事業單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究

張哲冰

（白城市生態新區建設領導小組辦公室，吉林 白城 137000）

事業單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究

張哲冰

（白城市生態新區建設領導小組辦公室，吉林 白城 137000）

人事檔案是對個人經歷及工作表現等的反映，也是單位和領導提拔人才的一個重要依據。對事業單位來說，其人事檔案管理工作已取得較好成績，但由于人事制度的深化改革，人事檔案管理還存在較多問題，引發了較多糾紛。本文首先簡要分析了這些糾紛，然后提出相應的解決措施，以提升檔案管理水平。

事業單位；人事檔案糾紛；死檔；假檔；檔案重建

我國事業單位聚集的專業人才較多。為建設高水平的人才團隊，事業單位需要改革人事制度，而人事檔案是其中一個重要的改革內容。檔案能全面反映個人經歷、才能、歷史行為和背景等內容，經過組織審查后才能存檔，其也是選拔人才的一個重要依據。因此，在對事業單位進行改革的過程中，人事檔案管理水平的提升是一個重要內容。

1　人事檔案糾紛

1.1棄檔、遺檔與死檔

棄檔，就是勞動者拋棄自己的檔案。而部分勞動者工作變動后，沒有及時辦理檔案變更手續，超出期限后會造成遺檔的現象。另外，有的勞動者把自己的檔案與戶口放在人才市場，由于沒有及時繳費，造成死檔。

1.2假檔

假檔是指當事人為獲得較高利益，采取非法手段捏造或篡改信息，從而造成與事實不符的人事檔案。事業單位聘用人才的一個重要依據是人事檔案，因此，要確保信息真實性及原始性，若檔案不真實會直接影響當事人的職業生涯和利益［1］。

1.3檔案重建

人事檔案的價值主要體現在唯一性及原始性等方面，但目前，很多人為獲得較大利益，通過管理漏洞重新建檔。這種重建檔案的行為不符合檔案真實性及唯一性，可能出現一人多檔的現象，容易導致管理混亂。

1.4失檔

失檔一般是由于檔案管理人員在工作過程中存在疏漏，在轉移檔案時沒有依據相關規定要求的渠道與方式進行轉檔，導致部分檔案遺失的現象。從實際情況看，檔案遺失會導致個人信息丟失，從而影響當事人辦理社會事務及求職等。

2　管理新途徑

2.1做好宣傳教育工作，提升單位人員檔案意識

事業單位提升人事檔案管理水平的一個重要途徑是加大宣傳力度，提高單位員工對人事檔案管理的重視程度。首先，提升各級單位領導及檔案管理人員對檔案管理的重視程度，加強組織領導，將人事檔案管理工作放在戰略高度，并成立專門的領導小組，安排人員直接負責人事檔案工作，及時了解人事檔案工作中存在的問題，并從組織以及制度方面給以支持。其次，增加人力、物力與財力的投入，確保人事檔案工作順利開展［2］。最后，加強宣傳教育工作，提升檔案管理人員的服務意識，主動開發人事信息，從而為人事制度改革及人才評聘等提供可靠的檔案信息，使人事檔案部門具有較高的綜合服務職能。

2.2強化管理體制改革

在當前新形勢下，人事檔案要走向社會，不能局限于單位內部，由社會人事檔案的相關保管機構對單位人事檔案和信息資源加以整合，從而實現人事檔案和信息資源的集中保管及開發。各級組織、勞動、人事和檔案部門要改變傳統管理模式，下放微觀管理工作，將側重點放在檔案宏觀政策及法律法規等的制定上，同時對其進行指導和監督，使其適應當前政府職能轉變的要求，確保人事檔案管理工作順利開展［3］。

2.3完善各項規章制度

對事業單位來說，完善各項規章制度是確保檔案管理有章可循，實現管理制度化與規范化的關鍵。在新的形勢下，要依據檔案工作條例的相關要求，并結合單位實際狀況，完善人事檔案的各項制度，嚴格規定人事檔案接收、保管、轉移、查閱、材料收集與審核等各個環節的要求。檔案管理人員要依據這些規章制度，規范檔案管理，提升人事檔案管理水平和質量。

2.4完善檔案內容

當前，我國事業單位深化改革，全員聘用制在各事業單位逐步推行。在改革發展形勢下，要不斷補充人事檔案內容。比如，對員工聘用合同、工作協議、崗位合同、員工考核、員工解聘和辭聘等，在人事檔案中要如實記錄下來，及時補充歸檔材料，對單位員工實現動態管理。此外，反映員工素質的內容，如個人文化程度、繼續教育狀況、專業技術資格、進修情況等，也要在人事檔案中有所體現。由于當前事業單位改革不斷推進和深化，要及時補充人事檔案內容，確保人事檔案管理適應事業單位改革要求。

