ERP在項目管理應用中的思考

謝穎維

（長慶石化公司，陜西 咸陽 712000）

ERP在項目管理應用中的思考

謝穎維

（長慶石化公司，陜西 咸陽 712000）

通過介紹ERP在項目管理中的應用，分析其優點，并就其實際使用時存在的問題進行分析，提出相應建議。

項目管理；ERP；PS；模塊

1　ERP的含義及功能

ERP（Enterprise Resources Planning，企業資源計劃），最初由美國的Gartner Group公司提出。ERP系統是“一套將財會、分銷、制造和其他業務功能合理集成的應用軟件系統”。項目管理（PS）模塊是ERP在項目管理方面的應用，通過與物料管理模塊（MM）、財務模塊（FI/CO）緊密集成，實現項目數據實時傳遞，信息共享。

2　ERP在項目管理中的應用

2.1PS系統整體業務流程

PS在項目管理中的流程如圖1所示。

圖1　PS在項目管理中的流程

從圖1可以看出，PS在項目管理中的應用主要是基于主數據和管理流程的有機結合。

2.2業務管理

2.2.1投資總盤及總概算分配

投資計劃管理人員根據年度投資計劃，按照項目每年的投資金額在年度總盤中進行預算分配，用于控制項目成本。

2.2.2項目立項

項目立項包括項目定義、創建、掛接投資總盤以及預算分配等，業務人員根據批復投資計劃，在系統中創建項目，通過立項賦予這個項目系統中的編碼、建設性質、責任部門等，完成立項。

2.2.3項目執行計劃

首先對該項目進行WBS（Work Breakdown Structure）劃分，按專業劃分成建筑、安裝、設備及其他等分項，并賦予每個分項一定預算，后期的物資和服務采購訂單掛在每個分項（WBS）之下，形成部分報表的基礎數據的基本框架。

2.2.4項目實施

項目實施包括項目開工、工程領料和退料、進度管理、服務接受。項目的執行過程中除去工程其他費用，主要就是物資采購和服務采購，在系統中完成物資計劃、入庫、出庫和服務采購計劃、進度確認、進度款支付等。

（1）WBS層次細分

在使用過程中為進一步實現項目計劃、監督、控制的功能，需細分項目結構，如圖2所示，大型項目的WBS可細分到主專業，能全方位通過投資控制來監督項目建設任務的執行。

圖2　項目結構細分

（2）物資及服務采購

項目責任部門根據需求在系統中提報計劃，物資計劃按照不同專業掛接在不同的WBS下，采購部門根據計劃在系統中完成采購訂單，然后在系統中流轉合同進行采購，期末財務進行結轉。服務采購通過在系統中進行計劃申請，每個月根據服務進度完成情況確認進度，依此完成進度款撥付。

（3）項目結算和關閉

財務部門對已結算項目進行決算轉資，計劃部門關閉該項目。標志著這個項目建設完成。系統將不能再進行任何操作，做到專款專用。

2.2PS在項目管理中的優勢

2.2.1實現投資計劃、審批、控制、監督

投資控制在概算范圍內是項目建設的考核指標之一，PS在項目定義及WBS劃分時，分配總體和分項的預算，項目建設所有花費都必須在系統中實現，所有的物資及服務計劃均需審批，且每項花費掛接在大盤的WBS之下，控制總限額，做到了投資實時監督控制。

2.2.2項目報表及數據分析

PS中各種報表的查詢功能，完全滿足財務、統計、合同部門的查詢需求，ZR11PSRR005工程服務合同跟蹤報表功能，實現項目合同清單、付款情況、對應承包商的統計功能；S_ALR87013558預算/實際查詢功能，可查出該工程的預算以及實際完成的投資，是每個月統計數據的來源。這樣的查詢功能具有很好的匯總和分析作用，為決策提供了有效依據。

2.2.3年末結轉和項目清理

項目的總盤包括所有類型的項目，每個項目完成后就可以關閉，未完成項目可辦理年末結轉，結余的投資轉到下年使用，尤其是跨年項目，可在新的年度增加新的計劃金額。這不僅能達到控制年度投資的效果，也可控制總投資，同時有效清理已完工項目。

3　應用中存在的問題

3.1物資及承包商編碼管理需要及時跟進

無論是物資編碼還是承包商編碼，都是計劃提報的使用基礎，是計劃提報速度的關鍵制約因素，系統上線前需要將大量的常用編碼錄入系統中，后續的新增或變更需及時跟進。在實際使用中經常出現編碼維護不及時導致計劃提報滯后的情況，隨之合同、物資到場時間、工期都會相繼推后，給工程進度帶來影響。

3.2材料款轉預付不及時

對于存在甲供材料的項目，財務部門在支付進度款時，需扣除當期的甲供材料費，如果物資不能及時出庫，就不能實時反映出工程的實際成本，財務部門也無法將當期的工程款通過系統自動扣除。

4　操作中的建議

PS在項目管理的使用中，還存在需完善的地方，建議做好以下幾項工作。

第一，PS系統在項目管理中的實施涉及很多部門，需要領導統籌全局，梳理、優化、規范管理，協調解決各部門或各業務流程間的矛盾和問題。也需要各業務人員熟悉和完善基本流程、操作，遇到問題及時查找分析原因，為領導決策提供準確依據。

第二，編碼問題是PS模塊所有工作的關鍵，不論是承包商代碼還是與材料規格對應的物資編碼，都是計劃提報順利運行的決定性因素。它直接影響著數據的及時性和準確性，間接影響實時成本的顯示，需投入精力進行規范和梳理。

第三，保證數據錄入的準確和流程的合規，積極發揮ERP強大的查詢和分析功能，準確的數據源有利于制作準確的報表，為投資分析提供方便、快捷的服務。

第四，物資出入庫問題，也是工程投資不能及時實現的原因，已經到現場的材料，如果已完成安裝并檢驗合格，采購人員需第一時間進行出入庫操作，這樣財務數據反映出來的工程實際成本才會更準確。

綜上所述，無論是編碼、操作流程，還是物資的出入庫工作，無一不影響著工程實際成本的實時反映，很顯然，ERP系統的應用為項目管理帶來了很大方便，但這樣的方便是以合規的流程和規范的管理為前提的，否則只能加重各環節工作人員的負擔。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.039

F270.7；F272

A

1673-0194（2015）18-0054-02

2015-07-27