為項目設(shè)備到貨后支付30%，項目初驗后支付至60%，項目終驗后支付至90%，維保期結(jié)束支付10%，修改后，由于項目款支付和項目里程碑嚴密對應，一方面有動力（資金壓力）督促承建方盡快完成項目里程碑，另一方面可以有利于建設(shè)方和監(jiān)理更好的把控項目進度；③建議合同中改為3年免費維護期，以防對合同內(nèi)容解讀的二義性。最后建設(shè)方在該監(jiān)理方建議下，對施工合同進行了修改，并且在之后的合同履行過程中很好的得到了執(zhí)行。

這個事例是典型的通過監(jiān)理的努力，在工程前便介入，而使得項目能夠更好的實施。

工程中：負責對工程建設(shè)過程進行質(zhì)量控制；審查承建方的開工報告；審查批準承建方提交的施工進度計劃；監(jiān)督承建方按相關(guān)的標準和規(guī)范施工，督促承建方采取措施實現(xiàn)合同目標和要求；核實質(zhì)量文件，對施工質(zhì)量進行監(jiān)督、評價，必要時通知承建方返工或停工；主持協(xié)商工程設(shè)計變更，調(diào)解合同雙方爭議，必要時處理索賠事項。

如果說工程前的監(jiān)理工作是事前控制，做好了之后可以事半功倍，使得建設(shè)任務能夠更加順利開展，那工程中的監(jiān)理工作就是事中控制，是監(jiān)理工作能夠直接影響建設(shè)任務的最有效的途徑。

例子1：

在某項目中，承建方提出某品牌服務器的變更，變更為其他品牌，理由是該品牌型號停產(chǎn)。該監(jiān)理方接到變更申請后，進行了核查，通過與廠商電話聯(lián)系和網(wǎng)上查詢，證實該品牌型號確實停產(chǎn)了，但此廠商推出的新的替代型號。根據(jù)以上的信息，我監(jiān)理方將情況通報給了承建方，并向建設(shè)方進行了匯報，最終修改了變更單，變更為同品牌的升級型號，并附上廠商的停產(chǎn)證明。

這個例子是人們在工作過程中經(jīng)常遇到的問題，往往承建方出于利益的考慮，希望借由停產(chǎn)更換品牌。在項目中，一般品牌不能隨意變更，即使是停產(chǎn)且沒有替代型號的情況下，也應在招標確定的若干品牌（一般是3個）中選擇，而不是隨意更換品牌。當由于建設(shè)方需求變化的情況下，建設(shè)方確需變更某品牌，也應由建設(shè)方發(fā)指令單，承建方根據(jù)指令單進行變更。如此才能確保建設(shè)方的利益不受損害。

例子2：

在某項目中，承建方在沒有通過建設(shè)方和監(jiān)理同意的情況下，擅自安裝了某品牌的監(jiān)控，和清單不符。我監(jiān)理方一方面向建設(shè)方匯報，另一方面發(fā)書面通知單，要求其立即停工。之后直到承建方按照要求完成變更手續(xù)后，才同意其復工。

此例意義在于不能讓承建單位將不符合要求的產(chǎn)品擅自安裝而變?yōu)榧瘸墒聦崳@樣在之后的事情處理中，監(jiān)理和建設(shè)方就會處于被動的地位。發(fā)現(xiàn)問題，應主動采取對策并及時匯報，防患于未然。

工程后：協(xié)助組織工程竣工驗收，審核工程過程文檔是否齊全并滿足相關(guān)標準及規(guī)范的要求，檢查技術(shù)培訓是否達到合同要求；協(xié)助編制竣工驗收報告；協(xié)助對保修期內(nèi)工程質(zhì)量的檢查、鑒定以及督促責任單位修理；督促整理承建方應交付的技術(shù)檔案資料，協(xié)助建設(shè)方制定系統(tǒng)運行維護管理制度等。

工程后的監(jiān)理工作主要是對已完成內(nèi)容的整理總結(jié)，這個期間承建方和建設(shè)方都需要整理文檔組織驗收并正式進入維保期，在這期間監(jiān)理工作的主要內(nèi)容就是協(xié)助承建方和建設(shè)方完成這些內(nèi)容。

例子：

在某項目中，承建方由于經(jīng)驗問題，資料歸檔有困難，我監(jiān)理方主動提供了竣工文檔目錄與范例供其參考，并幫助建設(shè)方安排驗收會議議程，推薦驗收專家人選，最終確保了驗收會議的順利進行。而同期建設(shè)方的另一個項目由于沒有監(jiān)理方，驗收會議上出現(xiàn)了種種問題，因此驗收就沒有通過。