2.5采用單位管理與社會管理相結合的方式

在實行單位管理的同時，結合社會管理方式，有效保證檔案的完整性。對事業單位來說，實行聘用制，能解決人才引進與輸出問題，確保人才流動合理性。為滿足人才選拔、競爭與流動等方面的需求，在進行檔案管理的過程中，要遵守檔隨人走的原則，保持檔案管理與人員管理的一致性。從當前情況看，一些單位的人才流動無法和檔案轉接實現同步，限制人才流動，導致人檔分離。第一，編內人員檔案管理。要轉變傳統觀念，使人事檔案管理工作在發現人才、使用人才及合理配置人才資源等方面發揮積極作用，確保管人及管檔的一致性，編內人員檔案的管理主要采用單位管理的方式。第二，編外人員檔案管理。編外人員具有較大流動性，在聘用期滿后其可以選擇別的單位，因此，聘用單位一般不重視其人事檔案管理。編外人員雖然流動性較大，但他們是社會中的重要財富，在對其人事檔案進行管理時，可以采用社會化管理方式［4］。在聘期內，要對編外人員采取人事代理的方式，在解聘之后，將人事檔案交給人才交流中心進行統一管理。通過采用單位管理與社會管理相結合的方式，確保檔案材料的完整性及連續性。

2.6在檔案管理的同時對其進行開發使用

從實際情況看，事業單位在對人事檔案進行管理時，長期采用封閉式的方式。人事檔案能反映我國、黨和各級組織的具體活動與工作情況，有的內容需要保密，因此，要由組織統一進行管理，避免擴散。當前，在事業單位中，人事制度改革工作不斷深化，各檔案信息材料增加，而檔案作用及服務要求也不斷提升，在新形勢下，傳統封閉式管理已經不適應改革要求。在進行人事檔案管理時，要和人事制度改革實現有效接軌，只有服務于人事管理，才能合理利用人事檔案，并充分發揮其作用［5］。當前，人事檔案的相關功能逐漸弱化，在對其進行管理的過程中，要不斷創新管理方式，將檔案管理和開發使用結合起來，以充分發揮人事檔案的作用。對涉及我國機密或單位組織機密的人事檔案，要采用封閉式的方式進行管理，確保其不會泄露。對個人的不涉及機密內容的檔案，在保證不影響其保密性的基礎上，可以采取開放式的方式進行管理。有條件的，還可以構建人事檔案網，公布部分可以公開的信息，便于用人單位及時查閱。對檔案管理部門來說，可以利用局域網共享信息資源。

2.7建設高素質的工作隊伍

人事檔案工作具有較強的業務性、政策性、保密性和服務性，因此，人事部門要加強檔案管理工作隊伍的相關建設，提升檔案管理人員素質。第一，在選擇檔案工作人員時，要對進行限定，并考察其是否具有責任心、政治可靠性及作風是否正派。第二，在人員上崗后，還要加強管理人員的知識教育，定期開展業務培訓，使其掌握先進的管理技術。另外，還要關注員工生活和工作，確保檔案管理人員在管理檔案時具有較好的創造性和積極性。第三，檔案工作人員要主動學習，不斷掌握先進的科學知識，提高技術水平，并提升自己的業務素質及政治覺悟，做好本職工作。

2.8開展信息化建設

在信息化時代，傳統人事檔案管理方式已無法滿足時代發展要求，為改變這種狀況，事業單位在進行人事檔案管理時，要加強信息化建設，充分利用計算機等先進技術。同時，要定期聽取人事檔案管理人員的相關意見，選擇滿足單位實際要求的管理軟件，提升人事檔案工作的信息化水平［6］。另外，還要構建人事檔案的相關信息查詢系統，設置各管理部門及個人訪問權限，通過網絡平臺了解人事檔案信息，使人事檔案信息在一定范圍內公開，給檔案查詢人員提供更加快捷和準確的服務。

3　結 語

隨著人事制度不斷改革，事業單位的人事檔案管理雖然在一定程度上得以發展，但其還無法滿足當前時代的要求，人事檔案造成的糾紛還比較多。因此，要采取有效措施，創新管理人事檔案工作，加大宣傳力度，樹立正確的檔案意識，強化管理體制改革，規范各項規章制度，使檔案管理有章可循，及時完善檔案內容，實現動態管理，采取單位管理及社會管理結合的方式，在檔案管理的同時加強檔案開發利用，加強隊伍建設，提升檔案管理水平，以保證檔案的真實性。

主要參考文獻

［1］韓淑卿.事業單位人事檔案管理工作的思考［J］.機械管理開發，2010（5）：130-131，133.

［2］常艷杰.淺談事業單位人事檔案管理存在的問題與對策［J］.神州，2013（32）：261.

［3］趙志杰，王翊時.小議如何加強事業單位人事檔案管理工作［J］.網友世界，2014（13）：118.

［4］姬鵬，李鵬.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策研究［J］.今日中國論壇，2013（21）：416，418.

［5］王愛榮.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點建議［J］.黑龍江史志，2015（7）：129.

［6］曲健.事業單位人事檔案管理的新思路［J］.辦公室業務，2013（10）：124，126.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.147

G271

A

1673-0194（2015）18-0196-02

2015-07-27