耿軍

摘 要： 中國第二歷史檔案館積極順應數字化和大數據時代的發展潮流，率先在國家級檔案館中開展“館方老師指導、整理業務外包”的新型檔案數字化工作模式。在這一模式指導下，影響檔案數字化前整理的問題、檔案數字化前整理的新要求和檔案數字化前整理的新實踐，熱切呼喚館方及時對外包公司員工實施業務培訓。既是順應數字化和大數據時代的必然要求，又是構建數字化檔案館的必然選擇。

關鍵詞： 民國檔案 數字化前整理 業務培訓 必要性

當今世界隨著數字化和大數據時代到來，構建數字化檔案館已成為每一個檔案館實施信息化戰略的必然選擇。其中，集中典藏民國中央機關檔案的中國第二歷史檔案館積極順應時代發展潮流，率先在國家級檔案館中開展檔案數字化工作。為了讓海量民國檔案順利完成數字化前整理，早日對外利用，二史館采取“館方老師指導、整理業務外包”的新型工作模式。這一工作模式的關鍵是要求外包公司員工具備嫻熟的檔案整理業務技能。因此，做好檔案數字化前整理中外包公司員工的業務培訓十分必要。

一、影響檔案數字化前整理的問題呼喚業務培訓

經過六十多年檔案整理，二史館已經整理完成900多個全宗、180多萬卷的民國檔案，形成多種案卷目錄和文件目錄的資源體系。但是，目前資源體系存在影響檔案數字化前整理的部分問題。如果外包公司員工不了解這些問題，那么就會在整理過程中降低檔案數字化前整理質量。故而，影響檔案數字化前整理的問題，熱切呼喚館方對外包公司員工實施業務培訓。具體問題如下：

1.部分檔案全宗不清。即“一全宗多子號”，有的全宗代號內包含兩個以上立檔單位的檔案，有的全宗代號包含十幾、二十以上的立檔單位，甚至有的全宗內由于多種原因，存在缺號、“斷頭全宗”等各種問題。這些問題的客觀存在既不便于檔案實體管理，又不利于檔案檢索利用。

2.部分案卷過于龐雜。即“一卷多宗”問題，最特殊案卷標題下包括幾十個乃至數百個卷（我們稱之為“宗”）。這些宗根本沒有宗標題，不僅嚴重影響檔案信息開發利用，而且嚴重影響檔案實體安全保管。

3.案卷標題和標題不當問題。因受當時政治氛圍的影響，標題中常有政治性批判詞句和“反動”、“匪”等文字。另外，主題內容不清、標題過粗，以類目式、語種式為標題的現象大量存在，直接后果是嚴重影響檔案信息開發與利用。

4.案卷大部分還沒有裝訂。天長日久，檔案腐蝕情形嚴重，大大有損檔案壽命。

二、檔案數字化前整理的新要求呼喚業務培訓

傳統載體檔案的數字化工作是檔案信息資源建設的重要組成部分，更是實現檔案信息資源社會共享的根本途徑。二史館的民國檔案數字化工作是以全面保護檔案實體、有效開發利用檔案為出發點的。因此，館藏檔案數字化工作必然對數字化前整理工作提出新要求，而這些新要求必須讓外包公司員工外化于行、內化于心，即檔案數字化前整理的新要求呼喚館方對外包公司員工及時進行業務培訓。

培訓新要求有一個總原則，即充分利用檔案原有基礎，不改變原有檔案實體狀況，區別對待檔案不同狀況，以全宗為基礎、案卷為保管實體進行（暫不到文件級），做到方便檔案數字化，方便檔案提供利用。總原則要求數字化前整理工作應是：卷內文件次序的排列與編號、破損文件的修裱、以案卷級實體檔案為基礎，進行著錄等掃描前基礎工作。前整理工作應該尊重現有檔案整理成果，不必要對檔案重新進行分宗、并宗、破卷等，避免破壞原有檔案實體。當然卷內文件次序混亂、案卷標題明顯不反映內容，如雜卷等應處理；對于霉、破、脆檔案已損壞檔案實體又影響檔案掃描的應修裱。

