從流程再造視角著手解決高校報(bào)銷難題

（河海大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇南京210098）

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)籌措渠道多樣化，資金總量持續(xù)增多，財(cái)務(wù)報(bào)銷工作量與日俱增，原有的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程遭遇“瓶頸”。高校經(jīng)費(fèi)的持續(xù)增長(zhǎng)與財(cái)務(wù)人員編制有限的矛盾、報(bào)銷人員要求提高報(bào)銷效率與財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作的矛盾、資金需求增加與規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)的矛盾逐漸凸顯。必須在報(bào)銷模式上尋求突破，更新觀念、優(yōu)化流程，創(chuàng)造出全新的流程結(jié)構(gòu)，提高高校財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

一、傳統(tǒng)高校報(bào)銷流程及存在問(wèn)題分析

傳統(tǒng)的高校報(bào)銷流程包括五個(gè)步驟，如下頁(yè)圖1所示。

可以看出，報(bào)銷各流程之間是一個(gè)串行的順序過(guò)程，必須按部就班，依次進(jìn)行。報(bào)銷過(guò)程繁瑣，耗時(shí)而低效，存在以下缺陷：

（一）以紙質(zhì)單據(jù)傳遞會(huì)計(jì)信息，效率較低、查詢較難

圖1 傳統(tǒng)報(bào)銷流程

目前，會(huì)計(jì)信息的輸入始于記賬憑證，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)報(bào)表以及財(cái)務(wù)分析等需要依賴于財(cái)務(wù)人員輸入的會(huì)計(jì)信息，而采用紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行傳遞容易出現(xiàn)時(shí)滯，使得會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性和有用性大幅降低。同時(shí)，記賬憑證錄入時(shí)，現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件一般只記錄費(fèi)用開(kāi)支類別和附件張數(shù)，沒(méi)有對(duì)原始票據(jù)信息進(jìn)行電子存儲(chǔ)。查詢相關(guān)原始會(huì)計(jì)資料時(shí)，必須先查詢電子記賬憑證，找到相關(guān)憑證編號(hào)，再到檔案部門(mén)查找原始單據(jù)，效率較為低下，查詢不易。

（二）傳統(tǒng)的多層級(jí)多部門(mén)審批程序，延長(zhǎng)了報(bào)銷周期

目前高校報(bào)銷審批體系復(fù)雜，單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及科技處、資產(chǎn)處等部門(mén)負(fù)責(zé)人具有不同的審批權(quán)限。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，多校區(qū)辦公已成常態(tài)，報(bào)銷人員因?qū)徟鞒痰牟皇煜ひ约皶r(shí)空局限容易造成審批不及時(shí)、審批不完全，使報(bào)銷人員周轉(zhuǎn)于財(cái)務(wù)處和各職能部門(mén)，延長(zhǎng)了報(bào)銷周期，影響了報(bào)銷的效率。

（三）報(bào)銷業(yè)務(wù)量大，財(cái)務(wù)人員壓力較重

近年來(lái)，財(cái)政對(duì)教育、科研投入力度加大，高校資金核算總量大幅增加。財(cái)務(wù)人員數(shù)量雖然有所增長(zhǎng)，但受事業(yè)單位編制等因素限制，與經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)幅度不成比例，造成財(cái)務(wù)人員不堪重負(fù)。財(cái)務(wù)人員既要查看原始票據(jù)的真實(shí)性和合理性，審查審批流程的完備性，又要核算金額，錄入記賬憑證，還要接待前來(lái)咨詢的學(xué)生和教職工，工作強(qiáng)度可見(jiàn)一斑。尤其是期末課程結(jié)束、答辯完成、項(xiàng)目結(jié)題后，財(cái)務(wù)大廳每天人頭攢動(dòng)，嘈雜一片；報(bào)銷人員排長(zhǎng)隊(duì)等候，苦不堪言，與財(cái)務(wù)人員矛盾沖突時(shí)有發(fā)生。

