信息化時代下檔案管理工作的創新

唐菖霞

（貴州省冊亨縣委組織部干部檔案管理中心，貴州 冊亨 552200）

1 創新檔案管理的重要性

1.1 創新檔案管理是信息化時代檔案管理工作的要求

在信息化時代，計算機程序與網頁管理相結合，建立起電子文件自動上傳程序，檔案資料實現了自動歸檔，使檔案管理工作更加高效快捷，減少人力及物力資源的浪費，也方便檔案的查找。

1.2 創新檔案管理是信息化時代人們在線工作與學習的要求

在信息化時代，檔案管理工作也要結合現代信息系統與網絡技術，使人們能及時地獲取知識，查詢檔案資料。創新檔案管理方法不僅可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案服務質量。同時，采用數據庫對相關文件進行整理和分類，可以使資料的檢索和篩選更加方便快捷。創新檔案管理有利于滿足人們在線工作和學習的要求。

2 信息化時代檔案管理工作創新的內容

2.1 管理機制的全面性創新

創新管理機制是信息化對檔案管理工作提出的首要要求，相關工作人員必須掌握檔案管理工作的基本要求與方針，檔案管理部門必須提出規范性的檔案管理與監管方式，克服傳統管理方式的弊端，建立起全面協調的互動機制。

2.2 理論與模式的服務性創新

理論對實踐具有指導作用，因此，在全面創新檔案管理機制的同時，也要廣泛應用現代科技，加強對檔案管理理論的研究，不斷創新檔案管理模式，用創新的理論指導實踐，促進檔案管理工作有效開展。

2.3 管理技術平臺的創新

積極建設檔案管理網絡，建設現代技術創新管理技術平臺，提供一個開放式與交互性并存的檔案服務平臺，簡化工作流程，真正實現資源共享。

3 檔案管理存在的問題

3.1 軟件通用性低

軟件通用性低主要表現在兩方面。首先，由于經費不足，大部分檔案機構的計算機沒有統一型號，管理軟件間的銜接存在問題；其次，就信息化發展總趨勢來說，一些檔案管理系統不符合辦公自動化及檔案一體化的需要，檔案資料無法順利共享，阻礙檔案信息管理工作的發展。

3.2 工作缺乏規范性、標準性

目前的檔案信息系統建設層次不一，降低管理工作的開發性、共享性及規范性，不能滿足資料共享的需要。此外，由于檔案管理還未形成完整的信息化管理制度，檔案管理流程沒有按標準制度進行，導致檔案管理工作具有一定的盲目性。

3.3 保密性和安全性低

電子化管理雖然方便快捷，但存在易被更改和損害的缺點。一些不法分子甚至會入侵管理系統，刪除或竊取原始資料，造成檔案資料泄露。

3.4 管理人員素質水平低

信息時代下，檔案管理人員不僅要具備專業的檔案資料管理知識，還要順應時代發展，具備一定的信息素質。但目前，具備這兩種素質的復合人才十分有限，某些檔案管理人員無法適應計算機與網絡的工作環境，降低檔案管理的有效性。

4 創新檔案管理的策略

4.1 確保檔案資源共享

由于我國檔案資料管理標準化不一致，在管理檔案時，軟件使用比較混亂，各部門的檔案資料沒有做到互通，導致檔案資源無法順利共享。因此，檔案管理人員要規范檔案管理的范圍及內容，對各環節進行標準化管理，建立起信息資源共享的良好渠道。

4.2 變革管理體制

檔案管理系統存在檔案使用不便及管理力度不足等問題，這主要是由管理系統建設分散和軟硬件選取不一致等原因造成的。因此，相關管理人員要對檔案資料進行統一管理，建立規范的軟硬件選擇標準，確保信息能自動、統一地納入系統化管理中。

4.3 創新數據庫

檔案信息管理系統只有依靠數據庫才能加快由紙質檔案到電子檔案的過渡，而作為檔案信息管理的基礎，數據庫的發展也是一項長期的工程。因此，應遵循由低級向高級過渡的原則，明確各個環節的目標，同時還要協調好信息技術與檔案管理的合作，使目錄庫與綜合數據庫相結合，建立起一個網絡分布式、開放式的數據庫，提高檔案管理的效率和質量。

4.4 提高管理人員素質

首先，檔案管理人員要具備較高的職業道德及高度的責任心與職業素養，要熱愛自己的職業，及時發現工作中出現的問題并及時有效地解決，恪盡職守，緊跟時代發展的步伐。檔案管理人員還要具備集體主義精神，當個人利益與集體利益發生沖突時，要堅決維護集體的利益。其次，檔案管理人員要加強自身知識儲備，明確職業需求，不斷完善自己的專業知識儲備，培養自身的信息素質。在現代檔案管理中，檔案管理人員還要綜合分析和加工獲取的信息，使之滿足社會需求。最后，檔案管理人員要富有創新思維，學會獨立思考。獨立思考可以使檔案管理人員主動參與到管理工作中去，還能培養其創新思維。

5 結 語

隨著計算機網絡技術的不斷發展，應該將信息技術與檔案管理相結合，運用各種現代技術，提高檔案管理工作的工作效率與服務水平，實現檔案資源的多用戶共享、異地存取，促進檔案管理事業的發展。

[1]劉秋梅,杜月玲.淺談新時期如何做好文化檔案管理工作[J].技術與市場,2011(6).