檔案管理信息化的優勢及安全風險評估

陸鳳珍

（上海市徐匯區中心醫院，上海 200031）

檔案管理信息化的優勢及安全風險評估

陸鳳珍

（上海市徐匯區中心醫院，上海 200031）

檔案管理信息化是檔案管理隨時代發展的必然趨勢，本文分析檔案管理信息化的概念、必要性及其與傳統檔案管理模式相比的優勢，以及檔案管理信息化安全風險評估的必要性、安全評估存在的問題等。

檔案管理；信息化；優勢；安全風險；評估

隨著時代的不斷發展，信息化建設成為檔案管理發展的必然趨勢，對現代檔案管理工作的開展及檔案資源的應用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實現檔案管理規范化、現代化的一大重要途徑，同時也是檔案資源實現共享，得到廣泛應用的必然要求。

1　檔案管理信息化的必要性

在當今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統的檔案管理模式已與社會信息化發展相脫節。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時代發展需要的同時更好地促進檔案管理事業的發展，充分實現檔案的功能和價值。檔案管理信息化發展是檔案發展的必然要求，當今社會已具備了檔案管理信息化發展完善的條件，使其發展成為可能。第一，具備軟硬件基礎。硬件基礎主要體現在各單位的檔案管理部門已具備打印機、復印件以及掃描儀等高新技術設備，另外，對計算機的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規范的管理機制。其標準體現在整理、統計、服務及技術等多個方面。第三，人們的信息化意識逐漸增強。隨著計算機網絡技術在生產生活中的廣泛應用，人們的信息化意識逐漸增強，同時人們對信息化相關設備技術的操作能力也已滿足日常生產生活的需要。這為檔案管理信息化的發展提供了良好的社會環境和思想環境，并在一定程度證實了檔案管理信息化建設的迫切需求。

2　檔案管理信息化的優勢

2.1利于存儲

在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲存在計算機中。同時，也解決了紙質檔案在存儲期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲的長期性。經過高新技術進行“原文掃描“后，利于實現“原文”再現。

2.2便于查詢

在傳統的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統即可實現檔案資料的即時、準確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質量、精度和效率。

2.3實現信息共享

檔案管理信息化通過信息網絡可促進組織、單位內部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足組織、單位內部對檔案信息的需求。專用的信息技術，可實現檔案資料的異地遠程管理和使用，最大程度地發揮了檔案的作用。

2.4實現檔案的分級管理

在檔案管理信息化中，可通過相應的網絡權限設置，規定使用者的調閱權限，實現檔案資料的分級管理，這有利于資料保密。同時，系統查詢記錄可自動記錄調閱情況，以更好地落實責任追究制。

2.5提高工作效率

傳統的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動實現，這需要花費大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統的工作方式，檔案資料經微機處理后，實現了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環節均可在電腦上操作。同時，工作人員的工作由以前的集中工作轉變為分散工作。另外，系統中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡單，便于文件完善?？梢?，檔案管理信息化在降低工作人員勞動強度的同時也提高了工作人員的工作效率。

3　檔案管理信息化安全風險評估

3.1檔案管理信息化安全風險評估的必要性

檔案管理信息化的優勢逐漸體現出來，且其特點鮮明，與社會發展相協調，是現代化發展的一個重要趨勢。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對檔案進行信息化管理的過程中，應確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數據的完整性。

3.2檔案管理信息化安全風險評估中的存在的問題

目前檔案管理信息化安全風險評估存在的問題主要有以下幾個方面。第一，對信息安全評估不夠重視。各組織、單位的管理層對檔案管理信息化安全評估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評估的重要性呈正比，遠遠達不到現階段信息安全的需要。第二，評估技術人員匱乏。各組織、單位內部，對檔案管理信息化安全評估的重視程度不夠，導致安全評估人員的專業知識及經驗嚴重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關部門的檔案管理信息化安全評估形同虛設。第三，工作流程及技術標準有待完善。就目前檔案管理信息化安全評估的發展狀況而言，需要完善其工作流程及相關的技術標準。其工作流程和技術標準要根據具體環境及情況而制定，以實現流程和標準的科學性、合理性。特別是評估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進一步完善。第四，評估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進，其安全問題也日漸暴漏。原有的評估工具已不能滿足現階段解決相關安全問題的需要。因此，必須加大評估工具的開發和推廣力度，切實滿足檔案管理信息化安全評估的需求。

4　結 語

檔案管理信息化是檔案管理隨時代發展的必然趨勢，其與傳統的檔案管理方式相比有著明顯的優勢。同時，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評估中的相關問題，促進安全評估，從而在根本上促進檔案管理信息化的發展。

主要參考文獻

［1］沈靜.高校檔案管理信息化的優勢及安全風險評估研究［J］.四川教育學院學報，2011（4）：1-4.

［2］程安琪.新時期高校檔案管理信息安全風險分析［J］.黑龍江史志，2014（15）：84-85.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0179-01

2015-07-10