（四）財(cái)務(wù)付款方式落后，資金安全難以保障

隨著報(bào)銷業(yè)務(wù)量遞增，每日資金需求量加大，現(xiàn)金的攜帶和保管存在安全隱患；而現(xiàn)金支付難以留下支付痕跡，不能批量操作，存在一定的缺陷。目前許多高校多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校只有一套財(cái)務(wù)印鑒，只在一家銀行開(kāi)立基本賬戶，如何配置不同校區(qū)每日備用金金額以及保證現(xiàn)金攜帶和存取安全是一個(gè)難題。非現(xiàn)金業(yè)務(wù)也無(wú)法及時(shí)辦理，影響了學(xué)校正常工作的開(kāi)展。此外，支票、電匯填寫(xiě)工作量大、蓋章要求高；支票的領(lǐng)取、核銷與對(duì)賬手續(xù)繁瑣，支付期限較長(zhǎng)，易造成未達(dá)賬項(xiàng)，支付不便。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子結(jié)算平臺(tái)的發(fā)展，改革高校資金結(jié)算方式已迫在眉睫。

二、高校報(bào)銷流程再造整體思路

企業(yè)流程再造（BPR）由邁克爾·漢默教授于1990年提出，其核心是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底的思考和重新設(shè)計(jì)，剔除不增值的活動(dòng)，以求在成本效益和質(zhì)量上取得顯著改善。阿妮塔·S·霍華德在《現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》中論述了會(huì)計(jì)流程再造理念，認(rèn)為會(huì)計(jì)流程再造的路徑是將會(huì)計(jì)流程融入業(yè)務(wù)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的實(shí)時(shí)采集、傳輸和存儲(chǔ)，由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)出內(nèi)外決策所需要的會(huì)計(jì)信息。

高校報(bào)銷難問(wèn)題的核心在于現(xiàn)有報(bào)銷流程的繁瑣低效。流程再造的整體思路是：消除現(xiàn)有流程的弊端，減少不增值流程，分化繁瑣流程，改善關(guān)鍵流程，運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)報(bào)銷流程進(jìn)行重組和優(yōu)化設(shè)計(jì)，在現(xiàn)有的賬務(wù)處理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上重新開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。讓耗時(shí)的流程可以在財(cái)務(wù)部門(mén)以外的場(chǎng)所異步、并行地完成，突破時(shí)空的局限，減少每一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳的時(shí)間消耗，在財(cái)務(wù)人員編制不變的情況下，一定程度上解決高校報(bào)銷難題。

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)能夠打破時(shí)空局限，讓報(bào)銷人員隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交電子報(bào)銷單，通過(guò)規(guī)范填單格式，設(shè)置人性化向?qū)В瑴p少錄入錯(cuò)誤；運(yùn)用權(quán)限指引對(duì)審批執(zhí)行路線進(jìn)行固化，采用電子簽名方式實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)審批；通過(guò)與賬務(wù)處理系統(tǒng)憑證處理模塊對(duì)接，在財(cái)務(wù)人員將電子報(bào)銷信息與紙質(zhì)原始票據(jù)比對(duì)審核無(wú)誤后，自動(dòng)生成記賬憑證；最后根據(jù)報(bào)銷人登記好的銀行卡號(hào)或者收款方信息導(dǎo)入到網(wǎng)上銀行，直接完成資金的收付。其目標(biāo)是以網(wǎng)絡(luò)為依托，經(jīng)由單據(jù)填寫(xiě)的標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)審批的網(wǎng)絡(luò)化、賬務(wù)處理的簡(jiǎn)單化實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷跨時(shí)空、跨部門(mén)的協(xié)同辦公，提升報(bào)銷效率。再造后報(bào)銷流程如圖2所示：

圖2 再造后的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

三、利用流程再造解決高校報(bào)銷難題具體對(duì)策

（一）采用電子單據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息流轉(zhuǎn)，暢通信息共享渠道

