信息化技術在檔案管理的應用

趙靚

摘 要：當前我國已經進入信息化時代，如何應用新型技術手段進行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著計算機技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已與當前檔案管理要求嚴重脫節，要求在檔案管理工作中廣泛應用電子檔案技術，因此在檔案管理工作中一定要應用信息技術。

關鍵詞：信息化；檔案；管理

隨著信息化技術的快速發展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經濟發展的重要條件，在單位各項工作開展中，信息化建設工作是重中之重。隨著信息化技術的不斷發展，傳統檔案管理模式已與當前快速發展的時代嚴重脫節，要求在檔案管理工作中應用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時轉變工作思路，將工作重點放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉變為實用信息方面，并對信息需求者提供優質服務。

1 檔案管理應用信息化技術的優點

1.促進事業辦公效率大幅地提高

計算機強大的信息處理能力是檔案管理運用信息化技術的最大優點。在以往的檔案管理工作中，檔案管理人員依賴手工操作，費時費力。在應用計算機軟件進行檔案管理后，會使檔案文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等各個環節變得十分方便、有序、快捷。

2.促進檔案文件信息得到充分的交流與共享

在檔案原始的手工操作管理中，事業單位之間和各個部門之間不能做到信息共享，文件和信息查找十分困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，并逐漸發展為體系管理，并可與其他部門或單位的信息系統建立共聯，可提供檔案文件信息的橫向與縱向查詢，從而極大地提高檔案利用的質量和效率。檔案管理信息系統可以對所調閱的檔案文件信息作出適時響應和脫機處理，保證較高的查全率和查準率。并通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.有助于檔案保存穩定性

與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。電子載體，例如VCD、DVD光碟，U盤，移動硬盤等等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，不易受外部環境的影響，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.大大提高了文件傳遞的速度和安全性

檔案管理信息系統在計算機網絡技術下，應用安全認證等技術手段直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和速度性。

2 檔案管理信息系統的組成

檔案管理系統一般由以下幾部分組成：

1.檔案儲存管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動編號，因此在進行檔案的出入庫時可實現檔案的跟蹤定位。此外，該子系統還具有檔案儲存位置的分配、檔案儲存信息管理的功能，從而可以實現電子檔案儲存位置的可視化、動態化管理。

2.檔案查詢管理子系統：在檔案被查閱的時候，該子系統可以提供檔案目錄查詢、密級查詢等，并同時發出出庫指令，管理人員根據出庫指令將檔案傳給查閱該檔案的人。

3.檔案銷毀管理子系統：檔案入庫時，在銷毀管理子系統中會設定每份檔案的保管期限，當檔案到達保管期限時，銷毀管理子系統會自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作出進一步處理。管理人員也可通過該子系統查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

4.檔案安全管理子系統：該子系統應用網絡安全技術來實現電子檔案防盜和現場監管。如果檔案在不經過查詢子系統發出出庫指令情況下出庫，則監控模塊將會把異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊在接受到信息后會向計算機控制中心發出警報。

3 檔案管理應用信息化技術需要注意的問題

1 把實體管理變為信息管理

在傳統檔案管理當中，檔案存在形式一般是紙質、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供使用等多個方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復雜。由于需要對大量的檔案資料進行保管，所以檔案管理部門不能對已經存在的檔案資料進行提煉和加工，導致大量的檔案信息資源遭到浪費。隨著在檔案管理工作中引入大量的現代化管理技術和設備，尤其是引入了計算機、光盤和多媒體技術，促進了檔案管理工作的現代化發展，對傳統檔案管理模式形成了有力沖擊。現階段，檔案管理工作主要以信息為主，運用現代化管理方法管理檔案信息資源。經過信息處理的檔案資源可以實現多平臺使用，只有使檔案資源實現信息化，檔案資源才能充分發揮自身價值，使檔案管理工作在經濟發展、科技進步和社會繁榮等方面提供優質服務；可以為人們帶來一定的經濟效益和社會效益，在未來國民經濟發展中一定會擔當重要角色。

2 建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

實現檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計算機信息系統，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設計在廣泛應用計算機條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據文件處理方式，設計檔案信息化系統軟件；三在信息系統中，要根據工作需要，建立完善的內部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時，首先要考慮到電子檔案的真實性。在實際操作時，因為檔案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統，系統間的直接鏈接無法實現，所以在當前技術條件下，還不能保證電子文件原數據的完整性，很多電子檔案與其對應的紙質檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長期使用等，都對檔案的真實性和安全性形成了影響。

3 提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化，安全化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握管理的有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現信息化、現代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須掌握檔案管理現代化技術，進行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行離崗培訓，進一步深造，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等，建立梯隊型人才結構和復合型人才群體。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。隨著科技的進步，信息化技術已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為發展的必然趨勢。

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