在項目實施過程中，監(jiān)理方應充分發(fā)揮工程項目經(jīng)驗比較多的特點，在過程中就應讓承建方無論是施工還是文檔規(guī)范有序，指導文檔書寫和歸檔。上例中兩個類似項目的不同結(jié)果，充分體現(xiàn)了監(jiān)理方的作用。

2 監(jiān)理工作方法重點

2.1 質(zhì)量控制的監(jiān)理方法重點

建設(shè)過程質(zhì)量控制重點在目標控制和技術(shù)控制兩個方面：

目標控制，即承建方的建設(shè)結(jié)果是否滿足建設(shè)方的質(zhì)量要求和業(yè)務需求；

技術(shù)控制，即承建方在實施過程中是否符合國家、行業(yè)的技術(shù)規(guī)范，并滿足建設(shè)方的技術(shù)需求。

在質(zhì)量監(jiān)理過程中，應靈活運用以下方法：

（1）積極協(xié)助項目設(shè)計方、相關(guān)承建方和建設(shè)方共同審核、確認承建方的施工組織設(shè)計方案，確保系統(tǒng)實施方案符合工程總體設(shè)計的要求；

（2）以信息系統(tǒng)工程建設(shè)驗收規(guī)范、工程質(zhì)量驗收標準等為依據(jù)，督促承建方全面實現(xiàn)承建合同約定的質(zhì)量目標；

（3）對承建方的人員、設(shè)備、方法、環(huán)境等因素進行全面的監(jiān)察，督促承建方的質(zhì)量保證體系落實到位；

（4）以質(zhì)量預控為重點，做好施工組織設(shè)計方案、工程圖紙、驗收測試方案、培訓計劃等審核把關(guān)；

（5）確定質(zhì)量控制的關(guān)鍵節(jié)點，重點控制，必要時組織專家進行集體論證；

（6）對工程的管線等隱蔽工程、關(guān)鍵工序和重要實施過程進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時糾正，消除質(zhì)量隱患；

（7）在重點建設(shè)工程的電氣、通信、安全設(shè)備安裝過程中，監(jiān)理方應嚴格執(zhí)行現(xiàn)場旁站監(jiān)理；

（8）有效地組織系統(tǒng)的聯(lián)調(diào)測試和驗收工作；

（9）對工程項目中承建方的技術(shù)培訓工作過程和效果進行監(jiān)督和評估。

2.2 進度控制的監(jiān)理方法重點

監(jiān)理方協(xié)助建設(shè)方確定合理的工期目標，并將工期要求寫入承建合同；在項目實施過程中運用各種合情合理合法的手段保證工程項目總工期的實現(xiàn)。

在進度監(jiān)理過程中，應靈活運用以下方法：

（1）審核承建方的進度分解計劃，確認分解計劃可以保證總體計劃目標；

（2）對項目實施進度進行實時跟蹤，根據(jù)項目里程碑監(jiān)督實施進展；

（3）當工期目標發(fā)生偏離時，應及時指出，并提出對策建議，同時督促承建方盡快采取措施；

（4）與建設(shè)方和承建方研究確定工程里程碑，并依據(jù)進度計劃按時進行里程碑的階段性驗收；

（5）工程施工全過程采用動態(tài)管理和主動預控的方法進行控制；

（6）建立項目工作報告制度，采取工作日志、周報、月報匯報方式實時跟進工程實施狀態(tài)，項目監(jiān)理方應及時、定期向建設(shè)方通報工作進展情況、可能發(fā)生的問題等；

（7）例會制度，通過定期召開例會方式協(xié)商解決施工過程中存在的問題；

（8）規(guī)范溝通方式，面對面討論方式為主，電話方式為輔，配合召開各種形式的協(xié)調(diào)會，編寫《會議紀要》。

2.3 投資控制的監(jiān)理方法重點

投資控制工作任務主要是協(xié)助建設(shè)方合理安排資金投入。在計劃擬訂階段協(xié)助建設(shè)方編制成本控制性目標及合同成本實施計劃；在工程施工過程中審查承建方提交的資金流向；在系統(tǒng)驗收階段核實承建方的計量及單項成本，處理合同變更。

