高校院系信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)及應(yīng)用

摘 要 分析院系信息化管理的意義和需求，歸結(jié)出院系信息化系統(tǒng)在功能設(shè)計、快速信息傳遞、信息資源共享、平臺安全等方面的要求，提出設(shè)計構(gòu)想。并通過某二級學(xué)院信息化平臺建設(shè)的實例，闡述信息技術(shù)功能實現(xiàn)的方法和意義，探討模塊設(shè)置、操作界面和安全功能如何實現(xiàn)問題。

關(guān)鍵詞 高校院系；信息化管理；信息化平臺

中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2015）15-0019-03

伴隨著大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，信息化管理成為勢在必行的一場管理手段的革命，并迅速滲入了社會的各個領(lǐng)域和階層[1-2]。中國高校正處于信息化建設(shè)過程中，各個學(xué)校都在引進(jìn)或開發(fā)滿足單一功能或者多項功能的信息系統(tǒng)，但總體而言還沒有形成非常成熟的體系，均有或多或少的瑕疵，信息化建設(shè)的投入沒有達(dá)到預(yù)期效果。高校在日常辦公、科研、教學(xué)、學(xué)生管理、后勤管理等板塊均有各自獨立的信息化管理系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)多表現(xiàn)為多樣化、系統(tǒng)不兼容、操作復(fù)雜等形態(tài)，對信息化支持高校辦學(xué)的職能發(fā)揮不夠，不能有效地、全面地為師生提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。而高校院系在推行信息化管理進(jìn)程中，在認(rèn)識、措施和保障方面更為滯后，幾乎沒有專門的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工作支撐。

1 高校院系信息化管理的意義

伴隨我國高等教育改革的推進(jìn)，高校合并之后，學(xué)院規(guī)模體量逐漸擴(kuò)展，學(xué)院內(nèi)部的交流、學(xué)院之間的溝通、學(xué)院與外界的溝通愈加頻繁。如果學(xué)院的信息傳遞仍然停留在原有的書面?zhèn)魉偷膶用嫔希厝粠淼托н\行，影響信息交互流通。因此有必要建立安全、高效的信息化辦公系統(tǒng)。通過對信息化辦公系統(tǒng)的研究，把握其發(fā)展方向和趨勢，構(gòu)建高效的辦公環(huán)境。

二級學(xué)院信息化管理的主要實際意義和應(yīng)用價值表現(xiàn)如下。

1）優(yōu)化整體資源：運用信息技術(shù)手段，建立一個綜合性的信息平臺，將學(xué)院的勞資、科研、通告、日常辦公等工作進(jìn)行整合，改變相對分離的狀態(tài)，提高運行效率。

2）加速信息流通：實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流的多元優(yōu)勢，滿足通

知、文件、任務(wù)等實現(xiàn)“零環(huán)節(jié)傳達(dá)”。對學(xué)院各項事宜及時傳達(dá)，反映學(xué)院的動態(tài)發(fā)展，即便是身在外地的師生也可以通過網(wǎng)絡(luò)及時關(guān)注，并處理相關(guān)事務(wù)。

3）規(guī)范管理流程：營造一個輕松、簡便、順暢的溝通管理模式，規(guī)范學(xué)院的辦公流程，工作更加有序，從而提高執(zhí)行力；根據(jù)各種模塊和權(quán)限分配，管理者明確責(zé)權(quán)，便于督查督辦，責(zé)任到人；使用者可根據(jù)設(shè)定流程辦事，提高辦事規(guī)范程度。

4）提高辦事效率：二級學(xué)院信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是各項工作的有效銜接、高效協(xié)作辦公、降低時間成本，提高師生的應(yīng)急能力。

5）節(jié)約辦公資源：完全實現(xiàn)無紙化辦公，可以最大限度發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備資源的使用、共享，同時從物質(zhì)上節(jié)約了辦事成本和資金，杜絕浪費。

2 高校院系信息化管理需求分析

院系區(qū)別于校級信息系統(tǒng)的廣覆蓋、分級管理，它強調(diào)更多的是精細(xì)化和系統(tǒng)性。該系統(tǒng)要求涵蓋院系的各項具體工作，包括行政、黨務(wù)、科研、教學(xué)、學(xué)工、財務(wù)、人事、后勤等方方面面。其設(shè)計要求具有全面、系統(tǒng)、可操作性強、數(shù)據(jù)交換傳遞提取簡單易得、保密性能強等特點。

簡捷易操作的登錄和工作流程 根據(jù)使用和服務(wù)對象，院系信息化系統(tǒng)一般分為教師和學(xué)生兩個群組，在進(jìn)行登陸設(shè)計時考慮其具體服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)行服務(wù)板塊的限定，保證服務(wù)的重點和高效化，簡化操作步驟，見圖1。

工作流程的設(shè)計相對復(fù)雜，它依賴于院系部門的制度化建設(shè)。院系首先要對各項工作有明確的制度規(guī)定，并且要有責(zé)權(quán)利的明確界定，有嚴(yán)密的操作流程和審批制度，這是工作流程設(shè)計得以進(jìn)行的基礎(chǔ)條件。信息系統(tǒng)設(shè)計者根據(jù)工作流程建構(gòu)操作系統(tǒng)，除了體現(xiàn)各項制度規(guī)定，還要考慮到使用者的使用習(xí)慣，做到簡單易操作，盡量簡化和合并操作步驟，為使用者提供便捷服務(wù)。

