高校網上預約報賬流程優化研究

艾明陽

（寧波大學，浙江寧波 315211）

高校網上預約報賬流程優化研究

艾明陽

（寧波大學，浙江寧波 315211）

頂層設計的理念不斷地深入人心，同時也推動了高校財務管理模式的改進和優化，但如何提高師生對財務的滿意度，優化報賬流程顯得格外重要，成為破解“報賬難”的關鍵因素。文章結合寧波大學實施網上預約報賬的實際情況，肯定了成績，分析了問題，提出了改進優化建議，以期更好服務師生，提高財務管理水平。

網上預約報賬；頂層設計；流程優化；滿意度

隨著寧波大學跨越式地發展，逐步成為浙江省重點建設大學，財務管理水平也隨之提高。學校的科研辦學經費不斷增加，這就迫切地需要防范現金風險，所以無現金報賬，網上預約報賬無疑成為了寧波大學的首選財務管理方式，同時，由于報賬人員對相關的財經法規和財務制度不甚熟悉，造成了一次性成功報賬的機會大打折扣，有時報賬人提供單據較多，造成單筆超時，滋生了師生的不滿情緒，一談到報銷，仿佛談虎色變，這便急需優化網上預約報賬的流程。

2015年1月起，寧波大學開始推行網上預約報賬。它是指報賬人員在網上填報預約報銷申請，然后將相關憑證及預約單據送至計財處指定場所，經過物流管理環節，在規定的時間內予以分類處理的報銷模式。2015年3月曾創出單個工作日接單658份的記錄，同時師生滿意度大幅提升，也獲得了校長的表揚，但系統運行至今，仍然存在著一些細節問題需要優化和解決。

1 信息平臺的搭建

由于大部分實際報賬人流動性較大，且對財經法規和財務制度不熟悉，造成了對財務預置的費用項理解的偏差，產生了信息不對稱。對后續的財務制單人員來說，要通過電話反復溝通，致使效率降低；有些報賬人員甚至粘貼票據等基本操作也不清楚，在這種情況下，優化建議是在計財處顯要位置設置視頻宣傳窗，將平時報賬中報賬人經常發生的錯誤和注意事項以視頻的形式直觀的展示給師生，免去了財務人員的回復時間，同時也可以讓等待報賬的師生員工體會到計財處工作的用心，迅速掌握報賬基本的要領。同時這種宣傳窗也是計財處宣傳財經法規和展示員工風采的主要手段，每個月可以評出制單標兵、服務標兵和微笑大使等等，讓計財處的員工有一種歸屬感，更好地投入到網上預約報賬的工作中去。

網上預約報銷單有專屬的條形碼，財務人員利用掃碼器將它轉化為物流信息顯示于報賬老師的個人門戶中，但目前只有實際收款人能夠收到銀行的到款短信，而實際報賬人還不能實現信息的實時顯示，所以不斷有咨詢電話打進。針對上面兩種情形，我校可以利用大數據和網絡信息技術，搭建綜合的信息平臺，實時更新費用項對應的開支范圍，提供明確的、有針對性的指導，同時，在對私或對公轉賬操作完成后，系統通過自動提取報賬人聯系方式，可以自動發送短信通知實際報賬人；在通知相關報銷人員退單時，將詳細的退單原因導入信息反饋模塊中，可以實時顯示在報賬人個人門戶中，這樣實際報賬人就可以通過查看門戶信息及時處理退單，免去了往返奔波之苦，提高了財務管理的效率。

2 完善網上預約報賬系統的細節控制

首先，在發放勞務費時，供報賬人選擇的銀行信息中，目前為非必選項，有時報賬人會將開戶銀行選擇為“無”，這樣對后續的無現金支付造成了困擾，出納還要電話詢問經辦人該卡為什么銀行的，降低了效率，優化的建議是：將銀行信息設置為必選項，如果沒有選擇，則不能完成后續的操作。因為勞務費支付不能打公務卡，如果有老師提交了公務卡卡號，則系統中可以設置報錯提醒，這樣就免去了退單環節，節省了實際。

其次，由于批量代發學生經費需要郵件確認，故目前尚不能進行網上預約報賬，這也給師生在一定程度上造成了不便，優化后的改進意見為先走預審程序確認郵件，再進行網上預約報賬，這樣即免去了師生等待叫號的時間，又增加了網上預約報賬的成功率。

再次，由于網上預約報賬的界面需要友好和易操作，針對師生反映較為集中的問題，優化建議：在計財處網站開設意見收集器，使得更好的建議被及時收集，更好的提高效率。

由于網上預約報賬的憑證資料在到達計財處與審核確認之間有時間差，如果出現票據缺失的情形則難以認定責任，容易引發糾紛，因此目前寧波大學計財處采取的是建立一種對雙方的信任，倡導誠信的美德，報銷人可將報銷單和原始票據直接投遞至設置的自助報賬投遞箱內，計財處工作人員在工作日內每天定期開箱取單，這種運行模式一直處于良好狀態，優化建議在投遞箱處加裝探頭，這對師生和計財處工作人員都是一種保護。

3 結語

總而言之，網上預約報賬系統利用了先進的銀校互聯和大數據技術，結合無現金報賬系統和先進的物流系統，讓廣大的師生及時掌握科研經費的動態信息，節省了大量的排隊和往返來回的時間，將更多的時間和精力投入到教學科研活動中去，使得師生對學校計財處的滿意度大幅攀升，同時，也使得寧波大學的財務管理水平，向頂層設計的理念一步步邁進。

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［4］王娜.高校財務投遞式報銷與資助網上自助報銷模式的比較研究［J］.教育財會研究，2012（23）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.031

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1673-0194（2015）19-0056-02

2015-06-08