電算化會計檔案管理工作中的問題與措施

周榮芬

（江蘇省地質礦產局第二地質大隊，江蘇 常州 213022）

會計檔案作為經濟活動中產生的一種經濟資料，對經濟活動的正常運行起到了重要作用。隨著社會的進步和科技的發展，會計工作越來越便利，會計人員由以前的手工操作逐步向現在的電算化方向轉變。電算化會計檔案主要是指會計電算化方向所形成的會計數據，與以往的會計手工檔案相比較，其主要是應用計算機存儲相關數據，極大地方便了會計資料的存檔與查詢。但是，由于我國的會計電算化興起較晚，還處于摸索階段，在電算化會計檔案迅速發展的同時，諸多問題接踵而至。

1 電算化會計檔案管理中存在的缺陷

在會計電算化的影響下，許多單位的會計工作都走向了正規化的軌道，但電算化畢竟是一種新興事物，在大規模的電子檔案管理中仍然會出現很多問題。其一，部分單位沒有會計電算化檔案管理應用方面的經驗，會計電算化檔案管理制度存在不規范、任務模糊不清的問題。使用會計電算化后，許多單位的領導只看重核算部分，而略掉同樣重要的管理部分，導致會計檔案雜亂無章。其二，電算化會計檔案管理工作的重要性未能體現。電算化會計的檔案優勢未被認知，部分企業的財務人員仍然慣用陳舊的會計檔案管理方式，對電算化會計檔案管理的實際操作還不熟悉，常常只通過計算機輸出會計報表、賬簿等，而沒有重視數據的更新、存檔和保護，導致系統信息缺失，為后期查詢造成不便。

另外，由于許多會計人員并沒有長期接觸會計電算化工作，其自身的專業技能和經驗都沒有有效提升，計算機應用能力也不強，導致業務綜合能力不強，影響電算化會計檔案管理工作的順利開展。

2 電算化會計檔案管理中可采用的一些措施

2.1 建立和完善相關管理制度

當前，電算化會計檔案管理的保管和歸檔制度還有待完善，必須建立嚴格的管理制度，分別對檔案的保管方式、歸檔內容、歸檔類型、鑒定用途、載體類型以及保護措施等方面作出規定，并嚴格執行，保證歸檔數據及時、完整和安全，嚴格監控操作過程，出現問題及時糾正，保證檔案信息的質量。

2.2 提高對電算化會計檔案管理的意識

首先要更新觀念，逐步重視會計電算化的檔案應用，以取代傳統方式，投入重金建立完善的電算化會計檔案管理系統，保證系統可靠運行。同時，在電算化會計的檔案管理室配置監控設施，為會計檔案的安全性打下基礎。

網絡時代危機四伏，為減少電腦與網絡給電算化檔案帶來的傷害，避免會計數據的泄露與人為修改，要在購買會計軟件時，選擇有會計檔案管理輔助功能的電算化軟件，以便及時修補和維護系統漏洞，為開展電算化會計檔案管理工作做好軟件準備。

最后，轉變管理意識，將電算化會計檔案管理工作視為財務工作中的一個重點環節，讓專業人員從事電子檔案的收集、整理、歸檔與查閱工作，保障會計檔案的完整性，以利于信息使用者快速方便地查找到相關數據，使電算化會計檔案真正發揮作用。

2.3 加強對電算化會計檔案的保護

計算機上的會計數據很容易被不法之人侵入，肆意篡改會計信息，因此，要加強各單位電算化會計檔案的保密管理。首先，各單位內部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數據錯誤。其次，要對會計電子檔案設置高級別的密碼，使無關人員無法進入系統，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數據。

再次，要做好備份工作。把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。存放在電腦中的數據要備份兩份，一份放在電腦的存儲盤中，另一份放在電腦的備份盤中，這兩份會計檔案要由專業的檔案人員分類保存在單位的檔案室與會計電算化中心，以保證會計檔案的安全性。要注意檢查電算化設備存儲盤的使用容量，按時檢查、復制和更換，以防因存儲盤存滿造成數據無法保存的現象。

最后，在會計電算化操作中所做的每一步都要讓電腦自動記錄下來，設置密碼保護，以方便審計檢驗系統準確查出數據。除此之外，還要加強電腦網絡安全管理，只有加強網絡安全管理，才能擁有一個安全的網絡環境，才能確保會計數據的正確性。

2.4 重視會計從業人員的教育培訓

電算化會計檔案的質量，最終依賴于操作人員的業務能力和素質，因此，要吸納和培養會計專業能力強、具有較強計算機應用和維護能力的人員，對在崗會計人員、系統維護人員等進行定期的專業技能培訓、法律知識以及職業道德素質培訓，使其不斷提高法律意識和責任意識，從而更好地為財務檔案管理信息化發展提供服務。

3 結 語

電算化會計作為新興時代的產物，與傳統的會計檔案仍有一定聯系。這就好比傳統的會計檔案是一個載體，現如今的電算化會計檔案就是它孕育出來的一個生命，它預示著會計以后的發展方向會更加規范，更加便捷。因此要充分發展電算化會計，做好電算化會計檔案管理工作。

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