功能模塊設(shè)計全面、系統(tǒng) 信息系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)力避工作模塊雜糅、煩瑣、不清晰或者服務(wù)不全面，使用者無法進(jìn)行簡單操作。這就要求工作模塊的設(shè)計秉承系統(tǒng)、全面、簡約的理念，進(jìn)行功能模塊的架構(gòu)。一般包含用戶信息、個人桌面、消息通知、科研、教學(xué)、學(xué)生管理各模塊，各模塊里又涵蓋相應(yīng)的工作內(nèi)容。

信息傳遞及時迅速 信息傳遞是信息系統(tǒng)中一項重要、基本的服務(wù)功能。設(shè)計中要進(jìn)行消息提醒功能的設(shè)置，師生外出，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時收到信息并處理日常事務(wù)，保障工作順暢進(jìn)行。

信息高度共享 信息系統(tǒng)在使用過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和各類資源，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理融合，有利于促進(jìn)資源和信息共享。系統(tǒng)管理者要將數(shù)據(jù)和信息管理納入工作議程，從而為使用者和管理者提供決策依據(jù)。

信息平臺的安全管理 二級學(xué)院OA平臺信息系統(tǒng)安全管理是整個系統(tǒng)運作過程中一項重要工作，重點是用戶身份認(rèn)證、用戶訪問權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全通信。安全性的完整實現(xiàn)又賴于制定和執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度與管理制度。通常可以從法律措施、行政管理、安全教育和技術(shù)措施等幾個方面去考慮。二級學(xué)院的辦公平臺雖然不及學(xué)校辦公平臺的信息資源量大，但是其內(nèi)部資料的保密性更為突出，系統(tǒng)的安全維護(hù)工作更應(yīng)予以高度重視。

3 高校院系信息化管理設(shè)計及實現(xiàn)——以江蘇科技大學(xué)計算機學(xué)院自動化辦公系統(tǒng)為例

開發(fā)環(huán)境介紹 本系統(tǒng)基于C/S模式，使用VS2008集成開發(fā)環(huán)境中的Visual C#為開發(fā)語言，SQL Server為后臺數(shù)據(jù)庫，采用數(shù)據(jù)庫的動態(tài)連接，可根據(jù)需要連接至SQL Server2000或者SQL Server2005。C/S模式主要由客戶應(yīng)用程序、服務(wù)器管理程序和中間件三個部分組成。該開發(fā)模式具有交互性強、存取模式安全、數(shù)據(jù)處理便利等特點。

功能模塊建立 如圖2所示，設(shè)計者根據(jù)學(xué)院用戶的使用需求和管理者要求，結(jié)合各種規(guī)章制度，在進(jìn)行充分調(diào)研、論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計架構(gòu)，基本滿足各類型使用者的要求。

操作界面 使用者可以通過有效信息進(jìn)行客戶端登錄，登錄之后進(jìn)行密碼修改個個人資料完善。根據(jù)模塊功能的定位，設(shè)計簡單明了的操作界面設(shè)計。

安全設(shè)置

1）不同用戶類別的使用范圍：在本系統(tǒng)中，考慮到維護(hù)及安全等因素，對系統(tǒng)使用者進(jìn)行了不同的身份界定，并根據(jù)不同的用戶類別，預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)定好其查看和更改的范圍。

普通用戶，此類用戶只能對信息進(jìn)行查看和個人信息的修改，對其他用戶的信息不可訪問和修改；二級管理員，被系統(tǒng)根據(jù)子系統(tǒng)的分類共設(shè)定了四個二級管理員，分別對信息、人事、科研、財務(wù)工作進(jìn)行管理和相關(guān)信息的審批確認(rèn)發(fā)布；一級管理員可以對整個辦公系統(tǒng)進(jìn)行控制和修訂，其主要由學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員擔(dān)當(dāng)，如圖3所示。

2）密鑰管理：除了用戶登錄身份和用戶訪問權(quán)限的管理設(shè)置，在本系統(tǒng)中還運用到了電子簽章等密鑰功能。具體如在財務(wù)審核過程中，財務(wù)主管通過密碼設(shè)定進(jìn)行電子簽章，這樣也能有效地進(jìn)行財務(wù)審批的加密管理。

該系統(tǒng)經(jīng)過一段時間的運行，經(jīng)使用者和管理者的評價打分情況來看，系統(tǒng)設(shè)計相對合理，基本解決了OA平臺的工作需求。系統(tǒng)靈活、方便，安全性能強，開發(fā)、運行、維護(hù)費用較低。通過本系統(tǒng)的實施，學(xué)院提高了辦公效率，統(tǒng)一信息的獲取途徑；推動了財務(wù)的預(yù)算決算，避免了財務(wù)管理不良行為；加強了科研事務(wù)管理和建設(shè)。其中不足之處是功能的完整性還有待提高，希望通過后期的不斷完善以及學(xué)生管理和教務(wù)管理內(nèi)容的新增，對學(xué)院的信息化辦公起到更大的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李彥婷.MIS支持企事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的動態(tài)過程研究[D].吉林大學(xué)，2009.

[2]胡佳辰.可配置辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].上海交通大學(xué)軟件學(xué)院，2009.

基金項目：2013江蘇省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃立項課題（113040820）。

作者：吳健康，江蘇科技大學(xué)計算機科學(xué)與工程學(xué)院助理研究員，研究方向高等教育改革（212003）。