地方高校OA系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題及對策研究

吳衛(wèi)群

（電子科技大學(xué)中山學(xué)院 經(jīng)貿(mào)學(xué)院，廣東 中山 528402）

信息技術(shù)的飛速發(fā)展不僅改變?nèi)藗兊纳罘绞剑步o人們的工作帶來了極大便利。當前，地方高校校園網(wǎng)已成為高校日常行政辦公、教學(xué)以及科研活動不可或缺的支撐環(huán)境，且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其作用和地位日益凸顯。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》指出：“充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進技術(shù)，創(chuàng)新運行機制和管理模式，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進、高效、實用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施；加快終端設(shè)施普及，推進數(shù)字化校園建設(shè)。”為了規(guī)范工作流程，實現(xiàn)校園信息共享，提高辦公效率，促進高校管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化，降低辦公成本，實現(xiàn)辦公低碳化，OA系統(tǒng)建設(shè)將是提高地方高校行政管理水平和辦學(xué)效益的必由之路。

1 地方高校OA系統(tǒng)設(shè)計的基本原則和系統(tǒng)功能

1.1 地方高校OA系統(tǒng)設(shè)計的基本原則

1.1.1 規(guī)范化原則

地方高校要保障日常教學(xué)、科研和行政管理的正常化運作，必須建立健全相應(yīng)的管理制度，通過這些制度來規(guī)范全校師生員工的行為，實現(xiàn)規(guī)范操作、依法依規(guī)治校。但在傳統(tǒng)辦公方式下，學(xué)校內(nèi)部信息沒有共享，師生難以完全掌握所有制度，導(dǎo)致辦事過程中有意無意地違背制度和程序，不依規(guī)章制度和程序辦事。在設(shè)計高校OA系統(tǒng)時，應(yīng)“固化”日常管理的程序和步驟，使其組成一個鏈條，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，以有效避免辦事隨意化，提高地方高校規(guī)范管理的水平。

1.1.2 辦公效率優(yōu)先原則

地方高校的行政管理都是自上而下的管理。在傳統(tǒng)辦公方式下，地方高校各項制度和事項往往通過紙質(zhì)文件逐級下達，這種方式本身效率低下、成本高，且這種由各級領(lǐng)導(dǎo)簽收并向下級傳達的方式，一旦領(lǐng)導(dǎo)外出，將影響待辦事項的及時性。通過建設(shè)地方高校OA系統(tǒng)，待辦事項和文件不再需要紙質(zhì)傳遞，可實現(xiàn)一步到位，大大提高了辦公效率，而且可實現(xiàn)“異地化辦公”，克服空間和時間的限制，使工作更加順暢、有效。

1.1.3 便利性原則

地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)日常工作繁忙，特別是二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，除日常行政工作外，還需承擔相應(yīng)的教學(xué)、科研和社會性工作。在設(shè)計高校OA系統(tǒng)時，除規(guī)范流程設(shè)計外，還應(yīng)考慮各級領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中處理事情的便利程度，操作越簡單越好，努力實現(xiàn)“傻瓜式操作、點擊式操作”，以節(jié)省處理時間，提高處理效率。

1.2 地方高校OA系統(tǒng)設(shè)計的系統(tǒng)功能

地方高校OA系統(tǒng)必須具備如下幾個方面的功能：一是文件制發(fā)，即OA系統(tǒng)需要完成全校各部門下發(fā)通知、決定等各類文件的制發(fā)工作；二是文件接收與傳閱，即接收上級主管部門下發(fā)的文件，記錄審批內(nèi)容和傳閱人，傳閱文件；三是信息發(fā)布，即作為電子公告板，各級部門可在公告板發(fā)布公告；四是電子郵件，即站內(nèi)消息，實現(xiàn)點對點的郵件收發(fā)，同時公文辦理中的一些事務(wù)提醒也可以電子郵件的方式發(fā)送給接收人；五是日常事務(wù)，即可進行值班安排、日常安排、檔案管理等；六是系統(tǒng)管理與維護，主要進行用戶管理、權(quán)限管理、流程管理及表單管理等。

2 當前地方高校OA系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

2.1 對OA系統(tǒng)建設(shè)的思想認識不足

長期以來，地方高校都有一套手工處理公文的固定工作流程，而OA系統(tǒng)將改變原有的工作方式和習慣，無論是高校領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，對公文的網(wǎng)絡(luò)電子傳播方式都不完全信任和接受，甚至有些存在抵觸情緒，因此，OA系統(tǒng)建設(shè)的最大障礙是缺少對OA系統(tǒng)的正確認識，忽略了OA系統(tǒng)決策效能的作用。

2.2 OA系統(tǒng)軟件自身問題

很多地方高校建設(shè)了OA系統(tǒng)，但從OA系統(tǒng)軟件開發(fā)來看，大部分高校是從軟件開發(fā)公司購買軟件后，直接全面推廣實施。由于在OA系統(tǒng)軟件開發(fā)過程中，開發(fā)公司并沒有全面了解購買軟件的高校的實際情況，也不可能面面俱到，考慮所有情況，所以只有在軟件運行、使用過程中，其存在的問題才會逐漸顯現(xiàn)出來。但很多高校購買軟件后并沒有進行局部試運行，往往是全面推廣后，發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)本身問題不少，導(dǎo)致OA系統(tǒng)實施的效果較差。

