中職學校電子檔案管理策略

王 棟

（云南省大理衛生學校，云南 大理 671000）

中職學校電子檔案管理策略

王 棟

（云南省大理衛生學校，云南 大理 671000）

在網絡信息技術的支持下，檔案管理工作實現了電子化發展，這是檔案管理水平的一次質的飛躍。本文以中職學校電子檔案管理為例，分析中職學校電子檔案管理現存的問題，探討做好中職學校電子檔案管理工作的措施、建議，以期提高中職學校電子檔案管理水平。

中職學校；檔案管理；電子檔案

電子檔案是傳統紙質檔案的電子表達模式，其是依靠電子信息技術而存在的。在現代化網絡信息技術的發展背景下，電子檔案已經成為企事業單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對偏低，為更好地發揮檔案管理在中職教育中的作用，本文做如下分析。

1　中職學校電子檔案管理現存問題

從當前的中職學校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現在以下幾個方面。

1.1管理觀念落后

目前，中職學校檔案管理工作的觀念相對比較落后，相比于電子檔案而言，學校更注重也更傾向于傳統紙質檔案的管理模式，這一方面是因為中職學校在檔案管理工作方面更傾向于穩妥、安全，不愿意貿然嘗試新鮮事物。另一方面是因為中職學校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。

1.2硬件設備不足

電子檔案需要計算機系統予以支持，然而由于中職學校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購買相應的硬件設備，這使得中職學校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實現。

1.3軟件系統落后

在電子檔案管理中，除要有硬件設備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計算機運行的基礎，也是檔案管理工作運行的基礎。目前，也有一部分中職學校開展了電子檔案管理，但這些學校在軟件系統建設方面相對落后，以至于電子檔案管理工作很難發揮出實際作用，影響電子檔案的管理效果。

1.4專業人才缺失

想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業人才作為主動力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計算機水平相對薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時，中職學校的人力資源配置還無法有效引進電子檔案專業人才，這使得電子檔案管理工作難以實現有效進步，無法發揮其實際作用。

2　做好中職學校電子檔案管理工作的建議

想要做好中職學校電子檔案管理工作，應從以下幾方面入手。

2.1革新檔案管理觀念

要想提升電子檔案工作水平，中職學校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學校作為培養現代化技術型人才的主戰場，能否與社會發展保持一致，會直接影響其對學生的培養效果。電子檔案作為現代化社會檔案管理的主要模式，中職學校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強自我學習，聯系一些電子檔案管理技術較為成熟的高校，參觀學習，切實感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動下，建立電子檔案管理理念。

2.2加強硬件設備投入

加強硬件設備投入是中職學校實現電子檔案管理的基礎措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識較強的基礎上，其可向校領導申請引進硬件設備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請意見的基礎上，拿出部分資金購買相關硬件設備。若學校資金確實比較困難，可邀請企業贊助，幫助學校建立起良好的電子檔案管理環境。

2.3積極更新軟件系統

在完成硬件設備的投入以后，學校要積極更新軟件系統。要充分分析自身規模、學生數量及檔案管理工作需求情況，選擇最經濟、最有效的電子檔案軟件管理系統。購入軟件系統后，學校要規范操作、使用電子檔案管理系統，并應定期對軟件系統予以更新。

2.4開展專業培訓

開展專業人才培訓是中職學校電子檔案管理工作必須進行的基礎工作。學校可組織檔案管理人員進行專業進修，同時也可聘請專家到學校指導檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學校的電子檔案管理工作提供基礎支持。

3　結 語

電子檔案是現代信息技術在檔案管理工作中的直接表現，其對于推動檔案管理事業的進步作出了重要貢獻。隨著社會對技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個新的發展空間。面對與日俱增的生源，中職學校只有實現電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準確、有效，因此，實現傳統檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變，不僅是中職學校變革的基礎，更是中職學校進步的必然選擇。

主要參考文獻

［1］王建忠.試論中職學校電子檔案管理之方針策略［J］.衛生職業教育，2012（10）：42-43.

［2］蘇華.試論中職學校電子檔案規范化管理［J］.青春歲月，2012（22）：223.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0180-01

2015-07-02