關于我國數字檔案與傳統檔案發展現狀及發展方向研究

摘 要：隨著我國經濟不斷的進步與發展，我國在物質、文化等各個事業方面跟以前相比，都取得了飛速性的發展。在這樣的情況下，我國的數字檔案管理方面已經得到了社會各界、廣大人民群眾以及政府機關的關注和重視。本文要論述的觀點是，當前我國的數字檔案與傳統檔案管理方面的現狀，針對其發展現狀進行一定的分析，將當前數字檔案與傳統檔案進行對比，研究我國數字檔案與傳統檔案的發展方向。

關鍵詞：數字檔案；傳統檔案；發展現狀；發展方向

在當前的信息化時代，也就是數字化時代，數字化的運用已經逐漸普及到了很多方面，數字化意味著“利用計算機、網絡、媒體”等技術，對信息進行儲存、處理以及推廣、傳播的過程。檔案的處理方式是非常重要的，因為，檔案是我國的一種信息形式的載體，它的發展對我國的發展以及社會信息的各個方面起到促進的作用。檔案作為我國的國家機構、社會組織等各個方面所進行活動的文字、圖片、事情等進行保留儲存的工具。那么，我國的檔案管理工作如何才能更加有序的進行呢？所以數字檔案與傳統檔案的發展現狀以及發展方向便成為相關工作人員非產值的研究的內容與主題。

1 檔案的含義

檔案，是國家機構、社會組織、以及個人從事政治軍事、科技技術、宗教文化等過程中直接成型的具有保存價值的各種文字、圖片、音像等不同的形式的歷史記錄。檔案作為一種辦公室的工具，是文件的轉換體，能夠在其載體上真實的保存數據信息，在一定程度上有效的記錄當事人的一些活動情形，從而將當事人的這種形象作為現在具體內容的考證和參照標準。

1.1 數字檔案

數字檔案是在網絡信息發展的基礎上，將檔案上內容進行一個數字化儲存。數字檔案的誕生提高了經濟效益，增強了辦公效率，檔案儲存安全，查找方面只需要輸入檔案的關鍵詞進行檢索，就可以找到相關內容[1]。

1.2 傳統檔案

傳統檔案一般指的是紙質檔案，以紙為媒介對信息進行傳播，傳統檔案由于其載體的實質性，對檔案信息的儲存與檢索帶來一定的不便，信息的儲存、保存空間較為龐大，并且不利于檔案的維護。同時在信息查詢方面需要耗費大量的人力與時間[2]。

2 當前數字檔案與傳統檔案的發展現狀

2.1 檔案管理的原始性

紙質檔案由于形式比較原始，那么其內容也相對的具有原始性，在紙質檔案上人們可以通過其字體、圖像、印章以及紙質來判斷該檔案的真實性。借助紙質檔案的原始性，就可以證明其內容的原始性，紙質檔案在一定程度上可以具體的反應當時的某一事件，不同于數字檔案在數字信息上進行一定的改動便可以改變某一件事實的真相。因此紙質檔案其表現形式相對來說比較單一。

2.2 檔案管理的真實性

現在的數字信息技術非常的發達，一張圖片進行簡單的修改，就可以變成另一張圖片，一個文檔對其內容進行修改再保存，就可以和原檔案有著非常大的差別。也就是說數字檔案非常容易失去其真實性，主要原因就是因為數字檔案的更改性和復制性非常強，甚至對有關信息進行修改之后不會留下其痕跡，在檔案管理的真實性上，紙質檔案則不容易被更改，更改之后也可以輕易發現。

2.3 檔案管理的安全性

由于數字檔案是保存在計算機里面，檔案的數據很容易被更改，加上在計算機使用者在進行不當的操作的時候就可能造成計算機中病毒，計算機文件損壞，或者被黑客入侵竊取數字檔案。還有的數字檔案儲存在光盤或者U盤等可移動儲存設備里面，這類設備在處理不當的時候也會受到高溫、潮濕、灰塵等侵蝕而損壞，直接影響檔案的安全性[3]。然而紙質檔案在進行保存的時候會受到火災或者人為因素造成檔案遺失。所以說無論是數字檔案還是傳統檔案在進行保存的同時都具備一定的風險，這就需要對檔案的保存技術或者保存手段進行提高，以保證檔案的安全性。

2.4 檔案管理的便捷性

數字檔案在儲存、查詢等方面具備非常良好的便捷性。數字檔案查找的同時，只需要通過搜索關鍵詞，就可以找出所要查閱的相關檔案，操作簡單、便捷，在儲存上也非常的節省空間。而傳統檔案在檔案查找的時候就要根據檔案的儲存時間、年限、檔案類型以及相應的儲存目錄一條一條的進行查找，非常耗費人力物力。傳統檔案進行儲存時相對安全，但是所占的儲存空間較大，需要固定的檔案室、檔案柜來存放檔案。

3 數字檔案與傳統檔案管理的發展方向

加強數字管理與傳統管理歸檔的措施，在工作的過程中提高工作人員的綜合素質，不斷提高檔案管理人員的整體素質，檔案管理人員要明白自己所肩負的責任，并能夠肩負起這份責任。在日常工作的過程中不但要加強工作人員的綜合素質培養，對工作人員進行政治和思想的教育，還要求工作人員具有一定的計算機操作能力，對計算機的知識有一個初步的了解。在這個基礎上應當對全國范圍的檔案館在硬件方面進行一定的完善與建設，不斷加強檔案館內部的計算機設備，定期對計算機進行安全檢測，只有這樣才能更加有效的實現對檔案的安全管理工作。

當前社會信息量非常的多，信息內容十分的復雜，信息載體多種多樣，在對傳統檔案數字化的同時應當將傳統檔案進行保留，這樣不僅保證檔案的真實性，還實現了檔案的原始性，無論是數字檔案還是傳統檔案，在進行保存的同時都需要做好檔案的安全工作，確保檔案的安全性。

4 結語

綜上所述，當前我國檔案管理行業正在不斷的向前發展，對此我國的數字檔案相比傳統檔案有著非常大的優點，但是不足之處還是相當的明顯。檔案的原始性、真實性、安全性、便捷性對我國的檔案工作有著非常大的貢獻，因此我國不僅要在數字檔案上進行一個大的改善，還要將傳統檔案當做一種文化遺產進行歸類保存。

參考文獻

[1]傅榮校.關于數字檔案館的思考[J].檔案學通訊，2013，5（10）：58.

[2]邱曉威.數字檔案館及其建設模式[J].中國檔案，2014，10（21）：91—92.

[3]方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2013，12（02）：110—112.

作者簡介

彭平平，湖北省黃石市高新技術發展促進中心，本科。