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷完善，辦公自動(dòng)化、ERP系統(tǒng)等信息化進(jìn)程的不斷加快，讓傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷走向無(wú)紙化成為可能。報(bào)銷單據(jù)電子化有利于增強(qiáng)財(cái)務(wù)核算的規(guī)范性和透明度，有利于財(cái)務(wù)公開(kāi)、數(shù)據(jù)共享，有利于財(cái)務(wù)監(jiān)督和廉政建設(shè)。通過(guò)電子單據(jù)的流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息采集、加工、存儲(chǔ)、調(diào)閱電子化、自動(dòng)化。不但提高了信息傳遞的效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息實(shí)時(shí)采集，與業(yè)務(wù)同步，大大提高了會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性，提升了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，更好地為高校制定各項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃、進(jìn)行財(cái)務(wù)決策提供實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確有效的財(cái)務(wù)信息。應(yīng)對(duì)高校的財(cái)務(wù)信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)建一個(gè)適用于本校電子單據(jù)流轉(zhuǎn)的網(wǎng)上報(bào)銷平臺(tái)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)上填單進(jìn)行容錯(cuò)控制和支出明細(xì)有效性檢查，對(duì)費(fèi)用支出的合理性和有效性進(jìn)行把關(guān)；將原始票據(jù)掃描存入電腦，將流轉(zhuǎn)流程、簽批意見(jiàn)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中電子歸檔。以后需要查看相關(guān)原始票據(jù)及審批意見(jiàn)時(shí)，只需從系統(tǒng)中調(diào)取進(jìn)行查閱即可，大大節(jié)省了審核時(shí)間，提高了查詢效率。

（二）采取工作流控制方式，固化關(guān)鍵控制點(diǎn)，縮短審批周期

規(guī)范工作流的邏輯定義、發(fā)起和控制方式，把權(quán)限指引細(xì)化設(shè)置到系統(tǒng)內(nèi)，將高校的授權(quán)審批、項(xiàng)目預(yù)算、報(bào)銷流程、內(nèi)控制度和崗位職責(zé)有效地融入網(wǎng)上報(bào)銷審批系統(tǒng)。將報(bào)銷審批執(zhí)行線路固化，通過(guò)實(shí)時(shí)事件驅(qū)動(dòng)信號(hào)與非實(shí)時(shí)控制信號(hào)相結(jié)合的審批方式提高流程效率，經(jīng)由系統(tǒng)定期自動(dòng)發(fā)送催辦信息，各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員均可通過(guò)系統(tǒng)查找滯留原因并有針對(duì)性地催促辦理，提高審批效率。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可以根據(jù)自身時(shí)間安排，定期登錄系統(tǒng)采用批處理方式完成所管轄的審批業(yè)務(wù)，方便領(lǐng)導(dǎo)集中辦公、移動(dòng)辦公，由“被動(dòng)式審批”向“主動(dòng)式審批”轉(zhuǎn)變，大幅降低報(bào)銷業(yè)務(wù)的審批成本，縮短審批周期。

（三）全面推行網(wǎng)上報(bào)銷模式，切實(shí)提高財(cái)務(wù)報(bào)銷審核效率

以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，變面對(duì)面報(bào)銷為遠(yuǎn)程報(bào)銷，原始單據(jù)通過(guò)票據(jù)投遞箱等方式傳遞到財(cái)務(wù)部門(mén)，讓審批以及復(fù)核等傳統(tǒng)流程通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)設(shè)置大量的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，采用復(fù)雜、精確的計(jì)算方法，極大的簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)審核的工作量。尤其是差旅費(fèi)等業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)審核不需要核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算補(bǔ)貼等耗時(shí)操作，節(jié)約了大量的審核時(shí)間。此外與賬務(wù)處理系統(tǒng)憑證處理模塊對(duì)接，實(shí)現(xiàn)記賬憑證的自動(dòng)生成，減少財(cái)務(wù)人員手工錄入工作量。

