企業檔案信息化管理研究

強曉華

摘 要：企業檔案信息化建設是企業信息化建設的重要內容之一，也是促進企業檔案工作改革和發展的重要條件。本文針對處于檔案信息化建設初級階段的企業，主要從定位選擇、人才培養、檔案基礎建設等幾個方面提出了實施檔案信息化建設的幾點建議。

關鍵詞：企業檔案管理；信息化建設；問題；對策

1 企業檔案信息化建設中存在的問題分析

1、企業領導重視程度不夠，經費不到位

信息化本身是一項開拓創新的工作；只有優秀的、思想開放超前的領導，才會高瞻遠矚地看到信息化的價值；舍得在財力、物力、人力和自身精力上投入，才會理解和支持電子檔案管理工作，為檔案信息化建設創建必要條件。檔案信息化需要硬件和軟件的支持；而硬件和軟件的建設將會消耗大筆資金。信息化管理技術的提升、檔案數據庫、管理系統及安全的防護都需要經費來支撐。檔案信息化要求管理工作應該緊緊抓住時代發展的潮流；這就要求一定的資金支撐設備的更新換代；軟件的升級；新設備的養護、維修需要資金作為后盾。據統計，我國企業檔案目錄數據能用計算機管理起來的僅占總數的2 %左右；與全部檔案信息數字化相差甚遠。

2、企業檔案信息化建設發展不平衡

由于受到各種因素的影響；有些中小企業的檔案信息化建設幾乎是空白；甚至一些企業把檔案管理部門作為首當其沖的減員增效重點；予以裁員和撤銷；企業檔案部門的生存和發展都受到嚴重影響；檔案信息化建設更無從說起。“同時；企業的減員增效也波及到企業的檔案部門；相當數量的企業檔案部門的生存和發展受到了威脅。

3、相應的標準規范欠缺

在很多方面；我國的檔案信息的建設還是處于非常落后的階段；我們不得不承認我們的不成熟的方面以及存在問題的領域；因為只有充分認識到這方面的問題我們才能更好地進行改進和改革。雖然國家已經制定了很多的相關檔案信息的規章制度，但這些制度的力量明顯不

能得到貫徹；而這種不遵守制度的行為已經大大阻礙了檔案信息的數字化進程。對于我們制定和實施統一的檔案規范構成巨大的挑戰。

2 企業檔案信息化建設的具體對策

1、企業檔案信息化建設的定位選擇

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，要運用辯證思維的觀點，既不能盲目從新、脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；既要注重本企業的建設，也要關注社會環境的影響；既要看數量，更要講質量。首先，立足實際、科學決策。企業在開展檔案信息化建設之前，應針對自身的實際情況，進行深入的調查、分析和科學的論證，找出本企業的優勢所在及其發展趨勢，然后制定出發展的總體框架、規劃、具體措施、技術支撐、標準規范以及組織實施，使檔案信息化建設能夠規范、有序、快速的發展。其次，注重質量。信息化的水平高低不是只看數字化檔案文獻的數量和網絡數據庫的信息量，更重要的是真正開發出企業檔案中有價值的數字化檔案信息的數量，以及能否有效的滿足領導和各個部門的需求。再次，企業檔案信息化應與企業信息化同步建設。檔案工作是企業的基礎性管理工作，只有將檔案信息化建設納入到企業的總體規劃中，分階段實施，逐步解決企業中檔案管理的難題，才能滿足企業的發展要求。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系和交流，提出檔案信息化建設的基本要求，并將檔案管理系統納入整個企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

2、強化檔案管理；實現檔案管理系統的信息化

升級強化檔案管理是檔案信息化管理系統的目標。它要求在檔案管理的標準下；依托網絡和多媒體技術、數據庫以及完善的開發軟件；對數據庫和管理軟件進行改造升級；最終確保檔案管理基礎工作得到加強和完善。建立和完善管理檔案軟件技術；對檔案資源進行統一規劃和集中管理。根據企業檔案管理工作的特點；建立一個高技術含量、方便快捷的電子檔案管理系統；實現檔案各個環節如：收集、分類、鑒定、保管、調用等的信息化；以及檔案管理的自動化和數字化；確保使用檔案信息時的方便快捷；延長檔案壽命；使企業生產、管理和經營活動得到緊密銜接；最終實現企業生產經營活動和檔案管理編碼的統一性和信息資源的高度共享性。

3、檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提

電子檔案與紙質檔案相對應；它存儲在電腦磁盤和其他存儲介質中；是已歸檔的、價值得到保存的圖文和相應的支持軟件參數和數據。擁有配套的軟件和硬件基礎設施是檔案信息化規范管理的必要先決條件；這主要包括硬件環境和網絡環境及系統軟件三部分。服務器、文件數字化、網絡設備及其他支撐資源構成了基礎硬件；系統軟件要選擇性能穩定的；按照通用、實用、可靠、節約、成熟等原則實現檔案信息化數據庫及管理軟件的建設；其網絡環境包括局域網和與互聯網相連接的公眾網；并對雙網實行物理隔離。選擇應用系統應該遵循包容性與開放性原則并實現應用系統的可擴展性。應用系統具有開源性；它是一個基本平臺；能夠確保檔案數據庫和檔案管理軟件二次開發的潛力得到實現；能夠根據具體實際情況靈活自由地定義操作模塊和工作流程；其功能強大；能夠涵蓋檔案的數字化加工及處理；電子檔案信息的采集、存儲及使用和檔案管理數字化的全過程。其中檔案信息化所采用的關鍵技術是在當前信息和計算機技術中屬于最先進和最具有發展前途的前沿科學；例如；圖像分類、海量數據存儲以及大量并發查詢和智能檢索等等。在檔案信息化中應用這些先進技術；將會在很大程度上提高檔案管理的技術含量；實現檔案信息化管理技術的先進性。企業需要依據實際情況策劃出具有個性特點的檔案信息化方案。

4、檔案信息化標準體系規范準則

標準規范建設是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案的相關定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。檔案信息化標準體系的建設。需要以標準制定的基本原則為指導原則。并且要對國家資源進行合理利用。將科技成果推廣出去。提高經濟效益：還應和相關標準進行合理配套并且與國際接軌。對國際標準優先采用。

5、企業檔案信息化建設的人才培養

人才是社會進步的決定因素，檔案信息化建設也重在人才的培養。檔案工作人員的信息意識、知識結構、專業技術水平和計算機應用等能力的大小將直接影響到檔案信息化建設的進程和質量。檔案信息化建設需要一種綜合型的人才，他們既要有扎實的檔案專業知識，又要有敏銳的現代信息意識和熟練的計算機技術，還要有較強的英文閱讀、翻譯能力和現代管理能力。針對這些人才的獲取和培養，企業可以重點吸收具有計算機、外語和管理能力的檔案專業的高校畢業生充實檔案隊伍，并且定期對檔案工作人員進行專門的培訓，開展各種形式的現代化應用技術的培訓，能夠使檔案工作人員將所學的理論和技術很好地運用到具體的實踐過程中。

參考文獻

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