中學人事檔案信息化建設的問題及相關對策

張娜

摘 要：中學人事檔案管理在學校工作中一直得不到重視，造成當前檔案管理工作一直比較落后，管理體制不健全，更不用提在信息化方面的建設了。人事檔案信息化建設能夠給人事管理帶來非常大的便利，應該加以重視。本文介紹了中學人事檔案信息化建設的具體內容，分析了中學人事檔案信息化建設存在的問題并提出了相應對策。

關鍵詞：中學；人事檔案；信息化建設；問題；對策

人事檔案是我國人事管理的重要資料，中學人事檔案是教職工從小到大的各項原始材料的集合，教職工個人從畢業后或者是其他單位轉到現任單位，都需要將人事檔案提取調動，人事檔案中對教職工的學習經歷、思想情況、德才表現以及獎懲情況等都有記錄，在中學對教職工進行評價時有重要的參考作用。人事檔案必須有專門的檔案處進行管理，個人不得接觸，以防個人對人事檔案進行隨意修改，破壞檔案的真實性。當前，計算機技術、網絡技術的進一步發展，也對檔案管理產生了重要影響，各級中學應積極借助信息技術的發展來有效推進人事檔案信息化管理的建設，實現人事檔案資源的有效管理和利用。

1 中學人事檔案信息化建設的具體內容

2000年，我國召開了全國檔案工作會議，首次提出了檔案信息化建設的概念，自此之后，全國各檔案管理單位都開始探索實現檔案信息化管理。檔案信息化的基本含義是在國家檔案行為管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。中學人事檔案信息化建設的具體內容則是在相關上級檔案部門的監管下，中學學校的人事檔案部門加緊學習信息管理技術，以及檔案信息化管理系統的使用，對于學校教職工檔案的信息資源進行整理、開發和管理，其中不包括保密信息。具體來說，中學人事檔案信息化建設包含了六大塊的內容：檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設。總的來說，這六個方面是相輔相成的，有一環節出問題，都對人事檔案的安全和管理有不良影響。

2 我國中學人事檔案信息化建設中存在的問題

盡管國家在檔案管理方面提出了信息化的要求，但是這項要求想要落到實處，還不是那么容易，中學里的人事檔案信息化建設呈現出多種多樣的問題，主要總結為以下三點：

1.對人事檔案管理工作不重視，人事檔案管理不規范。在中學，校級領導對學校的管理重點一般是在教學方面和學生管理方面，而對于人事檔案管理，大都不太重視。一方面，人事檔案管理看起來只需要對學校的教職工進行人事調動或者是檔案填寫時使用，使用并不頻繁，因而容易被領導忽略，另一方面，人事檔案在概念和分管上不明確，在中學，人事部和檔案部一般是分開的，人事部負責教職工的招聘和培訓等工作，而檔案一般是交給檔案部管理，在中學，檔案部一般都是“閑差”，定位就是負責分類管理好檔案，對于檔案信息化建設方面經常無從下手。

2.人事檔案信息化投入不足，導致建設效率低、成效差。對于中學學校來說，經費本身就比較緊張，大部分的經費都用于學校建設和教師培訓上了，像至于平常用不到的人事檔案方面的建設就經常被拖延。在國家和相關部門下了規定之后，中學學校也只能拿出部分經費來對人事檔案信息化建設踐行投入，但是投入不足造成硬件設備差、缺乏專業的軟件設備等，都對人事檔案的信息化建設形成了阻礙。

3.中學人事檔案管理人員專業技能差，缺乏專業人才。由于一直以來，中學的人事檔案管理部門工作輕松、工作內容簡單，所以大多人事檔案管理的工作人員要么是快退休的老教師，要么是學歷較低的教務人員，很少有專門的檔案管理專業人才。并且，相關方面又缺乏培訓，檔案管理人員大都按照比較老的方式在管理檔案。

3 我國中學人事檔案信息化建設中的對策

1.規范中學人事檔案管理體系，統一中學人事檔案信息化建設標準。

我國在檔案信息化建設方面有比較明確的要求，但是中學人事檔案建設關系到國家檔案部門和教育部門兩大部門，只有這兩大部門統一推出中學人事檔案信息化的建設標準才能真正在全國中學中進行推廣。除此之外，我國的中學人事檔案管理體系一直不規范，存在著缺檔、丟檔、檔案管理混亂的現象，在建設人事檔案信息化之前，就先需要對中學人事檔案的管理進行規范和整改。

2.加大資金投入，確保中學人事檔案信息化建設的硬件和軟件設施。

基礎設施的建設是人事檔案信息化建設的前提，中學應將人事檔案信息化建設需要的資金計算在經費預算中，并且確保每年都有一定的投入，逐步建立起規范的信息化人事檔案管理辦公室，確保人事檔案信息化建設的順利開展。

3.吸納新的檔案管理人才，培訓現有檔案管理人員。

人事檔案信息化建設離不開檔案管理的專業人才，尤其是在大學時學習檔案管理專業的優秀人才，在新時期，本身接受的教育就是檔案信息化管理方面的教育，因而，中學吸納新的檔案管理人才可以比較快的進行人事檔案信息化建設工作。而原有的檔案管理人員對學校的教職工情況熟悉，也對學校檔案的管理工作熟悉，可以加以培訓，來適應信息化的發展。

4.建立中學人事檔案信息化安全保障系統，確保人事檔案的安全性。

人事檔案是重要資料，人事管理信息化是將資料上傳至網絡數據庫中，但是網絡管理畢竟有一定的風險，因此，人事檔案管理部門要樹立安全管理的意識，確保專人專管，在信息化建設時重視對網絡安全的設置和管理，聯合校內計算機部門同時展開安全保障工作，來確保人事檔案的安全性。

4 小結

中學在人事檔案信息化建設方面確實存在一些問題，但是這些問題都是可以克服的，人事檔案信息化建設看起來工作繁瑣，眼前也看不到作用，但是從長遠來看，對于中學的人事管理工作會帶來很大的便利，只是前期工作較多。中學領導及人事檔案管理人員要堅持與時俱進，對信息化建設進行投入，做好基礎設施建設和人員培訓，才能滿足信息時代對人事檔案管理工作的發展需要。

參考文獻

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