辦公自動化與檔案管理

王 晶，楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

隨著計算機技術在社會各個領域的不斷發展，辦公自動化迅速在各行各業中普及，產生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發揮其優勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中電子文件的定義是“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現辦公自動化可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環節，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發展決定著檔案管理的發展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統，首先要加強檔案管理業務的基礎建設，其次要加強檔案數據庫建設。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業務同步進行，各個部門與檔案部門聯網，使用計算機通過網絡進行檔案的調閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯網，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質量，對于不合格的案卷可利用計算機和網絡通過檔案管理系統軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯網后，可實現檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據。實現檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質量和服務水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規范化、標準化要求更高

辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規范化，只有標準化、規范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現信息共享。因此，在辦公自動化系統中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎工作開始必須實行規范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統的紙質檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內容性質和閱覽者的權限做出限定。國家檔案局頒發的《電子文件歸檔與管理規范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目及內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署及數字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內容和主題，完成檔案管理系統中要求填入的著錄項，以實現文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質要求更高

實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環境下，不僅要加強檔案專業知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報,2012(2).

[2]王巍.創新企業檔案管理模式建立現代化示范檔案室[J].辦公自動化,2012(20).

[3]李冬梅.文書檔案現代化管理工作之我見[J].黑龍江檔案,2012(4).