2.3 OA系統(tǒng)建設(shè)缺乏全校整體規(guī)劃

現(xiàn)階段，地方高校在建設(shè)OA系統(tǒng)時，由于各部門協(xié)調(diào)性較差，不能實現(xiàn)資源共享，因此，在建設(shè)初期各部門對OA系統(tǒng)設(shè)計的功能要求也不同，而高校缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，使得OA系統(tǒng)沒有很好地發(fā)揮其自動化辦公的強勢功能。

2.4 工作人員在OA系統(tǒng)方面的技能和素質(zhì)有待加強

OA系統(tǒng)的應(yīng)用和推行，對人員素質(zhì)要求極為嚴格。如果行政管理人員習慣于使用傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，不及時更新知識結(jié)構(gòu)，不能熟練掌握先進的通信工具和管理方法，就不能很好地適應(yīng)和使用OA系統(tǒng)，從而使OA系統(tǒng)成為擺設(shè)。同時，OA系統(tǒng)需要專業(yè)技術(shù)人員進行維護、設(shè)計和升級，但很多地方高校缺乏這方面的人才，導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法迅速排除，甚至會造成整個辦公系統(tǒng)癱瘓；同時，系統(tǒng)只能按照購買安裝時的基本功能被動使用，而不能主動開發(fā)挖掘新功能。

2.5 OA系統(tǒng)安全問題嚴重

校園辦公流程中各種網(wǎng)絡(luò)工具的使用以及和Internet頻繁的鏈接，使高校OA系統(tǒng)被破壞的概率也大大增加，如假冒內(nèi)網(wǎng)的IP地址或登錄內(nèi)網(wǎng)，竊取和篡改信息；利用網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議或操作系統(tǒng)的漏洞攻擊網(wǎng)絡(luò)；獲得網(wǎng)絡(luò)的超級管理員權(quán)限，竊取信息或破壞系統(tǒng)；“黑客”侵入，修改網(wǎng)址或主頁；植入病毒等。這些安全問題使地方高校在享受OA系統(tǒng)帶來的高效便捷時，也深受安全威脅之苦。

3 地方高校OA系統(tǒng)建設(shè)的對策

3.1 轉(zhuǎn)變思想，更新觀念

高校各級領(lǐng)導(dǎo)首先要培養(yǎng)自身的發(fā)展意識、創(chuàng)新意識和效率意識，樹立OA系統(tǒng)建設(shè)將更為高效地為高校管理服務(wù)、為高校師生服務(wù)的理念；各級領(lǐng)導(dǎo)要主動改變原有的工作模式，帶頭使用OA系統(tǒng)，并加強宣傳，提高全校辦公人員的辦公自動化意識。

3.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，注重OA系統(tǒng)的整體開發(fā)

地方高校OA系統(tǒng)建設(shè)要納入學(xué)校信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中，結(jié)合學(xué)校及各部門的管理需求和現(xiàn)有資源狀況，既考慮近期目標又考慮未來的發(fā)展方向，在實現(xiàn)各部門資源共享的基礎(chǔ)上，根據(jù)地方高校的發(fā)展要求開發(fā)設(shè)計OA系統(tǒng)，使OA系統(tǒng)具有較為完備的功能模塊，建立全校共享的數(shù)據(jù)庫，保障OA系統(tǒng)運行的規(guī)范、高效、便捷和安全。

3.3 加強OA系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，提高辦公人員素質(zhì)

地方高校OA系統(tǒng)建設(shè)剛起步，在系統(tǒng)運行過程中，操作人員要熟練掌握辦公活動的基本知識，還要學(xué)會使用各種先進技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)控制設(shè)施。目前，地方高校辦公人員素質(zhì)參差不齊，應(yīng)加強培訓(xùn)提高辦公人員的素質(zhì)。為此，要選一批計算機操作基礎(chǔ)較好的人員，作為各部門的信息管理員參加學(xué)校培訓(xùn)，再通過信息管理員對各自部門的人員進行培訓(xùn)，起到以點帶面的作用，提高辦公人員的操作技能和素質(zhì)。

3.4 重視OA系統(tǒng)的日常維護，加強OA系統(tǒng)的安全防范

地方高校OA系統(tǒng)要正常運轉(zhuǎn)，必須重視對OA系統(tǒng)的日常維護，同時要注重其安全防范。為此，要設(shè)置專門的日常維護人員，使用并及時升級防火墻和殺毒軟件，保證信息在傳輸過程中不被非法竊取和篡改，確保發(fā)送方和接收方數(shù)據(jù)的一致性，及時解決運行過程中出現(xiàn)的各種問題，保證OA系統(tǒng)運行暢通。

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