關于醫院就餐卡結算系統關鍵控制點的探討

許 磊

（浙江醫院，杭州 310030）

關于醫院就餐卡結算系統關鍵控制點的探討

許 磊

（浙江醫院，杭州 310030）

醫院就餐卡結算系統管理作為醫院日常管理的一部分，與廣大醫務人員的日常生活息息相關。醫院財務部門應充分運用信息系統，完善就餐卡結算流程，加強就餐卡結算系統關鍵點控制，促進財務內部控制的有效實施。

就餐卡；結算系統；關鍵點；財務；內部控制

1　醫院就餐卡結算系統現狀

目前，醫院就餐卡管理系統，可分為以下幾個環節。

1.1開 卡

就餐卡充值窗口（以下簡稱“窗口”）根據相關職能部門開具的就餐卡通知單開辦就餐卡，并收取工本費，工本費手工匯總后上繳財務。

1.2充 值

個人在就餐卡充值窗口將現金存入（或退出）就餐卡，按日生成預繳伙食費日報表，月末匯總生成月報表。

1.3消 費

醫院為滿足不同的就餐需求，設立了多個食堂，個人可使用就餐卡在各個食堂消費。各食堂按日結算，生成就餐卡消費日報表，月末匯總生成月報表。

1.4結 算

各食堂每月按就餐卡存入、消費金額，匯總生成就餐卡收支存月報表，交財務結算各個食堂每月的業務收入。

2　醫院就餐卡結算系統存在的不足與弊端

2.1開卡控制不嚴

在就餐卡開卡過程中，存在“人情卡”，無法實現發放就餐卡數量與實際收取工本費的統一。開卡數量遠遠超過各類人員數量總和。

2.2對臨時就餐卡的管理不到位

目前，對實習生、進修人員等臨時人員辦理的臨時就餐卡，在開卡時未實現根據其學習時間的長短設置使用期限，導致在學習結束時不能做到自動封卡、退卡、退資。在一定程度上占用醫院的公共資源和集體福利。

2.3掛失卡、休眠卡退卡退資控制不嚴

窗口對于掛失卡、休眠卡的退卡退資控制不嚴，無任何憑據及相關負責人批準，僅口頭掛失或出示休眠的就餐卡就予以辦理退資。這顯然不符合財務內部控制對貨幣資金控制的要求。

2.4缺乏聯網功能，無法實時監控

目前就餐卡結算系統為單機版，財務無法實時查詢各個食堂就餐卡充值、消費、退卡的金額，采集數據不及時，不利于財務日常結算。

2.5結算系統功能不健全

由于就餐卡結算系統缺陷，導致數據傳輸過程中出現延誤、出錯、丟包等情況，影響就餐卡結算系統的準確性和及時性。

3　找準關鍵控制點，優化結算流程

按照不相容崗位分離的要求，醫院應合理設置財務及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡機制。財務部門必須對窗口辦理就餐卡充值、消費、退款等貨幣資金的流程進行全面監督，有效審核各個食堂的就餐卡結算，這就要求就餐卡結算系統具有實時查詢功能，并能及時生成相應的匯總報表。只有當財務匯總的報表與窗口及各個食堂上繳的明細報表一致時，財務才能辦理食堂業務結算，以確保資金安全。財務部門必須在全流程監管的基礎上，找準關鍵控制點，優化就餐卡結算流程，加強財務管理，不斷提高財務內部控制水平。具體結算流程見圖1。

圖1　就餐卡結算流程

3.1緊抓源頭，完善開卡歸口管理

窗口開卡作為整個結算流程的起點，起著舉足輕重的作用。食堂為哪些人員提供服務、哪些人員可以享受伙食補助優惠、不同類型人員的就餐卡如何設定使用期限，這些問題都應由窗口管理部門予以明確和落實，并明確崗位職責權限。為此，浙江醫院就餐卡管理制度規定，新進職工開辦就餐卡由人事部門負責申請，實習、進修及規陪人員開辦就餐卡由科研教育部門負責申請，由分管院長審批。其中，新職工第一次開辦就餐卡免收工本費。

實習、進修及規陪人員在開辦就餐卡時應根據學習時間設置就餐卡使用期限，學習結束后及時自動封卡，促使持卡人及時辦理退卡、退款事宜，同時生成退款報表，并要求持卡人簽字確認，食堂負責人審核簽字。如需延長使用期限，則需持卡人按開卡流程重新申請辦理。

3.2實時查詢，完善就餐卡資金管理

貨幣資金是流動性最強的資產，控制難度大，風險高。財務部門在會計核算中，要加強貨幣資金的內部控制，確保貨幣資金業務的核算符合國家統一財務會計制度的要求，做到貨幣資金收、付、存數據真實，核算及時，資料齊全，使貨幣資金在會計賬簿和會計報表上的列示準確、完整。通過控制，應保證所有貨幣資金的收入、支出都能得到真實地記錄和反映，保證貨幣資金完全處于財務部門的監控之中，保證貨幣資金的保管可靠、安全。

3.3建立就餐卡結算報表體系，完善財務監管功能

建立就餐卡結算報表體系，是醫院財務監管必不可少的組成部分。就餐卡結算系統針對每日各個食堂的伙食費存、退金額生成預繳伙食費明細日報表；各食堂的消費額按日結算，生成就餐卡消費明細日報表。財務根據結算系統生成的就餐卡財務月報表與日報明細匯總核對，核對一致后，確認各食堂收入。

主要參考文獻

［1］沈藺.醫院飯卡結算系統的控制關鍵點［J］.衛生經濟研究，2014（12）：58-59.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.033

R197.3

A

1673-0194（2015）18-0047-01

2015-07-11