水利工程檔案資料的收集與整理

程曉霞

摘 要：水利工程檔案產生于整個水利基本建設全過程，是水利工程建設全過程的真實反映和記錄，是工程驗收、結算、運行、管理、維護、改造、擴建的依據。管理并利用好水利工程檔案，使其在水利建設和灌溉管理中充分發揮作用，更好地為水利事業服務，是各級領導和檔案部門的重要職責。近年來，水利工程建設蓬勃發展，投入的水利建設資金大幅增加，水利檔案資料的收集、整理和信息化、規范化工作意義更加重大，因此，做好水利工程檔案的收集與整理勢在必行。

關鍵詞：水利工程；檔案；建設管理；收集；整理

水利工程資料檔案的收集、整理具有時間跨度長、資料量大、整理復雜等特點，就我局的水利工程建設而言，工程施工、監理分標段較多，檔案收集、整理難度較大。監管單位部門檔案管理人員對工程的建設環節、技術規范不太了解，僅按上級部門要求的歸檔范圍進行操作，對資料內容要求不甚嚴格，往往滿足不了完整性、準確性和系統性的規范要求，現就檔案收集整理工作中的一些問題及對策進行探討。

1 水利工程檔案建設管理的重要意義

水利工程檔案包括水利工程施工和維護期間的各項資料，以文字、圖紙、圖表和聲像等多種形式存在，并且保存在相應的檔案資料室中，記錄所有前期水利工程的建設工程，為管理和監管人員提供水利工程建設期間的一切資料，檔案管理工作要求水利工程建設資料必須完備而且井然有序，包括一項水利工程整個建設周期和之后相關的維護管理工作的記錄資料。這些資料有前期的建設準備，如前期水利工程勘察和可行性研究報告，有建設前的招投標工作和上級部門的批文等；也有建設過程中的工程施工記錄、材料驗收和耗用記錄以及工程建設完成過后的相關的質量鑒定和維修、維護工作的記錄信息。水利工程檔案管理工作對于監督和管理水利工程建設有非常重要的使用價值，它不僅能夠幫助管理人員了解歷史建設工程的詳細情況，還可以為新建水利工程提供建設前期準備、中期施工管理以及后期維護管理等全程、多環節的歷史經驗借鑒，在指導建設新的水利工程設施方面有著重要的指導意義。

2 如何做到工程檔案的真實、準確、完整、系統

2.1 建立健全的項目工程驗收資料管理規章建設

要設立專門的檔案管理部門、配備具有較高專業能力的工作人員對檔案進行統一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設項目的指標來訂立一套健全完備的驗收檔案管理條例，通過高效的管理方式監督檔案管理工作的執行情況。項目工程管理人員要給驗收檔案的整理、歸納過程提供指導意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實。

2.2 加強繼續教育，提高檔案人員的綜合業務素質

檔案管理是一項業務性很強的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業務知識，對水利工程基本概況了解，才能從被動“接”檔案到主動“要”檔案，不斷“管”好檔案；檔案管理人員首先要了解水利工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內容、數量做到心中有數。 水管單位應定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業務學習、培訓；采取“請進來，走出去”的方式，請檔案局專業人員現場指導或到好的單位實地學習；再次，檔案人員更要加強自身學習，既要不斷學習檔案專業知識、計算機知識，又要熟悉水利業務知識，掌握水庫、渠道工程及管理方面對檔案管理的要求。

2.3 領導加強重視力度，把握關鍵環節

要實現工程檔案工作與工程建設進程同步管理，關鍵是建設單位領導的重視及有關業務部門的密切配合。同時必須堅持檔案人員的“三參加”、“四同步”的管理原則。“三參加”、“四同步”的根本目的就是加強檔案的收集工作，把住各個關鍵環節，確保工程檔案能夠完整、準確、系統地收集到檔案部門，以便日后為工程各項工作提供更好的服務。

3 檔案收集、整理工作存在的問題

3.1 工程檔案管理機制方面的問題

現行的工程檔案管理體制與當前社會體制要求不相適應

大多數建設單位的工程檔案管理缺乏機制上的開拓創新，不能及時建立適應新的體制運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系；沒有主動將項目檔案的管理納入項目建設管理的程序，并作為工程管理的重要內容，貫穿于工程建設的全過程；不能做到工程檔案資料的收集、整理、歸檔與工程建設同步進行；沒有將工程檔案工作納入依法監管的軌道，缺乏約束機制。

工程檔案管理制度不健全，職責落實不到位

在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化和規范化管理。從近幾年實施的重點水利工程項目的施工單位檔案管理情況來看，大多數參建單位不注重新形勢下工程檔案制度的改革，現行的檔案管理制度不健全、不符合時代的要求，領導責任、崗位職責制度不落實。另外，檔案行政管理部門介入工程檔案管理較少，對貫徹執行和制定工程檔案方面的規章制度工作推進不夠，缺乏應有的業務指導，沒有按照國家有關規定開展重點工程檔案專項執法檢查、竣工驗收和接收工作。

3.2 工程檔案質量方面的問題

建設各方不能按照國家有關規定及時收集、整理檔案資料，造成資料不齊全。從系統來看，建設管理單位資料不全的問題比較突出。

4 加強檔案收集、整理工作的建議措施

4.1 加強全員檔案管理意識

梳理全員檔案意識、認真抓好檔案的“收集、保管、利用”三個關鍵環節，重點建設醒目檔案設計工程的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設計、技術和施工人員對工程醒目的情況最了解，大量的檔案都產生于他們手中，他們也是今后利用當那的主體。因此，形成一組完整、準確、系的檔案。必須發揮全體工作人員的檔案意識，一起參與檔案收集與整理、特別是在項目建設初期，必須遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃，盡早收集。

4.2 加大檔案人才的培養力度

面對經濟和科技的發展，檔案人員必須提高素質，以業務素質的提高為重點，認真學習檔案管理專業知識。現有的檔案人員可以通過進修、培訓，不斷拓寬知識面，優化知識結構，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能，同時要大力引進檔案專業畢業的人才和有經驗的管理人員，為水利建設項目服務。

4.3 各部門間的協作與制約措施，建立檢查、約束機制

各部門間加強技術協作的同時，應加強相互間的監督與檢查力度，制定相關制度，以求達到最佳效果。如施工辦完成某個施工項目應及時報質檢辦進行驗收，質檢辦要根據施工規范認真嚴格檢查，及時發現問題，并提出整改措施。從強化經濟責任制考核入手，將竣工文件工作納入基建工程目標管理，并將其納入工程技術部門的職責范圍和總工程師、技術人員的崗位責任制，作為技術管理工作的重要組成部分，明確責任指標，嚴格考核，并將竣工文件編制工作列為先進評比的條件，不斷強化技術人員收集原始資料的意識。引進激勵競爭機制，獎勵先進；對劣質資料進行嚴厲的經濟處罰。同時強化日常資料管理工作日常的資料管理工作好壞，對資料的最后管理和歸檔有著非常大的影響。做好平時的工作，保證基礎資料規范、系統、完整，歸檔時可以減少很多工作量。

5 結語

水利工程建設項目的特點決定了水利工程檔案的成套性、專業性、動態性。而且，工程建設項目檔案形成于工程項目建設的全過程，檔案一旦形成。就很難更改。這就要求在工程建設項目檔案管理工作中，必須從工程項目立項開始，采取行之有效的運作機制，加強水利工程建設項目檔案的收集和整理，確保檔案材料的真實、完整、準確、系統。

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