與現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷相比，網(wǎng)上報(bào)銷等非現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷方式更具科學(xué)性及可行性。一方面節(jié)約了教工師生現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候時(shí)間，另一方面有利于財(cái)務(wù)人員降低心理壓力，能夠更從容細(xì)致地進(jìn)行憑證審核和制單，減少差錯(cuò)的出現(xiàn)。還可以均衡財(cái)務(wù)每日?qǐng)?bào)銷工作量，避免大批量集中報(bào)銷的出現(xiàn)，切實(shí)提高財(cái)務(wù)報(bào)銷審核的工作效率。

（四）推行公務(wù)卡，實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金收付

借助先進(jìn)的電子支付平臺(tái)，運(yùn)用票據(jù)交換、網(wǎng)上銀行等現(xiàn)代化支付工具，架構(gòu)銀校直聯(lián)、公務(wù)卡等新興結(jié)算系統(tǒng)來(lái)改造傳統(tǒng)的資金支付流程，提升資金支付效率，保障高校資金的安全。

公務(wù)卡是持卡人先持卡消費(fèi)，后憑借刷卡憑證及發(fā)票去財(cái)務(wù)報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員核對(duì)消費(fèi)明細(xì)和審核手續(xù)后，將報(bào)銷款打入持卡人公務(wù)卡中。概括為“銀行授信額度，員工持卡消費(fèi)，單位報(bào)銷還款，財(cái)務(wù)實(shí)施監(jiān)督”。使用公務(wù)卡能夠減少現(xiàn)金借款、還款手續(xù)，保證支出的真實(shí)性，促進(jìn)單位資金使用規(guī)范化。

網(wǎng)上銀行支付具有資金到賬迅捷、無(wú)未達(dá)賬項(xiàng)、支付風(fēng)險(xiǎn)小、操作簡(jiǎn)單、對(duì)賬單實(shí)時(shí)查看等優(yōu)點(diǎn)。個(gè)人支付可以通過(guò)網(wǎng)上銀行直接轉(zhuǎn)入個(gè)人銀行卡中，對(duì)公支付通過(guò)網(wǎng)上銀行直接轉(zhuǎn)入對(duì)方單位賬號(hào)。對(duì)于發(fā)放工資、學(xué)生助研費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金等批量支付，可以采用專門(mén)的匯總軟件，通過(guò)網(wǎng)上銀行在幾分鐘之內(nèi)完成。收款業(yè)務(wù)通過(guò)POS機(jī)轉(zhuǎn)賬收取，或通過(guò)銀校互聯(lián)系統(tǒng)委托銀行網(wǎng)上分批扣款。利用資金的電子劃轉(zhuǎn)，最大限度地減少現(xiàn)金流動(dòng)和支票傳遞，基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金零庫(kù)存，減少報(bào)銷環(huán)節(jié)，縮短等候時(shí)間，提高工作效率，降低攜帶保管現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)傳統(tǒng)報(bào)銷流程暴露出成本高、效率低、周期長(zhǎng)、矛盾多等問(wèn)題，本文通過(guò)全面梳理傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，減少不增值環(huán)節(jié)，重組報(bào)銷業(yè)務(wù)，提升流程效率。采用電子單據(jù)進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)，讓各環(huán)節(jié)的人員均能共享信息資源；規(guī)范審批流程，突破時(shí)空局限，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)審批；減輕財(cái)務(wù)人員憑證錄入工作，縮短財(cái)務(wù)報(bào)銷周期；采用網(wǎng)上銀行等先進(jìn)支付方式，安全、快捷完成資金支付。總之，通過(guò)優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，能夠提升財(cái)務(wù)報(bào)銷能力，強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督，為高校報(bào)銷難問(wèn)題提供有效的解決途徑。