電子檔案在檔案管理中的重要性

劉 娟

（新泰市科技局，山東 新泰 271200）

電子檔案是指依托現代化信息技術，把資料完整儲存在計算機中，與紙質檔案相對應，且能達到傳統檔案詳細程度的一種新型檔案模式。隨著計算機技術的飛速發展，電子檔案越來越被人們所接受，其數量也在不斷增長。本文主要分析電子檔案在檔案管理中的重要性，希望通過科學、公正的分析，將電子檔案的真實面貌呈現出來。

1 傳統紙質檔案存在的問題

隨著技術的不斷發展，傳統紙質檔案已不能信息化社會的發展。主要表現在以下幾個方面：第一，紙質檔案存儲空間大，且需耗費管理人員大量的時間和精力進行管理。以高校學生檔案管理為例，隨著高校不斷擴招，學生的檔案信息不斷增多，學校檔案室占據的空間也不斷增大，檔案管理員在整理學生信息時要耗費大量精力。第二，紙質檔案對保存環境要求極高，溫度、濕度要適中，還要做到防霉、防蛀、防火。高溫、高濕、強光等環境，會使紙質變得易碎、壽命縮短。此外，若紙質檔案保存時間過長，字跡會出現擴散、模糊現象。第三，紙質檔案不利于信息查詢。紙質檔案較多，查閱費時、費力，且查閱流程繁瑣，給人們帶來不便。

2 電子檔案的重要性

2.1 電子檔案能極大解放人力物力

我國傳統檔案管理方式延用時間較長，在以前還能滿足社會需求。但是，隨著現代化不斷發展，傳統檔案管理已不能滿足社會需求。因此，檔案管理模式改造升級就成為必然。十八大以來，我國領導人一直堅持深化改革，革除影響社會進步的不良因素，檔案管理工作要順應改革潮流，發現自身問題，革除舊病，勇于創新，真正實現電子檔案管理目標。第一，建立電子檔案，能減少人力、物力、財力，減輕檔案管理人員工作壓力，提高其工作積極性。第二，建立電子檔案，能提高檔案管理效率。第三，將傳統檔案轉化為電子檔案操作簡單，只需借助掃描儀把紙質檔案輸入計算機系統即可。第四，電子檔案能節省存儲檔案的空間，其通過互聯網將檔案傳輸到本地數據庫，并在全國形成一個龐大的數據庫，使檔案實現全國共享，便于用戶及時查閱。

2.2 電子檔案能提高檔案管理水平和服務水平

我國檔案管理工作混亂，主要表現在以下幾方面：第一，檔案管理部門混亂，如有的地方檔案歸教育部門管，有的地方歸人事部門管，有的地方多個部門共同管理；第二，管理標準的混亂，如有的地區按本區域范圍內的標準進行管理，有的地區按全省制度進行管理，有的地區則根本沒有標準；第三，管理人員混亂，如有的地區由正式人員進行管理，有的地區由外包人員進行管理。案管理工作混亂的主要原因是管理方式落后，很多地區仍采用傳統檔案管理方式。而電子檔案管理的出現，將會逐漸改變這種混亂局面。電子檔案的出現，使檔案管理工作量及管理人員數量減少，各工作人員職責明確，有利于穩定管理秩序。此外，電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案調取、補充和更新時，容易丟失和失真問題。而電子檔案在交接時只需拷貝即可，大大降低檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解檔案工作難度。

3 提高電子檔案管理的方法

電子檔案的出現克服傳統檔案難保存、易失真的缺點，彌補紙質檔案的不足。但是，電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案管理主要依靠計算機來實現，以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。不法分子能利用病毒或違法程序侵入檔案管理工作者的電腦，竊取和破壞檔案。因此，提高電子檔案的安全性尤為重要。首先，各地檔案管理部門要及時查找和修復網絡安全漏洞，派專人定期檢查檔案管理網絡，提高網絡防火墻的安全等級，應用高等級的防護軟件進行二十四小時監控，保證本地網絡安全系數處在合理水平。其次，檔案管理部門要規范檔案使用范式，只有通過管理人員審核并同意的人員才有資格查閱檔案，其他人員不得隨意查閱。再次，各地區要完善檔案管理制度，并要求員工按規章制度執行，以保證檔案的完整性。最后，提高員工的檔案保護意識，定期組織員工進行專業培訓，提高其業務素養和職業道德，防止出現破壞檔案的現象。

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