（1）嚴格執(zhí)行施工合同中所確定的合同價款以及支付步驟；

（2）堅持未經(jīng)審核通過的項目，監(jiān)理方不予計量；

（3）當由于變更或其他原因產(chǎn)生爭議時，監(jiān)理方將堅持合理、公正的原則，協(xié)調(diào)各方進行協(xié)商；

（4）嚴格執(zhí)行合同工期內(nèi)支付工程款。

2.4 安全管理的監(jiān)理方法重點

信息系統(tǒng)工程安全監(jiān)理工作包含信息安全、施工安全和知識產(chǎn)權(quán)保護三個方面。

在項目實施過程中，監(jiān)理方協(xié)助建設(shè)方和各承建方樹立安全保密意識，根據(jù)工程要求建立嚴格的適合自身狀況的安全保密制度。同時，注意人員施工安全，確保工程建設(shè)過程無事故。

（1）項目實施過程中，應注意登高作業(yè)、用火用電等的安全，督促承建方對施工人員進行安全教育，注意檢查施工人員安全教育臺賬。

（2）對于保密要求較高的項目，建議建設(shè)方與各方簽訂保密協(xié)議，確保項目信息不隨意外泄。

（4）建立定期進行信息系統(tǒng)的安全教育與培訓的制度，以多種方式，針對特定系統(tǒng)進行安全教育與培訓。

（5）檢查承建方是否嚴格按國家安全生產(chǎn)法規(guī)和標準的要求，在施工中建立健全安全生產(chǎn)責任制，落實安全生產(chǎn)管理制度，加強施工現(xiàn)場的安全和文明施工管理；抽查施工現(xiàn)場的安全管理狀況，督促整改安全隱患，避免發(fā)生安全事故；督促各承建方嚴格按照文明施工管理的有關(guān)要求，落實文明施工的各項管理措施。

（6）遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)，確保在工程實施采取正版軟件。

（7）檢查非自主產(chǎn)權(quán)軟件的使用權(quán)合法文件和證明。

（8）對于項目建設(shè)過程中待開發(fā)的軟件，應在承建合同中明確規(guī)定知識產(chǎn)權(quán)歸屬，避免產(chǎn)生不必要的知識產(chǎn)權(quán)糾紛。

2.5 合同管理的監(jiān)理方法重點

合同管理的原則為：事前預控、實時糾偏、充分協(xié)商、公正處理。合同管理內(nèi)容包括：工程變更管理、工程暫停及復工管理、工程延期管理、處理索賠、調(diào)解合同爭議、違約管理。

（1）應建立完備的合同及信息管理制度，各方對項目的所有指令、批復、報告均以書面形式進行，并全部歸檔。任何形式對項目質(zhì)量、數(shù)量、內(nèi)容的變動，均須總監(jiān)理工程師審核同意，并報建設(shè)方批準后，項目變更通知書方能生效。

（2）建設(shè)方支付承建方工程款須按規(guī)范程序進行。承建方應向監(jiān)理方提交工程款支付申請，經(jīng)監(jiān)理方審查通過后，由總監(jiān)理工程師簽署證明文件，建設(shè)方收到證明文件后，安排支付承建方工程款。

2.6 信息管理的監(jiān)理方法重點

做好信息管理的具體工作，主要體現(xiàn)在做好如下文檔：

（1）監(jiān)理日志：監(jiān)理工程師應逐日將所從事的監(jiān)理工作寫入監(jiān)理日志，特別是涉及設(shè)計、施工和需要返工、改正的事項，應詳細作出記錄。

（2）會議紀要：監(jiān)理方為確保工程監(jiān)理規(guī)范、有序、有效，按工程的進展召開的會議，分總體協(xié)調(diào)會議，技術(shù)研討會議、現(xiàn)場協(xié)調(diào)會和監(jiān)理組監(jiān)理工作例會等都應做好會議紀要。

（3）監(jiān)理報告：監(jiān)理方將定期或不定期地向建設(shè)方提供監(jiān)理周報、月報等有關(guān)工程監(jiān)理及項目管理等方面的信息。

2.7 組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理方法重點

組織協(xié)調(diào)遵循公平、公正、獨立的原則，守法原則，誠信原則，科學原則。

為了開展好工程監(jiān)理工作，要求項目監(jiān)理方內(nèi)部所有監(jiān)理人員都能主動地在自己負責的范圍內(nèi)采用科學有效的方法進行協(xié)調(diào)工作。

（1）組織與項目有關(guān)的協(xié)調(diào)會議，形成會議記錄，做好會議管理。

（2）組織好工程例會，確保會議組織效果，在會前、會中、會后或主持會議中采取多種措施以確保會議有效。

（3）工程通知與回復，以通知與回復的形式讓信息在在各單位內(nèi)部人員之間流動，協(xié)調(diào)大家的意見與行動，以保障項目的總目標得以實現(xiàn)。

參考文獻

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