培訓新要求有一些具體標準：即全宗內每一個案卷每一宗在數字化前均應有規范案卷標題，能準確揭示卷宗內容；每案卷內文件排序規則，鑒別出卷內重復文件；編寫卷內文件頁碼，固定文件秩序；鑒定出案卷可否公開；標識出案卷內特殊檔案內容與載體。

三、檔案數字化前整理的新實踐呼喚業務培訓

全面大量開展檔案數字化工作絕非易事。二史館依據館藏各全宗檔案整理難易狀況、開放利用范圍，并結合多年來查檔利用中館藏1/3全宗利用較多、1/3全宗利用較少、1/3全宗很少利用的情況，以及檔案保管庫房分布等實際情況，制定檔案數字化方案。這一方案在實踐中涌現出了許多新問題、新情況、新方法。這些新問題、新情況、新方法要求外包公司員工必須熟知和掌握。因此，檔案數字化前整理的新實踐呼喚館方對外包公司員工及時開展業務培訓。培訓新實踐包括：

1.擬訂和修訂部分卷宗標題，解決案卷內容與標題不一致的現象。案卷標題是檔案實體與檔案信息之間的連接點，既是反映檔案實體的內容，又是構成案卷目錄的基礎，更是利用者利用檔案的窗口。盡管大部分標題較能反映檔案內容，但也有不少問題。其中，既有檔案標題轉化為案卷目錄時出現的問題，又有案卷整理時因時因地或主客觀因素等擬寫標題時的問題。現從館藏檔案實際出發，借鑒檔案目錄清理中對不規范案卷標題的處理方法，擬寫案卷標題時，要求在對照檔案實體、充分閱讀檔案原件的基礎上，客觀反映案卷內容，直書其事，不加褒貶。標題擬寫的總要求是：基本完整，力爭揭示到責任者、內容、時間；且語句通順、表述全面。最終目錄與檔案實體對應，案卷標題反映檔案內容。

2.解決一卷多宗問題。在國民政府交通、郵電、鐵道、稅務、金融等系統全宗中，“一卷多宗”現象存在較多，個別卷號達數百宗，排列長度近百米，只有一個簡單類目式標題。此次數字化前整理或將部分全宗案卷進行分宗，分別擬寫宗標題；或將部分案卷中原來分得太細的宗做了歸并，并與本全宗內其他案卷重新編排流水號，消除分宗號。對于多宗，實事求是，具體問題具體對待。在整理館藏國民政府教育部全宗中，予以保留；而整理館藏國民政府內政部全宗中，又予以消除。

3.正確排定卷內文件秩序。將卷內一式多份的重復文件只留一份，其余放在備考表后，只編頁，不掃描。

4.編寫卷內文件頁碼。將卷內不同形式的文件稿紙進行編頁排序。

5.對特殊檔案，如郵票、商標、書稿、字畫、碑帖、照片、實物等，做出標識與附注。

6.部分破損檔案挑出，送交技術部門修裱。

7.鑒別出部分無保存價值或無掃描價值的檔案，不用掃描。這些工作使許多重份及無價值文件不再進行數字化，既提高數字化效率，又節省大量經費。

總之，影響檔案數字化前整理的問題、檔案數字化前整理的新要求和檔案數字化前整理的新實踐，無一不在呼喚館方及時對外包公司員工實施業務培訓。既是順應數字化和大數據時代的必然要求，又是構建數字化檔案館的必然選擇。只有充分認識到民國檔案數字化前整理中業務培訓的必要性，才能更好地做好民國檔案數字化前整理中的業務培訓，才能進一步完成民國檔案數字化前整理工作，進而及時提供對外利用、服務經濟社會的功能。

參考文獻：

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