淺析新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題、現(xiàn)狀及對策

曹務(wù)端

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和社會管理制度的日趨靈活、完善，現(xiàn)階段，對流動人員檔案進(jìn)行有效管理，成為深化人力資源配備、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的重要策略。

關(guān)鍵詞：新形勢；流動人員；檔案管理工作；存在問題；現(xiàn)狀對策

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與人事制度改革的深入，我國各類人才的流動越來越頻繁，規(guī)模越來越大，流動人員人事檔案管理的地位和作用日益凸現(xiàn)。鄆城縣人社局在流動人員人事檔案管理工作實(shí)踐中，深化改革，成績斐然。但也出現(xiàn)了一些問題，直接影響了人才的合理流動，迫切需要采取有力措施加以解決。

1 新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題

1、檔案閑置增多

隨著人才流動的日益頻繁和高校畢業(yè)生的雙向選擇、自主擇業(yè)，全國各地人才中心保管的流動人員人事檔案的數(shù)量不斷攀升；與此同時(shí)，大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”也不斷增多。鄆城縣人才交流咨詢服務(wù)中心現(xiàn)存流動人員人事檔案10000余份，“死檔”、“棄檔”已超過100余份，個(gè)別達(dá)到10年以上，使得這些流動人員工齡無法計(jì)算，檔案工資不能及時(shí)調(diào)整記載，職稱不能及時(shí)申報(bào)，需要考研、出國政審等證明時(shí)無處或無法辦理，造成許多損失。

2、檔案材料不規(guī)范

人事檔案是每個(gè)人形象的“縮影”，檔案收集整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益。組通字〔2012〕28號文件要求：干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。但目前部分流動人員人事檔案材料存在一些不規(guī)范的地方：一是材料規(guī)格不統(tǒng)一。二是字跡不耐久。三是部分材料的手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整。四是流動人員人事檔案材料簡單，記載內(nèi)容又少，補(bǔ)充更新不及時(shí)，缺乏系統(tǒng)性、連續(xù)性。

3、檔案轉(zhuǎn)遞程序紊亂

人發(fā)〔1996〕118號文件明確規(guī)定：“流動人員人事檔轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收”。但一些單位、學(xué)校將流動人員檔案交由本人自帶，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)拒收后，一部分流動人員不得不通過各種途徑把檔案轉(zhuǎn)回單位或?qū)W校，轉(zhuǎn)遞過程中對流動人員人事檔案增加了不安全因素；還有一部分應(yīng)屆畢業(yè)生因忙于找工作或因?qū)W校在省外，未及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)回學(xué)校，造成檔案毀損、遺失等現(xiàn)象；也有一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)沒有按照規(guī)定填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單”和沒有及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞登記，致使檔案去向無從查找；甚至一些大中專畢業(yè)生在求職過程中，私自攜帶檔案，導(dǎo)致檔案違規(guī)拆封，檔案材料失真和遺失等現(xiàn)象。

2 我縣流動人員人事檔案管理之所以存在上述問題的原因：

1、思想認(rèn)識不到位

一是整個(gè)社會對流動人員人事檔案的性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識模糊；二是一些流動人員、一些單位重視不夠，不了解、不掌握關(guān)于流動人員人事檔案管理的規(guī)定，不清楚流動人員檔案涵蓋的范圍和管理機(jī)構(gòu)等。

2、檔案管理的相關(guān)政策滯后

目前流動人員人事檔案工作的政策依據(jù)依然是20世紀(jì)九十年代制定的《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，新的制度政策遲遲未能出臺，從而導(dǎo)致人事檔案管理制度滯后于社會發(fā)展，無法適應(yīng)新形勢的要求。加之流動人員人事檔案工作涉及面廣，且有一定的特殊性，因此要切實(shí)做到所有工作都有法可依，還有一定的難度。而且這些已出臺的法律法規(guī)、規(guī)定性文件過于籠統(tǒng)，執(zhí)行起來缺乏配套措施，不易操作。

3、人事檔案管理體制未理順

中組部、人事部發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：“流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。”但目前該政策落實(shí)的并不理想，存在人事、企業(yè)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)等部門多頭管理以及個(gè)人越權(quán)、違規(guī)管理等現(xiàn)象。很多單位從留人才的角度考慮，以卡人事檔案為手段，來制約人才跳槽，這既造成了流動人員人事檔案管理秩序混亂，又對流動人員人事檔案的安全性、真實(shí)性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

4、投入經(jīng)費(fèi)不足

近年來，盡管我縣在人事檔案管理工作中投入了一定的人力和物力，但是，在檔案庫房建設(shè)、檔案管理設(shè)施配備、檔案裝訂材料的規(guī)范、檔案管理人員配備等方面投入的資金遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，我縣每年新增檔案的收集、整理裝訂所需經(jīng)費(fèi)，基本上沒有納入財(cái)政預(yù)算范圍，沒有經(jīng)常性的、長期穩(wěn)定的資金投入渠道，致使我縣不能每年及時(shí)整理裝訂新增檔案和新增材料。

3 新形勢下流動人員檔案管理工作采取的對策

1、更新管理理念，完善管理制度

要充分認(rèn)識流動人員人事檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變工作觀念，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的社會宣傳，特別是要加強(qiáng)流動人員人事檔案作用和價(jià)值的宣傳，擴(kuò)大流動人員人事檔案管理工作的社會影響，進(jìn)一步增強(qiáng)流動人員人事檔案管理的法制觀念，促進(jìn)流動人員人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。建立流動人員人事檔案管理專人負(fù)責(zé)制度，保障流動人員人事檔案的安全性。

2、應(yīng)用信息技術(shù)，更新管理手段

充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺及流動人員人事檔案管理服務(wù)軟件，開發(fā)形成一套科學(xué)高效的流動人員人事檔案檢索工具，在檔案的查閱、借閱、收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作的各個(gè)方面全方位實(shí)行計(jì)算機(jī)化操作。建立人事檔案信息庫，把所有流動人員的信息資料全部錄入信息庫，建立人事檔案網(wǎng)，將可以公開的一些信息在網(wǎng)上予以公布，打破時(shí)間、空間限制，便于用人單位或個(gè)人查閱。在本縣檔案管理部門之間建立縱向、橫向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3、收集歸檔材料，規(guī)范來源渠道

收集檔案材料是檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員還必須對收集、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，避免失真信息入檔，對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，對手續(xù)不全、材料規(guī)格不統(tǒng)一以及字跡未按規(guī)定書寫的材料要退回材料形成部門進(jìn)行完善或重新按規(guī)定形成材料，確保材料齊全完整、手續(xù)完備、材料規(guī)格和字跡符合要求，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4、加大資金投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)

財(cái)政應(yīng)加大檔案管理資金投入，并將其納入財(cái)政預(yù)算，隨財(cái)政收入同步增長，與時(shí)俱進(jìn)，配備相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)施，以便檔案管理實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理和維護(hù)，切實(shí)改變檔案管理不適應(yīng)工作需要的局面。在條件許可的情況下，積極開發(fā)研制檔案管理軟件，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，實(shí)行系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理、現(xiàn)代化管理。

4 結(jié)語

總之，流動人員檔案管理工作是一個(gè)日趨繁雜的工作，我們要按照國家的統(tǒng)一規(guī)定，以“服務(wù)人才、服務(wù)社會”為宗旨，結(jié)合實(shí)際，大膽實(shí)踐，勇于探索，才能做好流動人員檔案管理工作。

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